メモをとることで、ノンバーバルな表現、見落としていませんか?

新入社員が感覚的にいちばんわからないのは、メモをとることだと思う。
ビジネスマナーの本などに、メモをとる重要性が書かれているから、新入社員は上司や得意先に失礼にならないようメモをとりまくる。
だが、そもそもメモはなんのためにとるのだろうか?
予定や指示事項、決定されたことなどを忘れないようにするためだ。
ということは、人の話を片っ端からメモにとることは、本来の趣旨から考えると、おかしいことになる。

 

それに、人の話を片っ端からメモにとることは、ものすごく、もったいないことをしている。
視線は常にメモ帳にあるから、相手の表情やしぐさを見落としている。
そこで、なぜ相手の表情やしぐさが重要かということについて考えてみたい。

 

それは、よく考えればわかることだ。
言葉は発せられる前に選択されているからだ。
一方、表情やしぐさは、多くの場合、コントロールできないから、ありのままの感情が出る。
それをメモをとることに夢中になっていると、見落としてしまう。
つまり、人の表現はノンバーバルな部分がいちばん大事であり、そこに真の情報があるということだ。

 

もう一つ、忘れてはならないことがある。
それは、話し手へのマナーだ。
話しているとき、メモをとられると、メモをとるスピードに自分を合わせなければならなくなり、とても話しづらくなる。
また、聞き手の視線はたえずメモ帳にある。これも、たいへん失礼なことではないだろうか。

 

新入社員は、メモをとるときは、「メモをとってよろしいでしょうか?」と聞くことが原則だと考えてもらいたい。
もちろん、話の中身が予定の話や取り決め事項のときは、メモをとることへの暗黙の了解があるから不要だが、メモをとることは相手の話をさえぎることにつながるから、原則、相手の許可を得ることが必要と考えてもらいたい。

 

 

これで、メモをとる意味がおわかりになったと思うが、それでもメモをとることに執着する新入社員は多いと思う。
それは、会議や研修の際のノートへの記入と混同しているからだ。
企業は時間とお金をかけて会議や研修を開催している。
その目的は、ずばり、会議や研修の内容を理解してもらいたいことにある。
それゆえ、出席者は内容を自分のものにしなければならない。そうしたことを考えれば、ノートに書くことが理解に有効ならば、ノートに書く必要があるということになる。
だが、このことと、メモを取ることとは、まったく違うということを忘れないでもらいたい。

 

 

しかし、ビジネス社会には「オレの話をしっかりメモしろ!」とどなる上司は必ずいる。
それは「自分の話は重要だから」という意味だ。
こんな上司に巡りあったら、素直にメモをとったほうがいいと思う。
だが、よくよく考えれば、この上司はメモをとらせなければ重要とは思われないような話をしている。
それならば、いっそのこと、紙に書いて渡してくれればいいと思う。
新入社員は、そんな疑問をおいおい感じ取ってもらい、自分が上司になった場合の他山の石としてもらいたい。

 

 

新入社員はこれから長いビジネスマン生活、ビジネスウーマン生活を送る。
新入社員のときにメモをとりまくるクセがついてしまうと、そのクセはなかなか治らず、定年までメモをとりまくることになる。
実際、そんな人は多い。
そうなると、人のノンバーバルな表現をたえず見落としていることになる。
ノンバーバルな表現をたえず見ている人と、見ていない人ーその差はあまりにも大きい。

綾小路亜也

 

 

 

(参考)
拙著『なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか」にも『「できる社員」はメモを極力取らない』という項目で紹介しています。

 

なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか

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