2023.09.26更新
訪問時間をどうやって決めていますか？
多くの人は無難な線で、午前中、午後の真ん中の時刻を指定します。
「できる社員」はアポの時間を9時半か13時半で取ります。
なぜ9時半か？
その意味は、
午前中、午後の真ん中の時間を指定すると、相手は訪問を受ける前は落ち着かず、
訪問を受けたあとは残された業務時間が少なくなるからです。
訪問時間のビジネスマナーを考えていきましょう。
得意先にアポ取りする場合、こちらから日時の候補を言うケースが多いです。
たいがい「来週のご都合いかがですか？ 水曜日か木曜日あたりいかがですか？」とききます。
親しい間柄のときには、「来週の水曜日の午前中か、木曜日の午後はいかがですか？」と、
ある曜日の午前中か午後かを示すこともあります。
「いつでもいいですから、お会いしたいと思います」とは、新規開拓のときには言うかもしれませんが、得意先にアポ取りする場合はまれです。
こちらからのアポ取りに対し、
相手は「来週の水曜日は予定が入っていますが、木曜日の午後なら大丈夫です」などと答えることが多いです。
ときには、相手から「それでは、木曜日の午後2時ではどうですか？」と時刻を指定されることもありますが、
時刻は、どちらかと言うとアポする側が言うことが多いと思います。
問題は、その時刻設定です。
「ある曜日の午前中か、午後なら空いている」と言われたときの時刻設定です。
電話中のことでもあり、瞬時に決めなければなりません。
しかし、時刻設定については、多くの人が迷います。
その結果、多くの人は無難な線として、午前中や午後の中間時間帯を指定するのです。
しかし、「できる社員」はここで迷いません。
9時半か13時半を指定します。
なぜ13時半なのか
午前中、午後の真ん中をとって10時半や、15時にすると、相手に迷惑をかけると思っているからです。
みなさんも経験があると思いますが、来客がある場合、来客前はなにかと落ち着きません。
頭が来訪時刻を刻んでいるせいです。
また、来客者が帰ったあとも、しばらくの間はなかなか業務のペースをつかめません。
頭の切り替えができないのです。
そんなみなさんの経験からもわかるように、
アポを受けた相手は、10時半や15時のように中途半端な時刻を指定されると、訪問を受ける前は落ち着かず、
訪問を受けたあとは、残された業務時間が少なくなってしまうのです。
したがって、アポを受けたために、午前中あるいは午後をフイにしてしまうことになります。
そんなことを、「できる社員」は知っています。
だから、9時半や13時半を指定するのです。
仮に商談時間を30分とすると、得意先を辞去する時刻は、午前中なら10時、午後なら14時となります。
これならば、相手にはまだ十分に午前中または午後の時間が残ります。
また、来訪が気になる時間も午前中、午後の30分で済みます。
だから、「できる社員」は午前中あるいは午後の早めの時刻を設定するのです。
では、なぜ9時あるいは13時ジャストを指定しないかというと、
みなさんが想像されるとおり、始業直後は慌ただしく、午後一番はまだ昼休みの余韻が残り、相手もつらいだろうと考えるからです。
そんな相手の事情を考慮して、「できる社員」は9時半、13時半のアポにしているのです。
アポを取る場合、重要なことは時刻設定です。
みなさんの時刻設定を相手も見ています。
仮に10時半、15時でアポが取れたとしても、そのアポは嫌がられているかもしれません。
そんな感情を相手に持たれた場合は、よほど面談した内容が相手に有益だった場合を除き、次回のアポ取りは苦労するかもしれません。
相手の頭の中には、（前回、業務を邪魔されたな……）という意識が残っており、同じ目にあいたくないと思っているからです。
綾小路 亜也
『なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか』
② 「できる社員」のアポは９時半か１３時半 から
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