「会議中です」をほかの言葉に置き換える

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「会議中です」をほかの言葉に置き換える

ビジネスマナーには未解決な課題がある。
それは、「会議中です」を、ほかの言葉に置き換えられないことだ。

 

用事があって電話をしたときに、「○○は、ただいま会議中です」という言葉を聞くと、とてもやるせない気持ちになる。
電話をかけるたびに、その言葉を言われると、思わず、「ビジネスと会議、どっちが大事なんだ!」と叫びたくなる。
しかし、あなたが会議中だった場合、電話を受けた人は、「△△は、ただいま会議中です」と平然と答えているのだ。
実際、日本の会社は、「なんでこんなに会議ばかりやっているんだ!」と思うくらい会議をやっている。営業部門なのに外に出ないで会議ばかりやっている会社も多い。

 

もちろん、ビジネスマナーの本には、会議中に電話がかかってきたときの対応はしっかり書かれている。
だが、電話をかけるたびに、「会議中」と言われる人の感情は別問題だ。
「会議中です」という言葉への感情は、不思議なことに、社内の人に電話をした場合でも起きる。
部長が課長に電話をしたとき、その言葉を聞くと、「いつも、なにを話し合っているんだ!」と思う。

 

日本国中の人が「会議中です」という言葉にやるせない不満を持っているのに、「会議中です」という言葉は免罪符のようにまかり通っている。
ついに、「会議中です」をほかの言葉に置き換える妙案がないまま、ここまで来てしまった。

 

「会議中」を「外出中」の置き換えるのは一案だ。
どちらも不在ということには変わりはないが、電話をかけた側の受け取り方が違う。「外出中なら仕方がない」と思うからだ。
しかし、本人に代わって電話を受ける側の身になれば、「会議中」を「外出中」に置き換えることには強い抵抗感があるはずだ。
やはり、ウソは言えないからだ。また、相手から突っ込まれたとき返答できないということもある。

 

それならば、「〇〇は、あいにく席をはずしています」と事実を伝えればいいとも思えるが、いつ終わるかもわからない会議のときは、「席をはずしています」は使えない。
そうすると、「〇〇は、あいにく不在です」を使えばいいように思えるが、その言葉は飾りがなさすぎる。
さて、どうするかである。
私は方便にはなるが、「〇〇はあいにく不在で、△時に戻ってくる予定です。お急ぎでしょうか?」と、極力、連絡がとれる時間を強調し、でき得る限り会議中という言葉を使わないほうがいいと思う。
会議は会議をする側には必要だが、電話をする側には関係がないことだからだ。

 

この問題を考えていくと、電話を受ける人の返答の仕方というよりは、会議や打ち合わせをする側に原因があることに気づく。
日本の企業は、会議だか打ち合わせだかよくわからないものを一括りにして会議と呼ぶ傾向があり、しかも、いつ終わるかわからないことも多い。
だから電話を受ける人も、つい「会議中です」と答えてしまう。
こうしたことを考えれば、「会議中です」という返答を少しでも減らすには、会議なら××時まで、打ち合わせなら××時ならと決め、それをはっきりと職場の人に伝えることだ。
そうすれば、電話を受ける人は、短時間の打ち合わせの場合には「〇〇は席をはずしています」と堂々と答えられ、会議や打ち合わせの終了時間がしっかり定まっていれば、自信を持って、「××時には、席に戻ってきます」と言える。
そうすると、「会議中です」の問題もだいぶ薄らいでくる。

 

もう一つ考えなければならないこともある。
じつは、ビジネスマンやビジネスウーマンには、会議中でも取り次いでもらいたいと思っている人はいる。
しかし、職場の人に十分に伝えていないから、席に戻り、メモを見てびっくりということを繰り返している。
会議中でも取り次いでもらう人を、会議が始まる前に職場の人にハッキリ言っておくということも重要だ。

 

この問題を突き詰めると、会議中は用事がある人を待たせているという事実に行き着く。
「会議中は人を待たしている」ということに行き着けば、会議自体も効率的に進めるし、終わりの時間もはっきりと決められる。それにより、会議中に電話をかけてきた人の対応も違ってくる。

 

得意先にも、上司にも、電話を取り次いだ人が、「会議中」と言い続け、信頼を失っている人はあまりにも多い。
その人たちは、「会議中は人を待たせている」という意識がないからだ。
あなたは、会議に臨むときは、職場の人に終了時間と、取り次いでもらいたい人、会議中に電話がかかってきた場合どう返答するか、ハッキリと伝えてもらいたい。
これを、あなたが会議に出席するときのマイルールにするのだ。
それだけでも、人とずいぶんと違った対応になるはずだ。
こんな目に見えないところで、ルールを作っておくことが、「出世する人」とそうでない人を決めていく。

 

 

年末発売予定の
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