上司が席にいない時、どんな形で書類を机の上に置いていますか？ 目につくように置く人、裏返しに置く人、メッセージを添える人。色々な人がいそうです。
そんな時、上司が見ているのは「情報への気づかい」です。
それは、どんな書類にも情報があるからです。
今までは、上司の目につくように置くが、主流だったかもしれません。
このことはビジネスマナーの本を読むと明らかです。
ビジネスマナーの本には伝言メモの置き方が記載されていますが、「目につきやすい場所」に置くで一致しているからです。
伝言漏れを防ぐためです。
伝言メモを「目につきやすい場所」に置くことは大事ですが、伝言メモにも情報があります。
伝言内容がわからないように置くことが、今の時代、求められていると言えます。
そんな情報の取り扱いを考えると、上司の机に書類を置くときは、最低限、内容が見えないように裏返ししておくことが必要です。
できれば、書類をクリアファイルに入れ、外から見えないようにしたいものです。
そして「ご確認お願いします」「ご依頼の件です」などと、氏名を書いたメモを貼っておくと、上司への気づかいを示すことができます。
そのうえで、「机の上に置かせていただきました」などとメールを打っておくとよいでしょう。
情報をむき出しにして置かない
加えて言えば、書類は上司の机の上に置かないに越したことはありません。
書類箱（未決箱）があるならば、書類を箱の中に裏返しにして入れることです。
その際も、「ご確認お願いします」「ご依頼の件です」などと、メモを貼って、上司への気づかいを見せることです。
さらに言えば、書類は上司に直接、手渡すのが、一番安全で確実な方法です。
しかし、その為には、上司が席に戻るのを待たなければなりません。
また、自分の外出の予定などもあります。
そんな時、上司への手渡しを人に依頼するという方法もありますが、上司には他の人に知られたくない情報もありますので、注意が必要です。
書類箱がないケースや、上司がいつ戻るかわからないケースを考え、上司の机の上への書類の置き方を紹介させていただきましたが、大事なことは、書類に対する姿勢です。
それは情報に対する姿勢でもあります。
今の時代、上司は情報への姿勢を、一番見ています。
綾小路 亜也
ひとことメッセージを添える
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