2026.10.20更新
情報管理ができているかは、机の上、複合機周辺、ゴミ箱の中を見れば、ひと目でわかります。
そこに、出しっ放しになっている書類や印刷物があったり、ゴミ箱に情報が記載された書類が入っていれば、管理ができていない証拠です。
セキュリティ上、重大な問題があります。
問題は、そんな状態はよくないことを、みんな承知しているのに、なぜ改善しないかです。
それは、なぜよくないのか、具体的に言えないからではないでしょうか。
また、書類や印刷物が出しっぱなしになったり、ゴミ箱に捨てられたりしていても、
所詮、会社の中での話であり、「そんなことで情報漏えいは起きない」と思っているからではないでしょうか。
書類や印刷物が出しっ放しになっていると、当然ながら書類を見られたり、盗まれたりします。
しかし、出しっ放しになっていることで、いちばん多く起きる現象は、書類が混じることです。
その結果、混じった書類を、本来の届け先ではない取引先に届けてしまうといった事故が起きます。
このことを「誤配」といいいますが、誤ＦＡＸ、誤メールと同じ形態の事故であり、誤って届けた先が書類を見た時点で情報漏えいとなります。
書類が混じる過程を見ると、一時的に正しい届け先の書類が紛失するという現象が生じます。
「書類が見当たらない」「書類をなくした」というときは、たいがい他の書類に混じっているのです。
つまり、書類が混じることは、紛失と裏表の関係にあるということです。
このことは、私が見た限り、情報セキュリティの本や記事に書かれていませんが、
現場では書類が混じったことによる情報漏えいが多く発生しているので、みなさんは、書類が混じることと紛失はペアになっていると考えてください。
書類が混じる原因で多いのが、印刷物の出しっ放しです。
これを「放置プリント」と言います。
このことは、混じるという現象を端的に示していますので、その現象はどういうものなのか少し触れておきます。
印刷物を出しっ放しにしていると、後から印刷した人の印刷物と一緒になってしまいます。
ここで混じるという現象が発生します。
次に印刷した人がよく確認もせずに回収すると、混ざった印刷物まで取引先に届けてしまいます。
これは事故です。
ゴミ箱に印刷仕損じた書類や不要になった書類を捨てることについては、その結果どうなるのかということが、意外に腹に落ちていません。
だから丸めて捨てればいいと思っている人がいます。
ゴミ箱から顧客情報、人事情報、商品開発情報などの秘密情報を収集して不正利用することを「トラッシング」と言います。
「誰がそんなことを」を思うかもしれませんが、現実に起きています。
また第三者に拾われて悪用されるおそれもあります。
ゴミ箱に捨てることは、情報を捨てたことにはならないのです。
情報を出しっぱなしにしたり、捨てたりすると、さまざまな情報漏えいに通じてしまうということを、
みんなで理解する必要があります。
このさまざまな情報漏えいの形態を、口に出して言えるかどうかというところがポイントです。
みんなで理解すれば、情報管理は必ず改善します。
綾小路 亜也
⑩ 情報管理がひと目でわかる机上・複合機周辺・ゴミ箱の中 から
※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント
①書類や印刷物を出しっぱなしにすると、混入や紛失の危険も生む
②ゴミ箱に捨てることは、情報を捨てたことにはならない
関連記事：ゴミ箱に書類を捨ててはいけない理由は？
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