2024.04.22更新
フラットファイルの上手な使い方は、書類を「綴じる」時、同時に不要な書類を「捨てる」ことです。
１．目で疲れない、捜すのに疲れない
書類整理の目的から考えてみましょう。
書類が机の上に重なっていたりすると、まず、目で疲れてしまいます。
そして捜すのに疲れてしまうのです。
この「目で疲れる」「捜すのに疲れる」の二点を防ぐことを考えると、書類整理の仕方が見えてきます。
２．個別ホルダーより、フラットファイル
すると、書類が目に入らないように、ファイルに収納しなければなりません。
ここで、多くの人は会議資料や打ち合わせ資料などを「個別ホルダー」に入れてしまいます。
入れるだけで楽だからです。
この「入れるだけ」というところがクセ者です。
「入れるだけ」だから、ホルダーにどんどん書類が入っていきます。
そうすると、書類を捜すとき、ホルダー内で書類を捜さなければならなくなります。
また、ホルダー内には書類が投げ込まれているだけだですから、目も疲れてしまうのです。
つまり、「目で疲れる」「捜すのに疲れる」を防げないということです。
このような「ドキュメントファイル」も同様です
「目で疲れる」「捜すのに疲れる」を防ぐには、書類を綴じ込むという作業が必要になります。
ここで、フラットファイルの登場となります。
フラットファイルはみなさんおなじみの書類に穴をあけて遠し、綴じ込むファイルです。
これならば必要な書類を捜すとき、ファイル内をペラペラめくれば、すぐに見つかります。
書類はファイル内に収まっているので、目も疲れません。
じつは、書類整理が上手い人には、フラットファイルを上手く活用しているという共通点があります。
私はかつて、得意先の引継ぎ資料をフラットファイルごと渡されたことがあります。
引継ぎの際には、よく「この個別ファイルを見て」「あっちの個別ファイルも見て」などと言われますが、
書類を綴じ込んでいると、このような渡し方ができるのです。
ファイルごと渡してくれた人は、きっと引継ぎ資料の準備にあまり時間をかけなかったはずです。
書類を綴じ込むには、「穴あきパンチ」で穴をあけなければならないという手間が必要ですが、
これは習慣づけてください。
言わずもがなですが、書類の性質上、穴をあけられない書類はクリアファイルなどに入れたうえで、
個別ホルダーなどに収納することです。
書類を綴じ込むとき、B4サイズの用紙などは、きちっと折り畳んで収納することが大事です。
ここが疎かになると、収納自体がいい加減になるおそれがあります。
３．綴じ込むとき、不要な書類を捨てる
フラットファイルを使用しくいくうえで、最大の注意点があります。
放っておくと、ファイルはどんどん太ってしまうということです。
考えてみれば当然です。
会議資料や打ち合わせ資料、研修資料などは日ごとに増えていくからです。
すると、ファイルを見るのも嫌になってきますし、ファイル内の書類も捜しづらくなります。
つまり、「目で疲れる」「捜すのに疲れる」という現象に再び陥ってしまいます。
そう、「目で疲れる」「捜すのに疲れる」という現象を防ぐには、
綴じ込んだ書類を捨てなければならないのです。
ただ、一度に不要な書類を処分しようとすると、確認しながら処分しますから、とんでもない時間がかかります。
そんな経験を持っている人は多いはずです。
また、その作業は口で言えないほど疲れるものです。
私も何度休日に出勤して、ファイルの中を整理したことか。
だが、すぐにファイルは太ってしまうのです。
そんなことを繰り返しながら、私は、一度に整理しようと思うから、「整理 ー 太る」が繰り返されることを知りました。
日々の業務のなかで、不要な書類を捨てていかなければならないのです。
どうしたらよいでしょうか？
新たな資料をファイルに入れる際には、それと差し替えに、目にとまった不要な書類を捨てるのです。
この「目にとまった」というところが肝心です。
ファイルの中の書類をペラペラとめくり、目にとまった不要な書類だけを捨てるということです。
ここを、「ファイル内の書類を整理しよう」と思うと、時間もかかるし疲れます。
長続きしないのです。
これは習慣づけてください。
この習慣づけが、業務を、心を楽にします。
ペラペラとめくり、目にとまった不要な書類を捨てる
４．ファイルの種類を揃え、件名シールを貼る
ちょっと下の画像を見てください。
よく収納した状態ともいえますが、ファイルの色も種類もバラバラです。
また件名シールを貼ってあるものと、ないものがあります。
すると、雑然としてしまうのです。
じつは、こんなことから、書類整理が元の状態に戻ってしまうことがあります。
ファイルの色は項目ごとに統一し、必ず件名シールを貼ってください。
件名は手書きでもよいですが、できれば、市販のラベルプリンターを活用してください。
きっと会社にあります。
私もラベルプリンターを活用してから、各段と書類整理がレベルアップしたような気がします。
心構えが変わったということかもしれません。
５．一つを疎かにすると、すべてが疎かになる
最後に、書類整理で大事なことをお話ししておきます。
一つの動作を疎かにすると、必ず元の状態に戻ってしまうということです。
ここでお話しした書類を綴じ込むということ、綴じ込むときは、違うサイズの用紙を折り畳むこと、
その際、不要な書類を捨てること、
ファイルの色を揃え、件名シールを貼ること、
これらの一つでも疎かになると、書類整理自体が疎かになります。
これが書類整理のこわさなのです。
ここでお話ししたことは、少し面倒に思うかもしれませんが、どれも時間がかかることではありません。
ほんのちょっとした時間が、書類整理の行く手を決めてしまうのです。
忙しいビジネスマンが時間をかけて書類整理を行うことほど、ばかげたことはありません。
生産的でもありません。
そんなことにならないフラットファイル整理術を紹介しました。
綾小路 亜也
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