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「聞かれたら答える」というスタンスが報告では大事
2024.10.31更新
口頭での上司への報告の仕方を考えていきましょう。
ポイントは、話を区切り、一呼吸置きながら話すことです。
参考例
「ちょっとご報告したいことがあるんですが……」
（一呼吸）
上司 「何かあるのか？」
「今月の売り上げの件ですが、✕✕商会の売上は今月難しいんです」
（一呼吸）
上司 「そうか……。理由は何？」
「じつは、昨日、✕✕商会の富田課長を訪問したんです」
（一呼吸）
上司 「うん、それで？」
「富田課長からは稟議を回しているんですが、田島部長が出張中のため、決裁をもらえてないそうです」
（一呼吸）
上司 「そうか……」
こんな調子で進めていくと、たぶん上司から、次のような質問が出ます。
上司 「それは困ったな……」
また上司「田島部長はいつ出張から戻るって言っていた？」
「水曜日までの出張らしいです」
上司 「そうか……。ところで、今月✕✕商会でいくら見込んでいた？」
「200万です」
上司 「そうすると、君の課は今月200万ショートになるな……」
また上司「仕方がないか……」
また上司「まあ、他でできる限り挽回するように頼むよ………」
「わかりました」
上司 「他にないか？」
ここで、気になっていることを話すのです。
「じつは、気になっていることがあるんです……」
気になっていることを話すことはつらいことです。
しかし、対話、対話で進めていくと、気になっていることの報告も対話でできます。
あなたの話を聞いた上司から、
「うーん。それはまずいな……。金曜日あたりに、田島部長のところに二人で行くか？」
などと打開策の提案があります。
上司も加わった展開となるのです。
どうでしょうか？
報告は一気に報告しようと思えばできることです。
すると上司が知りたがっていることも、知る必要がないことも、全部報告してしまいます。
実際、多くの人がやっていることです。
では、なぜ一気に報告しようと思うのでしょうか？
間合いが生じるのが嫌だからです。
一気に報告した方が楽だからです。
しかし、報告では、相手からの質問を待つということが大切です。
それは、聞かれたら答えるということです。
その方が課題を共有できます。
綾小路 亜也
注：本来、「訊かれたら答える」と書くべきかもしれませんが、「聞く」には「尋ねる 問う」という意味もあるので、「聞かれたら答える」にしました。
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