2025.02.24更新
「むき出し」とは露出していることです。「打ち合わせの内容」「取引先の情報」「会社の機密情報」がオフィスで露出していないでしょうか？
それは、情報がむき出しになっているということです。
実際、私たちはそんなところから情報を得ています。
ホワイトボードに書かれた文字を見て、その部署がいま力を入れていることがわかります。
行動予定表を見れば、「課長、〇〇社に行ったのか。何かあったのだろうか？」「また△△社訪問か、勝負に出たな」と思います。
壁面に貼られた表やグラフを見て、「〇〇社への売り上げは調子がいいんだ」と感心することもあります。
いずれも、書かれていることには情報があり、そこから読み取れるものがあるということです。
書かれている情報には、顧客情報もあれば、会社の機密に属する情報もあります。
「情報をむき出しにしてはいけない」と言うと、とかく「どんな情報なら残しておいてよいのか」といった議論になりますが、どんな情報もむき出しにしてはいけないと考えるべきです。
また、「ウチはＩＤカードをタッチしなければ、執務スペースに入れないから大丈夫」と言う人もいるかもしれませんが、情報をむき出しにしている限り、その情報は漏れると覚悟しておいた方がよいです。
あまり言いたくはないことですが、なぜ商品開発などの機密が漏れるのかということも頭の隅に置いてもらいたいのです。
どうすればよいでしょうか？
ホワイトボードに書いたものは確実に消す、壁面からは顧客や個人が特定できるもの、営業機密にあたるものは掲示しないということです。
行動予定表については悩ましいところですが、たとえば固有名詞を記載するのではなく、「外出中」、あるいは訪問エリアを示す「〇〇地区」くらいの記載にとどめたらどうでしょうか。
詳細はスケジューラーに記載し、スケジューラーを職場の人と共有すればよいのです。
そのことが徹底できれば、いっそのこと行動予定表の掲示をやめることも検討してもよいかもしれません。
日本のオフィス光景はガラリと変わりました。
かつては壁面いっぱいに掲示物が貼られ、そんな掲示物が多い職場は活気があるとさえ言われたことがありました。
掲示の効果をまったく否定するわけではないが、いま考えると、そんなオフィスは雑然としていました。
今はスッキリしたオフィス環境を作らなければなりません。
雑然とした環境だと、情報セキュリティ対策を打ちづらくなるからです。
机上や複合機周辺の書類や印刷物の出しっぱなし、ゴミ箱の中の書類、伝言メモなどはオフィス全体が雑然としていると、見えにくくなります。
オフィスが雑然としていると、情報漏えいが起きやすくなると同時に、起きたことさえわからなくなるのです。
ところが、オフィスがスッキリしてくると、出しっぱなしの書類などが急に目につくようになります。
そうなれば対策の打ちようがあるのです。
顧客は雑然としたオフィスで業務を行うことをけっして望んでいません。
整然としたオフィス環境で業務を行うことが、今はビジネスマナーになっているとも言えるのです。
綾小路 亜也
⑮ ホワイトボードや行動予定表、壁面にもむき出しの情報がある から
※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント
①ホワイトボード、行動予定表、壁面などにむき出しにされた情報がないか、職場でチェックする
②オフィス環境をスッキリさせ、むき出しにされた情報を発見しやすくする
関連記事：何を見れば情報管理がわかるか？
情報を軸にした 新しいビジネスマナー
スマホで読む方法
商標登録が認められています。
YouTubeでも紹介しています
◆企業で働く人のビジネスマナー（発行書籍）
出世するビジネスマナー
「出世しぐさ」のすすめ
※「出世しぐさ」は商標登録されました
できる社員のビジネスマナー
ビジネスマンのハンコの押し方・持ち方
印象アップに踏み切れない人が、ある日突然注目を浴びるハンコの押し方
◆新百合ヶ丘総合研究所のキャリアアップを実現する本のシリーズ
ビジネスマンが見た出世のカラクリ 出世はタイミングで決まる！
◆メルマガ「出世塾」の情報
（まずは発刊内容をご欄ください）
https://shinyuri-souken.com/?p=28756
◆キャリア理論の本紹介
https://shinyuri-souken.com/?page_id=41933
出世は「構え方」で決まります
◆新百合ヶ丘総合研究所の出世四部作
