人は要約する力を見て、その人の能力を判断する

人の印象は、報告の仕方によっても決まる。

 

私がみなさんにお話ししたいのは、報告の事実説明部分である。

 

それは、「切れる」と思われる人は事実説明が簡潔であり、そうでない人は事実説明が長いからである。

 

事実説明が長いと、報告自体も長くなり、上司から「要は何なんだ!」といらいらされる。

 

事実説明は、もちろんトラブルなどが生じたときは、できる限り詳細に起きたことを再現する必要がある。

 

しかし、そうでない場合は、私は要約した方がいいと思う。

 

だが、私たちは事実を要約することを躊躇う。

 

それは、私たちは「事実はできる限り詳細に話せ」と、どこかで誰かに教えられ、それが体にしみこんでいるからである。

 

だから、事実を報告するとなると、なにからなにまで報告しなければならないように考える。それゆえ話が長くなってしまう。

 

 

そこで、私からみなさんにちょっとヒントをお話ししたい。

 

私は、報告は事実だけを報告しなければならないときもあるが、多くの場合は、上司などに、自分がその事実をどう解釈し、どう行動をとりたいか、お伺いを立てることを目的にしていると思う。

 

そんな場合は、「解釈→行動」に直接結びつかない事実は切り捨てていいと思う。

 

みなさんも、そのようにして事実を要約して話すと、報告が簡潔になり、相手をいらいらさせなくなる。

 

また、そのような報告ができることで、上司から、あるいは会議の場で一目置かれる。もっと言うと「切れ者」に映る。

 

 

なお、報告の仕方については、拙著『なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか』 で、「『できる社員』は結論から話すのではなく件名から話す」という見出しで説明している。

 

 

『ビジネスマンが見た出世のカラクリ 出世はタイミングで決まる!』から抜粋 (第三章から)

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