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「書類を回す」とは？ ー 他部署に判断を委ねること
会社では、上司から「書類を回しておいて」とよく言われます。それはどういう意味なのでしょうか？
ビジネス現場での肌感覚から、「書類を回す」の意味を考えていきましょう。
まず、「回す」という言葉から、回覧をイメージするかと思いますが、回覧とはちょっと違います。
回し先と回す目的があるのです。
回し先ですが、他部署であることが圧倒的に多いはずです。
目的は、申請だったり、情報共有だったりします。
たとえば、上司が部下が作成した書類をチェックし、OKだった場合、「書類を回しておいて」と言います。
その意味は、「自分は確認したので、申請部署に書類を送って」ということです。
「書類を回す」というと、稟議という言葉が出てきますが、稟議ともちょっとニュアンスが異なります。
たしかに稟議は、関係者に書類を回し、承認を得ることですが、そんなとき、「書類を回す」とはあまり言いません。
「稟議にかける」という言葉が使われることが多いです。
「書類を回す」はそれよりは、軽い言葉です。
また、「書類を回す」は、回す手段までも特定する言葉ではありません。
手渡ししてもよいし、社内便に載せてもよいのです。
しかし、自分の手元を離れることが重要です。
現象面から捉えると、「書類を回す」を、他部署に書類を送ることと、言い換えることができます。
では、情報共有のための「書類を回す」とは、具体的にどんなことでしょうか？
たとえば、上司が部下からの報告書を読んで、「これは○○部にも伝えておいた方がよい」と思うときがあります。
〇〇部の業務とも関連があるからです。
そんなとき、上司は「報告書を〇〇部にも回しておいて」と言います。
ここで、「回す」という言葉が使われます。
また、会議を控え、事前に△△部と事前に情報共有をしておいた方がよいとき、上司は「（自分の部署で作った資料を）△△にも回しておいて」と、部下に指示します。
述べてきたように「書類を回す」は、申請の場面、情報共有を目的とするとき、使われます。
申請の場面では、判断を書類の回し先に委ねています。
情報共有を目的とするときは、その情報の有用性の判断を、書類の回し先に委ねています。
書類を回すことで、他部署に判断を委ねているのです。
綾小路 亜也
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