2024.04.27更新
新幹線に乗ると、必ずノートパソコンで仕事をする人を見かける。キーを叩く音が迷惑というマナーの問題もあるが、セキュリテイの観点で大きな問題がある。
新幹線の中で仕事をする自分を有能と思っていても、
けっして有能とは言えないのだ。
そもそも新幹線で仕事をする人のパソコンは、会社の物だろうか、個人の物だろうか？
「パソコンは自分の物」という答えが返ってきたならば、
私物パソコンを会社業務に使用していることになる。
新幹線の中で仕事をしているということは、
パソコンには会社の情報や顧客情報が格納されているはずだ。
会社の許可なく私物パソコンに会社の情報や顧客の情報を格納することは不正な持ち出しである。
使用しているパソコンが会社のものならば、そのパソコンは持ち出し許可を得たものかどうかたずねたい。
この質問にはいろいろな答えが返ってきそうだ。
持ち出し許可を得たと言う人もいれば、
「ウチの会社ではそんなルールはない」と言う人、
「そんな面倒くさいことはしない」と言う人もいるかと思う。
新幹線の中でパソコンを使い仕事をする人は、持ち出し許可を得た人もいれば、得てない人もおり、私物のパソコンを使用している人までいると考えられる。
これが情報管理の実態なのだ。
いずれの場合もそこに格納されている情報を持ち出していることに変わりはない。
今度は、新幹線の中でパソコンを使用し仕事をすることには、どのようなリスクがあるのか考えてみたい。
よく言われていることは「のぞき見」だ。
人の目に触れることも立派な情報漏えいである。
みなさんも経験していると思うが、隣に座っている人のパソコンの画面からメールの内容や作成している文書が目に入ることがある。
そこから、その人が取り組んでいること、その人の業種や所属している部署までわかることが多い。
目を凝らせば、その人の会社名、取引先名、その人の名前までもわかるだろう。
それは会社の情報が漏えいしているということだ。メールや文書に顧客情報が記載されていれば、顧客情報も漏えいしていることになる。
「のぞき見防止フィルター」を使えば、のぞき見を防ぐことはできるが、
不特定多数の人がいる場で作業していることを十二分に認識する必要がある。
盗難や置忘れの危険もたえずつきまとうはずだ。
パソコン内には会社の機密情報や顧客情報が格納されている。
しかも膨大なデータが格納されていることが推測できる。
そんなデータが漏えいしたならば、会社の存続を揺るがす問題になると同時に、顧客に多大な迷惑をかける。
ノートパソコンに社内ネットワークに接続する設定がされていれば、盗難などにあった場合、社内システムに侵入されるおそれもある。
はたして、そんなリスクを覚悟のうえでパソコンを使用しているのだろうか？
それにパソコンを肌身離さず持っていると本当に言い切れるだろうか？
トイレなどで席を立つこともあるのではないだろうか。
逆に言うと、そんな事態が予想されるから、持ち出しは、原則、禁止になっているのだ。
新幹線の中で書類をレビューしている人も多いが、書類にも会社の情報や顧客情報が含まれている。
パソコンについて述べてきたことがそのまま当てはまる。
書類も社外に持ち出すときは、持ち出し許可が必要だ。
新幹線や電車の中、あるいは空港の待合室などでノートパソコンを使用し仕事をする人は増えるばかりだ。
新型コロナウイルス感染を契機に、テレワークの一形態であるモバイルワークが加速することは間違いない。
今、みんなで、不特定多数の人がいる場で仕事をする際のリスクを、シッカリ認識する必要がある。
紛失・置忘れ、盗難などで情報漏えいを発生させてしまったとき、
ほとんどの場合、顧客情報が含まれていることが明らかになっている。
電車の中でパソコンを使ったり、書類のレビューを行うことは、顧客を大きなリスクの場に立たせていることになる。
このことも、ぜひ頭に入れてもらいたい。
綾小路 亜也
⑯ 新幹線で目にするものは、持ち出しパソコンと持ち出し書類？ から
※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント
①ノートパソコンや書類を持ち出すと、盗難、紛失・置忘れ、のぞき見など、あらゆるリスクにさらすことになる
②パソコンや書類の中には、ほとんどの場合顧客情報も含まれていることから、顧客をリスクの場に立たせることになる
関連記事：情報は持ち出されるから、漏えいするのです
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