2024.08.02更新
取引先を訪問する時、何人まで許されるか、考えたことありますか？ 大人数での訪問となる場合、メールで理由を説明できますか。
理由を考えるにあたって、まず、どんな場合に3人以上の訪問になるか考えてみましょう。
3人となると、いつもの訪問とは異なるはずです。
その理由を相手に説明できるかどうかがポイントです。
一つのパターンは、みなさんと上司のほかに、上司のさらに上役などが訪問する場合、すなわち部長や役員などが訪問するケースです。
もう一つのパターンは、みなさんと上司、みなさんの部下というケースです。
それでは、3人で訪問する場合の理由は何でしょうか？
第一のパターンである「上司―上司―みなさん」のケースの多くは、部長や役員などの表敬訪問です。
また、商談が勝負時を迎えた場合、部長や役員の出馬を願うときにこのような３人での訪問になります。
第二のパターンの「上司―みなさん―部下」のケースも表敬訪問的要素が強いですが、どちらかと言えば、部下の日ごろのご愛顧にお礼する場合でしょう。
あるいは、ちょっと細かな打ち合わせになることが予想されるときに、実務を担当している部下を連れて行くことが多くあります。
こう考えると、3人で訪問する理由は、なんとか取引先に説明できます。
ただ、3人で訪問する理由は、もっぱらこちら側の理由であることを忘れてはいけません。
そうすると、4人以上で訪問する場合はどう相手に説明できるでしょうか？
一人増える理由を、なかなか説明しづらいのではないでしょうか。
考えられるのは、実務を2人で担当しているケース、
新人が配属なったので勉強の意味で同席させてもらうといったケース、
あるいは、「役員―部長―課長―担当者」という顔ぶれで行くことになったというケースです。
そう、4人以上の訪問の場合は、ほとんどこちら側の事情というよりは、こちら側の勝手なのです。
これでは「当社はお客さまあっての会社です」といくら言っても空しいばかりです。
ところが、実際のビジネスの場では、こんな大人数での訪問をけっこうしています。
もちろん、大人数での訪問でも許されるときがあります。
それは訪問というよりは、先方との打ち合わせの場合です。
こんな打ち合わせでは先方も多数出席します。
こんなときには、こちら側も実務を担当している複数の人間が出席してもいっこうにかまいません。
打ち合わせを進捗させるために必要だからです。
しかし、打ち合わせの場でもないのに、大人数の社員が連れ立って訪問することは、やはり先方よりこちら側の事情を優先していることになります。
「できる社員」はこちら側の訪問人数が多くなりそうなときは、
相手の対応者数とのバランスを考えて、「これではちょっと訪問者が多いな」と考えます。
そして、先方の対応者が2人の場合は、こちら側の訪問人数はせいぜい3人どまりだと考えるのです。
その結果、部下や担当者の訪問人数を調整するのです。
また、こちら側が３人の訪問となる場合でも、あらかじめ先方に、3人の訪問となる旨をメールなどで伝えています。
述べてきたように、3人の訪問となる場合は、通常の訪問とは異なる要素が加わるからです。
だから、「できる社員」は、「部長が、ぜひご挨拶申し上げたいと言っておりますので」といったように、その理由を事前に伝えているのです。
そうすれば、先方も、あらかじめ訪問受けの準備を整えることができます。
綾小路 亜也
③ 「できる社員」は訪問人数を考える から
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