2024.10.07更新
ビジネスバッグの中では、書類が混ざらないよう注意する必要がある。混ざるを防ぐには封筒かフラップ付きクリアファイルを使うことだ。
普通のクリアファイルで仕分けていると、書類は混ざってしまう。
なぜだろう？
ビジネスマンのビジネスバッグの中を見ると、クリアファイルで取引先別に書類が仕分けられている。
クリアファイルはくっつきやすく、他のクリアファイルに飛び込むこともあるからだ。
その結果、取引先にクリアファイルごと書類を届けると、「これ、ウチのじゃないよ」と返されることがある。
誤って他社の書類をした場合、渡した相手がその書類を見たという時点で立派な情報漏えいになる。
今の時代、誤って他社の書類を渡された取引先は「ウチの書類もこのように誤って渡されているのではないか」と考える。
その結果、誤って他社の書類を届けた担当者・会社の情報管理のスタンスが問われ、その結果、取引停止になるケースも実際に多い。
ビジネスマナーの本のトーンよりはるかに厳しい現実がある。
単にクリアファイルに入れておいただけでは、書類は混じる
しかし、ビジネスマンやビジネスウーマンはクリアファイルで区分けする以外の方法を、なかなか思いつかない。
どうすればよいのか？
クリアファイルに入れた書類を、取引先別に大封筒に入れておくのだ。
最近、会社の大封筒をつかう機会は減っているが、ここで封筒を活用してもらいたい。
なぜか？
クリアファイルの性質を考えてもらいたい。
クリアファイルは上部と片側が開いているから出し入れしやすい。
だから多くのビジネスパーソンが使っている。
だが、重要な書類を収納するとき、それで本当によいのかという問題があるからだ。
じつは、封筒のように上部にフタがあるクリアファイル、書類を出す側にフラップが付いたクリアファイルが売られている。
通販サイトで、「クリアファイル 封筒タイプ」「クリアファイル フラップ付」と打ち検索すると、そんな商品が出てくる。
フラップが付いたクリアファイルならば、書類がずり落ちる心配はなく、封筒タイプならば、フタを閉めればファイルは密閉するから、機密文書や重要なデータが入ったＵＳＢやＣＤ・ＤＶＤなどの移動に適している。
書類などの情報媒体をこんなファイルに入れておくことは、それだけで情報管理に注意を払っている証拠だ。
こんなファイルを使う人を見て、取引先は安心するに違いない。
綾小路 亜也
④ 書類の区分けはクリアファイルでは不十分、封筒をつかう から
※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント
①ビジネスバッグの中では、取引先ごとに書類を封筒に入れ、ハッキリと区分けする
②書類のずり落ちを防止するフラップ付クリアファイル、収納物が密閉される封筒タイプのクリアファイルを利用する
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