「できる社員」のアポは9時半か13時半

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『なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか』(kindle版)から

 

ほとんどのビジネスマナーの本には、アポの取り方について記載がある。しかし、肝心要のアポの時刻そのものについてはほとんど記載がない。せいぜい、ランチタイムにかかりそうなときは、その時刻をはずせくらいの記載しかない。ビジネスの世界では、得意先などにアポを入れる場合、日時と時刻がセットになっているにもかかわらず不思議である。

 

得意先にアポ取りする場合、こちらから日時の候補を言うケースは多い。
たいがい、こちらから「来週のご都合いかがですか? たとえば水曜日か木曜日あたりご都合いかがですか?」と聞く。
また親しい間柄のときには、「来週の水曜日の午前中か、木曜日の午後はいかがですか?」と、ある曜日の午前中か午後かを示すこともある。
「いつでもいいですから、お会いしたいと思います」とは、新規開拓のときには言うかもしれないが、得意先にアポ取りする場合は稀である。

 

そして、こちらからのアポ取りに対し、相手は、「来週の水曜日は予定が入っていますが、木曜日の午後なら大丈夫です」などと答えることが多い。
ときには、相手から、「それでは、木曜日の午後2時ではどうですか?」と時刻を指定されることもあるが、どちらかというと時刻指定は、アポする側が候補を言うことが多いのではないだろうか。

 

問題は、その時刻設定である。
「ある曜日の午前中か、午後なら空いている」と言われたときの時刻設定である。
そんなときは、電話中のことでもあり、瞬時に決めなければならない。しかし、その時刻設定については、多くの人が迷うのではないだろうか。
そして、多くの人は無難な線として、午前中や午後の中間時間帯を指定する。
しかし、「できる社員」は、ここで迷わない。
9時半か13時半を指定することが多い。

 

それは、仮に午前中、午後の真ん中をとって、10時半や、15時にすると、相手に迷惑をかけると思うからである。
みなさんも経験があると思うが、来客がある場合、来客前はなにかと落ち着かないものである。それは、頭が来訪時刻を刻んでいるからである。
そして、来客者が帰ったあとも、しばらくの間は業務に戻れない。頭の切り替えができないからである。
そんなみなさんの経験からもわかるように、アポを受けた相手は、10時半や15時のように中途半端な時刻を指定されると、訪問を受ける前は落ち着かず、訪問を受けたあとは、残された業務時間が少なくなってしまうことになる。
したがって、アポを受けたために、午前中あるいは午後をフイにしてしまうことになるのである。

 

そんなことを、「できる社員」は知っている。
だから、9時半や13時半を指定するのである。
仮に商談時間が30分とすると、得意先を辞去する時刻は、午前中なら10時、午後なら14時となる。これならば、相手には、まだ十分に午前中または午後の時間が残ることになる。また、来訪が気になる時間も午前中、午後の30分で済む。だから、「できる社員」は午前中あるいは午後の早めの時刻を設定するのである。
それでは、なぜ9時あるいは13時を指定しないかというと、みなさんが想像されるとおり、始業直後は慌ただしいからである。また午後一番は、まだ昼休みの余韻が残っており、相手もつらいだろうと考えるからである。
そんな相手の事情を考慮して、「できる社員」は、9時半、13時半のアポにしている。

 

アポを取る場合、重要なことは時刻設定である。そんなみなさんの時刻設定を相手も見ている。仮に10時半、15時でアポが取れたとしても、そのアポは嫌がられているかもしれない。
そして、そんな感情を相手に持たれた場合は、よほど、面談した内容が相手に有益だったなら別だが、次回のアポ取りは苦労するかもしれない。それは、相手の頭の中には、(前回、業務を邪魔されたな……)という意識が残っており、今度も同じ目にあいたくないと思うからである。
(抜粋)

 

 

なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか

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