入社1年目で決まる! 「書類に追われる人」VS「書類を管理する人」

2024.02.21更新

 

書類の整理方法については、会社も教えてくれないし、先輩も教えてくれない。

そんなことから、入社1年目で「書類に追われる人」と「書類を管理する人」が決まってしまう。

 

 

どうしたらよいだろうか?

 

ポイントは、書類が目に入らないようにすることだ。

そのためには、書類は綴じ込むという動作が必要である。

 

もちろん、お客さまから預かった大事な書類は、「穴あけパンチ」で穴を空けることはできないが、

圧倒的に量が多い研修資料や会議資料、社内書類、控えなどは綴じ込んでおける書類だ。

 

書類を綴じ込むには、フラットファイルを使えばいい。

 

 

 

フラットファイルは、あなたは必ず目にしている。

 

「穴あきパンチ」で穴を空けた書類を綴じ込んでおくA4版の紙のファイルである。

(コーティングされているものもある)

値段もきわめて安い。

 

フラットファイルに書類を綴じ込むと、目に入る書類は俄然少なくなる。

 

これだけで、気持ちは楽になる。

処理しなければならない書類にも専念できる。

 

 

ファイルを綴じ込むと、目に入る書類は少なくなる

 

書類を綴じ込んでおくことには、もう一つ大きなメリットがある。

 

書類を綴じ込むことを覚えると、綴じ込むとき、必ず前に綴じ込んだ用済みとなった書類のことが頭に浮かぶ。

 

そんな書類がフラットファイルに綴じ込まれていることを気持ち悪く思えるからだ。

だから、自然に新しい書類を綴じ込むとき、用済みとなった書類を捨てるようになる。

 

この動作が、ビジネス人生を大きく左右する。

 

 

ビジネス人生は、増え続ける書類との格闘だ。

 

増え続ける書類への対処次第で、ビジネスマン・ビジネスウーマンの人生は大きく変わっていく。

書類を綴じ込むことが身についていないと、休日出勤して、書類を整理しなければならなくなる。

毎日も落ち着かない。また、書類がなくなってしまうこともある。他の書類に紛れてしまうのだ。

 

 

こんなビジネス人生をも左右する書類整理だが、ビジネス書には書かれていない。

その結果、入社1年目から、「書類に追われる人」と「書類を管理する人」が決まってしまう。

 

綾小路 亜也

 

 

ビジネスマン人生は増え続ける書類との格闘

 

 

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