2024.11.06更新
手帳に個人情報を書くときは、情報を併記しないことです。情報を併記すると、紛失・置忘れ、盗難、盗み見に遭ったとき、「どこの誰か」わかってしまいます。
手帳に書かれている人は？
個人情報を記載するときは、完全な形にしない、併記しない、自分だけわかるといった観点が必要です。
１．情報を完全な形にしない
多くのビジネスマンの手帳には「15時 〇〇商事 △△部 ✕✕課長」などと予定が書かれています。
しかし、このように情報がセットで書かれていると、✕✕さんが、どこの誰だか、ハッキリわかります。
情報を完全にすると、特定の個人が「識別」されてしまうのです。
私もビジネスマン経験が長かったのでわかりますが、ビジネスでは「どこの誰と会っているか」がきわめて大事です。
それゆえ、このような記載になると思いますが、ここはセキュリティの観点から、発想を変える必要があります。
情報をセットで書かないことです。
仮に✕✕課長だけなら、どこの誰だかさっばりわかりません。
社名だけなら、そもそも個人情報になりません。
情報を完全な形にしようとすると、どんどん特定の個人が浮かび上がってきます。
私たちは「情報を完全にする」とは教わってきましたが、「不完全のままにしておく」とはけっして教わってきませんでした。
セキュリティの観点では、情報を不完全のままにしておくことが、とても大事なのです。
２．情報を併記しない
手帳には、氏名や住所、電話番号を書かなければならないときもあります。
そんなとき、情報を一緒に書くと、完全に特定の個人が識別されてしまいます。
しかし一方で、情報を一緒に書くから価値ある情報になるともいえます。
この問題をどう解決したらよいでしょう？
非常に難しい問題ですが、『情報セキュリティ時代のビジネスマナー』では、同じ場所に氏名と住所、電話番号などを一緒に書かず、ページを替えるなどの工夫をすることが大事と書きました。
つまり、個人情報を併記しないようにするのです。
個人情報を一緒に書かないということです。
氏名も個人を識別するものですが、氏名と他の情報をリンクしづらくさせるのです。
ページを替えたことは手帳にメモした人にしかわかりません。どの場所に替えたかもわかりません。
極力、他の情報を与えないことが狙いです。
「識別」という言葉は個人情報保護法に記載されています
３．書いた情報は自分だけわかればいい
考えてみれば、手帳に書いたメモは、自分だけわかればよいのです。
すると、「15時 〇〇商事 △△部 ✕✕課長」などと丁寧に書く必要はありません。
ところが、ビジネスの世界では「どこの誰と会う」のが大事と叩き込まれたせいか、多くの人は正確に書こうとします。
もし自分だけわかればいいという観点に立てば、〇〇商事はA社でも構いませんし、✕✕課長はB氏でもいいのです。
A社はどの会社を指すか、B氏は誰を指すかは、自分でわかっていれば、問題はありません。
このような記載ならば、まったく特定の個人が浮かび上がってきません。
Ａ社という表現に抵抗があるなら、相手の会社のイニシャルでもかまいません。
相手の会社の所在地を書くのも手です。
「青山」「赤坂」といった具合です。
またB氏という表現が気になるなら、単に課長訪問とでも書いたらどうでしょうか。
自分が書きやすい形でいいのです。
メモは自分だけわかればいい
４．情報は消すことも大事
情報を書いたら、すみやかに消すことも大切です。
手帳にはたいがい過去の訪問先と面談者などが消されずに残っています。
手帳は放っておくと、多大な情報が蓄積します。
それでは万が一のとき、多大な情報が漏えいするということです。
手帳に情報が残っていると、あとで旅費精算するときに重宝するかもしれませんが、それは情報漏えいの観点から見たら好ましいことではありません。
個人が識別できる情報はすみやかに消すことです。
消さずに残すなら、イニシャルなどを用い個人が識別できないようにすることです。
情報は消すことが大事なのです。
そのために、手帳にはシャープペンシルか消せるボールペンで書くことが必要です。
綾小路 亜也
特別記事③ 手帳にメモするときは、情報を併記しない から
情報は消すことも大事
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