2024.04.29更新
ホワイトボードに「打ち合わせの跡」が残っていたり、行動予定表に「取引先の情報」が書かれていたり、
壁面に「会社の機密情報」が掲示されていないだろうか？
それは、情報がむき出しになっているということだ。
実際、私たちはそんなところから情報を得ている。
ホワイトボードに書かれた文字を見て、その部署がいま力を入れていることがわかるし、
行動予定表を見れば、
「課長、〇〇社に行ったのか。何かあったのだろうか？」「また△△社訪問か、勝負に出たな」
と感じるときもある。
また、壁面に貼られた表やグラフを見て、「〇〇社への売り上げは調子がいいんだ」と感心することもある。
いずれも、書かれていることには情報があり、そこから読み取れるものがあるということだ。
そこに書かれている情報には顧客情報もあるが、会社の機密に属する情報もある。
「そんな情報をむき出しにしてはいけない」と言うと、
とかく「どんな情報なら残しておいてよいのか」といった議論になるが、
どんな情報もむき出しにしてはいけないと考えるべきだ。
また、「ウチはＩＤカードをタッチしなければ、執務スペースに入れないから大丈夫」と言う人もいるかもしれないが、
情報をむき出しにしている限り、その情報は漏れると覚悟しておいたほうがいい。
あまり言いたくはないことだが、なぜ商品開発などの機密が漏れるのかということも頭の隅に置いてもらいたい。
そうすると、どうすればよいのか？
シンプルに情報をむき出しにしないことだ。
ホワイトボードに書いたものは確実に消す、壁面からは顧客や個人が特定できるもの、営業機密にあたるものは掲示しないということである。
行動予定表については悩ましいところだが、たとえば固有名詞を記載するのではなく、「外出中」、あるいは訪問エリアを示す「〇〇地区」くらいの記載にとどめたらどうだろうか。
詳細はスケジューラーに記載し、スケジューラーを職場の人と共有すればいい。
そのことが徹底できれば、いっそのこと行動予定表の掲示をやめることも検討してもよいかもしれない。
日本のオフィス光景はガラリと変わった。
かつては壁面いっぱいに掲示物が貼られ、そんな掲示物が多い職場は活気があるとさえ言われたことがあった。
掲示の効果をまったく否定するわけではないが、いま考えると、そんなオフィスは雑然としていた。
いまはスッキリしたオフィス環境を作らなければならない。
雑然とした環境だと、情報セキュリティ対策を打ちづらくなるからだ。
机上や複合機周辺の書類や印刷物の出しっぱなし、ゴミ箱の中の書類、伝言メモなどはオフィス全体が雑然としていると、見えにくくなる。
つまり、オフィスが雑然としていると、情報漏えいが起きやすくなると同時に、起きたことさえわからなくなるということだ。
ところが、オフィスがスッキリしてくると、出しっぱなしの書類などが急に目につくようになる。
そうなれば対策の打ちようがあるのだ。
顧客は雑然としたオフィスで業務を行うことをけっして望んでいない。
整然としたオフィス環境で業務を行うことが、いまはビジネスマナーになっている。
綾小路 亜也
⑮ ホワイトボードや行動予定表、壁面にもむき出しの情報がある から
※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント
①ホワイトボード、行動予定表、壁面などにむき出しにされた情報がないか、職場でチェックする
②オフィス環境をスッキリさせ、むき出しにされた情報を発見しやすくする
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