書類整理術は、入れたら捨てる

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■書類を一度に整理すると、すぐ元に戻る

 

書類というものは不思議なもので、それが机上に積み重なっているだけで疲れてしまう。
まず目で疲れてしまう。そして目に飛び込んだ紙の存在に、精神的にも疲れてしまうのである。

 

私は、身の回りの書類整理がうまい人に注目してみた。
私が目にした書類整理のうまい人には特徴があった。

 

それは、書類整理のうまい人は、フラットファイルを使用しているという事実だった。
フラットファイルは、みなさんにおなじみだと思うが、パンチで穴をあけた資料を差し込むファイルである。

 

そして、私は書類整理のうまい人たちが、なぜフラットファイルを使用しているかわかった。
それは、書類整理には、「とじ込む」という動作が必要だからである。

 

そこで、私は早速、フラットファイルに会議資料などをとじ込んだ。
これで、だいぶすっきりしたが、今度は次第にそのフラットファイル自体が膨れてしまうという問題が生じた。
こうなると、フラットファイルの中で資料を捜すことになる。

 

私は書類整理術の二つ目として、改めて、「捨てる」という動作もぜったいに必要であることを知った。
つまり、フラットファイルに書類を入れるときには、古い書類もかならず捨てなければならないことを知ったのである。
これが、「入れたら捨てる」という意味である。

 

しかし、この「入れたら捨てる」はやってみると、けっこう難しい。
それは、「捨てる」ときに、「どの書類を捨てようか」と迷い、それに時間をかけてしまうからである。
そんなことから、この「捨てる」という動作も次第に面倒くさくなってきて、「捨てる」という動作自体がなくなってきてしまう。

 

しかし、私は、そんなときにもコツがあることを知った。
書類をフラットファイルにとじ込む瞬間に、フラットファイルの中の書類をペラペラとめくって、「自分の目に飛び込んだ不要と思った書類だけ」を、その場で捨てるという方法である。

 

この「自分の目に入った」というところがポイントである。

 

 

 

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(Amazonなどでフラットファイルはいくらでも探せます。
上記は コクヨ フラットファイルV樹脂とじ具 A4縦 5色×2冊

 

 

 

『企業で働く 営業女子が輝く35のヒント』から抜粋
(第三章から)

本の目次:http://shinyuri-souken.com/?page_id=32842

 

 

 

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