「会議中です」を言わないですむ方法

2018.11.03記事更新

用事があって電話をしたときに、「○○は、ただいま会議中です」と言われると、やるせない気持ちになる。
電話をかけるたびに、この言葉を聞かされると、「ビジネスと会議、どっちが大事なんだ!」と叫びたくなる。
だが、あなたが会議中だった場合も、電話を受けた人は「△△は、ただいま会議中です」と平然と答えているのだ。

 

「会議中です」は不愉快な言葉であることをみんな知っているのに、この言葉を言い換えることができないためにここまで来てしまった。
言われて不愉快な言葉ならば、言わないようにすることだ。
しかし、この言葉を言う人は、あなたではなく、あなたの代わりに電話に出た人ということがポイントだ。
どうしたら、あなたの代わりに電話に出た人がこの言葉を使わないですむのだろうか?

 

 

ビジネスマナーの本には、会議中にかかってきた電話は、「ただいま〇〇は会議中で、△時に終わる予定です」と会議の終わる時間を伝え、相手が急ぐ場合は、会議室に内線をかけるか、会議室に出向きメモを渡し指示を仰ぐといったことが記載されている。また、「よろしければご伝言を承りましょうか」と記載している本もある。
一見、満点の答案のように思えるが、電話をかけるたびに、「会議中」と言われる人の感情は別問題だ。

 

たしかに、「会議中です」と「外出中」とでは電話をかけた側の受け取り方は違う。「外出中なら仕方がない」と思うからだ。
しかし、本人に代わって電話を受ける人は、「会議中」を「外出中」に置き換えることには強い抵抗感を覚えるはずだ。
やはりウソは言いたくないからだ。また、相手から突っ込まれたときに返答できないということもある。
この問題がいっこうに解決しないのは、「会議中」をほかの言葉に置き換えることができないからである。

 

それならば、「〇〇は、あいにく席をはずしています」と事実を伝えればいいとも思えるが、いつ終わるかもわからない会議のときは、「席をはずしています」は使えない。
「〇〇は、あいにく不在です」では飾りがなさすぎる。

 

さて、どうするかである。
私は方便にはなるが、「〇〇はあいにく不在で、△時に戻ってくる予定です。お急ぎでしょうか?」と、極力、連絡がとれる時間を強調し、でき得る限り会議中という言葉を使わないほうがいいと思う。
会議は会議をする側には必要だが、電話をする側には関係がないからだ。

 

 

この問題を考えていくと、「会議中です」の問題は、電話を受ける人の問題ではなく、会議や打ち合わせをする側の問題だということに気づく。
日本の企業は、会議だか打ち合わせだかよくわからないものを頻繁に行っている。
しかも、突発的に開かれることが多く、終わりの時間も示されていない。
だから、そんなときに電話がかかってくると、電話を受けた人は「会議中です」と答えてしまう。

 

こんな状況を考えた場合、会議ならば会議、打ち合わせならば打ち合わせと明確にしたうえで、終了時間をハッキリと職場の人に伝え、実際にその終了時刻に終わらせることが必要だ。
そうすれば、電話を受ける人は、短時間の打ち合わせの場合には「〇〇は、席をはずしています」と堂々と答えられ、会議や打ち合わせの終了時間がしっかり定まっていれば、自信を持って、「××時には、席に戻ってきます」と答えられる。
こうすると、「会議中です」の問題もだいぶ薄らいでくる。

 

つまり、「会議中です」の問題は、電話を受ける人の終了時刻に対する自信の問題でもあり、終了時刻がハッキリと決められていれば、自然に「会議中です」は減っていく

 

 

この問題の本質は、 会議中は人を待たしているということなのだ。
その本質に行き着けば、会議自体も効率的に進めるし、終わりの時間も決められる。そこに行き着くか、否かで会議中に電話をかけてきた人への対応が違ってくる。

 

綾小路亜也

 

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