2024.10.06更新
書類などを紛失した場合、経路をたどっていくと、そこに立ち寄り先があることが多い。
なぜ立ち寄った先で置忘れや紛失が起こるのか、その原因を考えてみたい。
ビジネスマンやビジネスウーマンが会社と取引先間で立ち寄ると思われる先は、銀行、コンビニ、飲食店である。
ＡＴＭで現金を引き出したぐらいでは紛失や置忘れなどの事故は起きない。
コンビニで飲み物を買ったぐらいでも、飲食店で食べたり、飲んだりしたぐらいでも事故は起きない。
そこで何かをしようとすると、事故が起きる。
たとえばＡＴＭで振り込みなどの手続きを済ませようと思うと、振込先を書いた紙などをビジネスバッグから取り出さなければならない。
目的の紙がすんなり出てくれば問題はないが、往々にして他の書類が邪魔をすることがある。
邪魔になった書類をＡＴＭ横のスペースにいったん乗せたり、知らず知らずのうちに他の書類まで取り出してしまうと事故は起きる。
コンビニでも払い込みをしようとすると、払い込み用紙をビジネスバッグから取り出す必要がある。
そのときに事故は起きる。
飲食店でも仕事の確認や作業をしようと、書類や資料をビジネスバッグから取り出すと事故は起きる。
これらの事故の特徴は本人が気づかないでいることだ。
それは、頭が手続きのことでいっぱいで、手続きを終えたあとも、手続きを済ませたという安心感が頭を覆うからである。
あるいは頭が確認したこと、作業したことでいっぱいだから、飲食店を出るときに自分が座った場所、周辺、床の上をよく確認しないからである。
紙は落ちることもあるのだ。
バッグを開けるこわさが顕在化したものが、立ち寄り先での事故である。
このことを逆から言えば、バッグを開けない環境を自ら作り出さなければならないということになる。
考えられることは、立ち寄り先をなくすか、圧縮することである。
そのためには立ち寄る用事を作らないことも重要である。
銀行での振り込み、コンビニでの支払い手続きは業務外のことである。
業務中に立ち寄るから事故が起きる。
業務中は重要書類などがビジネスバッグの中に入っているということを忘れないほうがいい。
振込みや支払い手続きは、通勤途中や退勤途中ですべきであり、業務は業務、業務外は業務外とハッキリ区分けすることが、情報セキュリティ時代に求められている。
業務中に、業務外のことを「ついでに」と思わないことだ。
また、外出中シッカリ昼食をとるすることは大事であり、ときには休憩することも必要と思うが、そこで書類を出して作業やレビューは行わないほうがいい。
その際、参考となるのは、テレワークのセキュリティガイドラインや推奨内容だ。
テレワークでは、ペーパーレス化、つまり書類などの紙媒体を持たないことが推奨されている。
やはり、書類などの紙媒体の情報は、紛失・置忘れ、盗難などの事故が起こりやすいからである。
テレワークの留意点は、総務省発行の「テレワークセキュリティガイドライン」（第４版）に記載されているので、一読することをおすすめしたい。
いま、書類などを紛失したり置忘れたりした場合、必ずその場所と、そこで何をしていたのかが問題となる。
立ち寄り先での事故は、起こした本人も会社も情報セキュリティの意識を厳しく問われることになるのだ。
自分と組織を守るために、業務外のことで極力立ち寄らないことである。
そのことは顧客も望んでいることだ。
綾小路 亜也
⑧ なぜ、立ち寄った先で置忘れ・紛失が起きるのか？ から
※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント
①業務で移動中にビジネスバッグを開けないという環境を自ら作り出す
②業務外の用事で立ち寄る先を作らない。
③飲食店では会社の書類や資料を取り出さない
立ち寄った先で何かをしようと思うと、事故は起きる
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