2024.04.23更新
得意先が数名で来社すると言います。
事前に何を確認しておけばよいでしょう？
来社人数と用件、来社する人の顔ぶれ（役職）です。
それには意味があります。
来社人数と用件により、部屋の確保の問題があるからです。
来社人数が多ければ、応接室には入り切れません。
また、相手が新商品などのプレゼン目的で来社する場合は、応接室より打ち合わせ室の方が適しています。
そんな時は、打ち合わせ室や小会議室などを手配しなければならないのです。
来社する人の顔ぶれ（役職）を確認する意味は、こちら側も相手に見合った応対者を確保しておかなければならないからです。
たとえば、相手に専門的知識をもつ人がいる場合は、話をスムースに進めるために、こちら側もその業務について専門的知識を有する人を用意しておかなければなりません。
また、表敬訪問の趣旨で相手の役員や部長が来社する時は、こちら側もそれに見合う役職者が応対しなければなりません。
人数と用件によっては、打ち合わせ室の方が適している
念のために、来社手段をきいておいた方がよいです。
それには理由があります。
到着する場所が異なるからです。
企業によっては、１階と駐車場入り口にそれぞれ受付を設けていることがあります。
ということは、お迎えする場所が違うということです。
来社手段がわかれば、受付の人に事前に連絡しておくことです。
すると、スムーズな案内につながります。
また、「お待ちしておりました」という受付の人のひと声が好印象に結びつきます。
受付への連絡も忘れずに
その他、『なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか』では、
来社する人に会っているかどうかの確認を述べました。
すでに会っている人への「はじめまして」を防ぐためです。
「はじまめして」は失礼になるばかりでなく、
先方の同席者の前で恥をかかせてしまいます。
たとえば、「はじめまして」と言う相手が先方の担当者だった場合、
その言葉を聞いた先方の上司は「なに？ こいつまだ会っていないのか？」と思ったり、「印象に残っていないのか」と思うからです。
担当者と当方の関係の薄さを瞬時に察してしまいます。
そんな事態はぜったいに防がなければなりません。
だから、事前に、先方の誰と誰に会っているかを確認することはきわめて大事なのです。
そのために名刺ホルダーなどを引っ張り出し、確認しておいた方がよいでしょう。
綾小路 亜也
㉝ 得意先が数名で来社するとき、確認すべきはなにか？ から
すでに会っているか、確認する
関連記事：こちらが訪問するとき、何名まで許されるか？
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