「できる社員」のアポは9時半か13時半

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2018.06.19記事を更新しました。

「できる社員」のアポは9時半か13時半

『なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか』(kindle版)から

 

ほとんどのビジネスマナーの本には、アポの取り方について記載がある。しかし、肝心要のアポの時刻についてはほとんど記載がなく、せいぜい「ランチタイムにかかりそうなときは、その時刻をはずせくらい」の内容になっている。
ビジネスの世界では、得意先などにアポを入れる場合、日時と時刻がセットになっているのに不思議である。

 

得意先にアポ取りする場合、こちらから日時の候補を言うケースが多い。
たいがい「来週のご都合いかがですか? 水曜日か木曜日あたりご都合いかがですか?」と聞く。
また親しい間柄のときには、「来週の水曜日の午前中か、木曜日の午後はいかがですか?」と、ある曜日の午前中か午後かを示すこともある。
「いつでもいいですから、お会いしたいと思います」とは、新規開拓のときには言うかもしれないが、得意先にアポ取りする場合はまれである。

 

こちらからのアポ取りに対し、相手は「来週の水曜日は予定が入っていますが、木曜日の午後なら大丈夫です」などと答えることが多い。
ときには、相手から「それでは、木曜日の午後2時ではどうですか?」と時刻を指定されることもあるが、時刻は、どちらかと言うとアポする側が言うことが多い。

 

問題は、その時刻設定だ。
「ある曜日の午前中か、午後なら空いている」と言われたときの時刻設定である。
電話中のことでもあり、瞬時に決めなければならない。だが、その時刻設定については、多くの人が迷う。
その結果、多くの人は無難な線として、午前中や午後の中間時間帯を指定する。
しかし、「できる社員」はここで迷わない。
9時半か13時半を指定する。

 

なぜか? 午前中、午後の真ん中をとって10時半や、15時にすると、相手に迷惑をかけると思っているからだ。
みなさんも経験があると思うが、来客がある場合、来客前はなにかと落ち着かない。頭が来訪時刻を刻んでいるせいだ。
また、来客者が帰ったあとも、しばらくの間はなかなか業務のペースをつかめない。頭の切り替えができないのだ。
そんなみなさんの経験からもわかるように、アポを受けた相手は、10時半や15時のように中途半端な時刻を指定されると、訪問を受ける前は落ち着かず、訪問を受けたあとは、残された業務時間が少なくなってしまうのである。
したがって、アポを受けたために、午前中あるいは午後をフイにしてしまうことになる。

 

そんなことを、「できる社員」は知っている。
だから、9時半や13時半を指定する。
仮に商談時間を30分とすると、得意先を辞去する時刻は、午前中なら10時、午後なら14時となる。これならば、相手にはまだ十分に午前中または午後の時間が残ることになる。また、来訪が気になる時間も午前中、午後の30分で済む。だから、「できる社員」は午前中あるいは午後の早めの時刻を設定する。
では、なぜ9時あるいは13時ジャストを指定しないかというと、みなさんが想像されるとおり、始業直後は慌ただしく、午後一番はまだ昼休みの余韻が残り、相手もつらいだろうと考えるからである。
そんな相手の事情を考慮して、「できる社員」は9時半、13時半のアポにしている。

 

アポを取る場合、重要なことは時刻設定である。みなさんの時刻設定を相手も見ている。仮に10時半、15時でアポが取れたとしても、そのアポは嫌がられているかもしれない。
そんな感情を相手に持たれた場合は、よほど面談した内容が相手に有益だった場合を除き、次回のアポ取りは苦労するかもしれない。相手の頭の中には、(前回、業務を邪魔されたな……)という意識が残っており、今度も同じ目にあいたくないと思っているからである。
(抜粋)

 

 

 

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