書類の区分けはクリアファイルでは不十分、封筒をつかう

情報セキュリティ時代のビジネスマナー

④ 書類の区分けはクリアファイルでは不十分、封筒をつかう から

 

ビジネスバッグの中で書類を入れるスペースが十分に確保され、他物が混入しない状態になっても注意しなければならないことがある。
取引先間で書類が混じりあわないことだ。
ビジネスマンやビジネスウーマンが外出するときは、複数の取引先を回ることが多いから、そんな注意が必要になる。
だが、ビジネスマンやビジネスウーマンはこのことを承知している。
彼らのビジネスバッグの中を見ると、クリアファイルで取引先別に書類が区切られており、同じ取引先でも種類の異なる書類があるときは、種類ごとにクリアファイルに入れられ、全体を輪ゴムなどで束ねる工夫もなされているからだ。

 

 

しかし、結論から言えば、それでは不十分である。
クリアファイルはくっつきやすく、他のクリアファイルに飛び込むこともあるからだ。

 

その結果、取引先にクリアファイルごと書類を届けると、「これ、ウチのじゃないよ」と返されることがある。
誤って他社の書類をした場合、渡した相手がその書類を見たという時点で立派な情報漏えいになる。
いまの時代、誤って他社の書類を渡された取引先は「ウチの書類もこのように誤って渡されているのではないか」と考えることを忘れてはならない。
その結果、誤って他社の書類を届けた担当者・会社の情報管理のスタンスが問われ、その結果、取引停止になるケースも実際に多い。
ビジネスマナーの本のトーンよりはるかに厳しい現実がある。
だが、ビジネスマンやビジネスウーマンはクリアファイルで区分けする以外の方法を、なかなか思いつかないでいる。

 

どうすればよかったのだろうか?
クリアファイルに入れた書類を、取引先別に大封筒に入れておけばよかったのである。
最近、会社の大封筒をつかう機会は減っているが、ここで封筒を活用してもらいたい。

 

顧客視点から考えてみたい。
書類を受け取るとき、ビジネスバッグの中に同じような他社向けのクリアファイルがいっぱい詰まっているのを見た取引先はどう思うだろうか?
その状態はいくらクリアファイルで取引先ごとに区切られているとはいえ、一緒くたにされていることと同じある。
情報セキュリティの観点以前に、ビジネスマナーとしてもたいへん失礼なのである。

 

 

書類を入れるクリアファイル自体の性質についても考えなければならない。
クリアファイルは上部と片側が開いているから出し入れしやすくなっている。だから多くのビジネスパーソンがつかっている。
だが、重要な書類を収納するとき、それで本当によいのかという問題がある。

 

じつは、書類を出す側にフラップが付いたクリアファイル、封筒のように上部にフタがあるクリアファイルが売られている。
通販サイトで、「クリアファイル フラップ付」「クリアファイル 封筒タイプ」と打ち検索すると、そんな商品が出てくる。
フラップが付いたクリアファイルならば、書類がずり落ちる心配はなく、封筒タイプならば、フタを閉めればファイルは密閉するから、機密文書や重要なデータが入ったUSBやCD・DVDなどの移動に適している。
書類などの情報媒体をこんなファイルに入れておくことは、それだけで情報管理に注意を払っている証拠だ。
こんなファイルをつかう人と会社を見て、取引先は安心するに違いない。

 

 

 

※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント

①ビジネスバッグの中では、取引先ごとに書類を封筒に入れ、ハッキリと区分けする

②書類のずり落ちを防止するフラップ付クリアファイル、収納物が密閉される封筒タイプのクリアファイルを利用する

 

 

 

 

  

 

 

 

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