2026.05.21更新
「混ざる」をビジネスで言い換えると、他の書類に混入することです。この「混ざる」という現象は、たいてい机の上で発生しています。
机の上に複数の書類が置かれていると、混ざるのです。
書類の混入を防ぐには、机の上に１事案だけ置くことです。
そうすれば、混ざりようがありません。
ビジネスでは、混入した他事案の書類を届けてしまうという情報漏えいが多く発生しています。
誤渡しです。このことを「誤手交（しゅこう）」と言います。
『情報セキュリティ時代のビジネスマナー』では、机の上に１事案だけ置くことを「机上１事案」と呼んでいます。
とはいえ、「机上１事案」を徹底するのはなかなか難しいことです。
瞬間的に、複数の事案が机の上に置かれることがよくあります。
どんな場合に書類が混ざるのか、混入のメカニズムを見ていきましょう。
たとえば、ある事案を処理しているときに取引先からの電話を受けます。
照会に答えるために、取引先の事案をキャビネットから取り出し机の上に広げます。
机の上に二つの事案が重なります。
そのとき、書類が混ざるという現象が起きるのです。
あるいは、取り出した書類をよく確認しないで戻すと、戻した事案に処理していた事案が混じることがあります。
逆に処理していた事案に取り出した事案が混じることもあります。
社内の他部署からの電話に答えるとき、上司から質問され資料を取り出すとき、処理途中に他の事案のことが気にかかり書類を取り出したときにもこのような現象が起きます。
書類が混ざるのは、処理している事案の上に、取り出した事案を重ねるときに生じやすいのです。
机の上で書類が混じる
それでは、どのようにしたらよいのでしょうか？
書類を重ねないことです。
電話を受けたとき、上司から質問を受けたときなどに書類を取り出すときは、
現在処理している事案をサッと机の片側に寄せ、用件が済んだら取り出した書類をすみやかに戻すことです。
慣れないとむずかしい動作かもしれませんが、このことは体で覚えてください。
職場の人に徹底を図るには、机の上で書類を重ねないと言うより、
「机上に置くのは１事案」と言ったほうがわかりやすいかもしれません。
あるいは、「処理するものは、１事案のみ机に置く」と言い換えてもよいです。
机上に置く事案が１事案だけなら、書類の混ざりようがないからです。
「机上１事案」は聞きなれない言葉かもしれませんが、
情報セキュリティ対策に注意を払っている会社では言われていることです。
ただし、「机上１事案」を推奨している場合でも、
どのようなときに書類が重なるのか、重なった結果どのようなことになるのか、みんなで理解することが必要です。
綾小路 亜也
机上に置くのは一事案 から
机上には一事案のみ置く
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