2025.03.25更新
ゴミ箱に書類を捨てていけない理由は、意外に腹落ちしていません。それは、捨てることは、消去することにはならないからです。
捨てるということは、あくまでも動作として捨てるということであり、書類に含まれている情報を消すことにはならないのです。
現に、ゴミ箱から顧客情報、人事情報、商品開発情報などの秘密情報が収集され、不正利用されることがあります。
このことを「トラッシング」といいます。
また、ゴミ箱に捨てた書類が、人の目に触れることもあれば、回収過程で落ちる可能性だってあるかもしれません。
すなわち、ゴミ箱に書類を捨てることは、情報漏洩のリスクがあるということです。
だから、会社では不要になった書類は、ごみ箱に捨てずに、シュレッダーにかけろと言っているのです。
それは、情報を読み取られないためです。
情報は「捨てる」のではなく、「消去」することが必要なのです。
捨てた書類はどこに行くかわからない
個人情報保護法には「消去」という言葉が記載されています。
個人情報保護法一九条はデータ内容の正確性の確保等を定めた規定ですが、
そこには「個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するように努めなければならない」と記載されています。
「消去」とは具体的にどのようなことを指すのでしょう？
岡村久道氏は「焼却、溶解、復元不可能な程度に細断可能なシュレッダーの利用という方法がある」と述べています。
（『個人情報保護法の知識〈第４版〉』日経文庫より）
一般的に考えれば、岡村氏が述べるとおりです。
「消去」規定は、個人データに関する規定とはいえ、不要となった書類を廃棄するときは、このような「消去」という概念が必要であり、顧客も求めています。
「ゴミ箱に捨てた」では、まったく話にならないのです。
じつは、「消去」を証明する方法があります。
若干、費用がかかりますが、廃棄業者に廃棄処分を依頼し、証明書を発行してもらうことです。
そうすると、廃棄業者は、回収日・処理日を記したうえで、処理した写真が掲載された証明書を発行します。
この証明書を廃棄証明書といいます。
このような形ならば、書類が消去されたことが明らかです。
それは、けっして「第三者の手に渡らなかった」ことを、証明しています。
今の時代、不要になった書類やデータを完全に消去することが企業の責務になっています。
顧客の信頼はこの部分までを含めたものだということを理解する必要があるのです。
不要になった書類や仕損じた印刷物をゴミ箱に捨てるような企業とは、顧客は心配でビジネスを続けようと思いません。
顧客へのビジネスマナーを考えるとき、書類やデータの消去までがビジネスマナーの範囲なのです。
綾小路 亜也
⑬ 捨てた書類が第三者に渡っていないことをどう証明するか？ から
※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント
①情報は「消去」する
②「消去」したことを証明するには、廃棄業者に依頼し、「廃棄証明書」を取り付けるのも有効な手段
情報は消すことが大事
関連記事：会社には、情報が残ったままの所があります
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