2024.09.12更新
ビジネスでアポ確認を入れてよいものか、迷うことないですか？ それは確認を入れてよいケースと、入れてはいけないケースがよくわからないからです。
１．アポ確認を入れた方がよいケース
その他の場合は、アポ確認を入れても大丈夫というよりは、入れた方がよいです。
特に、あなたの会社の上役が得意先に訪問する場合は入れるべきです。
そんなときは、相手の会社の窓口となった人に、「明日、弊社の○○が予定どおりにお伺いしますので、よろしくお願いします」
確認のメールを入れてもよいし、電話をしても大丈夫です。
こんなケースでは、訪問先の会社も役職者が待つことになるので、アポ確認を受けた相手の窓口の人も助かります。
会社の上役が訪問する時は、アポを入れる
接待の場合は、接待の場を設けた側から必ず確認をすることです。
このときは、メールでもよいですが、できれば電話で先方の窓口の人に確認をしたいところです。
なぜ電話がよいかと言えば、相手の状況が読みとれるからです。
相手からはたいがい、「こちらこそよろしくお願いします」という声が返ってきますが、「〇〇も楽しみにしています」とひと言添えられるときもあります。
そんなときは万事ＯＫです。
接待成功は間違いありません。
ときには、「〇〇は出張先から直接向かいますが、もしかすると少し遅れ、ご迷惑をおかけするかもしれません」と言われる場合があります。
こんな場合は、相手も電話しようかと迷っていたときであり、こちらからの確認の電話は相手も助かるのです。
また、先方の状況をうかがい知ることができたことは収穫とも言えます。
接待が始まる際に、「お忙しい中、ありがとうございました」と感謝の気持ちを述べ、出張先のことを話題にしてもよいのです。
２．アポ確認を入れてはいけないケース
商品提案や新規工作で、訪問先にアポの確認を入れることは非常識になります。
商品提案や新規工作はもっぱらあなたの会社の都合で行なうもので、相手には用件がないからです。
時間をとってもらえるだけでも感謝すべきなのに、そのうえアポ確認までとるのはあつかましい行為と言えます。
関係が浅い先にもアポ確認を入れることは避けたほうが無難です。
関係が浅くても、訪問の目的がハッキリしており、双方了解している場合は、アポ確認を入れても大丈夫です。
たとえば弁護士や税理士、建築士、デザイナーなどへの相談が該当します。
商品提案や新規工作の時は、アポの確認をしない
３．アポ確認は双方の不安を払しょくする
アポ確認を入れないと、「本当に待っていてくれているのか」と不安を覚えながら訪問先に向かうはずです。
しかし、訪問を受ける側も「本当に来るのだろうか」と不安なのです。
ということは、アポ確認は、訪問する側、受ける側双方の不安を払しょくするということです。
商品提案や新規工作の場合を除き、積極的にアポ確認を行いたいところです。
ただ、アポ確認には、「忘れていないでしょうね」というニュアンスが伴いますから、
訪問の前日などに、サラリと行うことです。
綾小路 亜也
アポの確認は、訪問する側、受ける側双方にメリット から
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