スケジュール管理が上手い人が知っている5つのポイント

2024.06.10更新

それは、スケジュールを早く入れ、共有すること、書類の作成、整理の時間も予定化すること、(仮)(予定)という文字を使い、時間を確保することです。

 

1.黙っていると、自然に埋まる

先日、病院に行く日を決められないというビジネスマンに会いました。

理由をきくと、「組織のスケジュールが決まらないから、予定を立てられない」と言います。

しかし組織のスケジュールがどんどん決まっていったら、それこそ病院に行けなくなるのではないでしょうか?

 

仕事や組織のスケジュールを優先することは社会人として大事なことです。

しかし、自分のスケジュールを入れないと、スケジュールは必ず埋まります。

ここにスケジュール管理の目的の一つがあります。

 

 

私用となると、スケジュールは入れにくいと思います。

「休みをとれない」「家族との時間をもてない」「友人となかなか会えない」なども、ここに原因があります。

 

スケジュールは、思い切って入れることが大事です。

スケジュール管理が上手い人はみんなここをクリアーしてきました。

詳細を書く必要などありません。

〇月〇日 15:00通院 △月△日 17:30~「予定あり」という書き方で十分です。

 

 

スケジュールは黙っていると埋まっていくもの

2.早く入れ、共有する

いまは、ミーティングなどを開催するとき、出席者のスケジューラーを確認し、みんなの都合がよい日時で決定することが多いと思います。

私用といえども、スケジュールが入っていれば、尊重してくれます。

 

だから、スケジューラーなどに早く入れておくことが大事なのです。

スケジューラーに入れるということは、そのスケジュールをみんなと共有したことになります。

スケジュールを共有したから、人はそのスケジュールを尊重してくれるのです。

スケジュールを共有する ー これもスケジュール管理の目的の一つです。

 

会社社会には、ミーティングなどの日程が決まったあと、「じつはその日は……」と言う人が必ず出てきます。

それは、みんなとスケジュールを共有しなかったためです。

そのようなことが続くと、ストレスもたまります。

早めにスケジュールを入れ、スケジュールを共有しておくことは、ストレス軽減にもつながるのです。

 

 

早めにスケジューラーなどに入力し、共有しておく

3.書類の作成、整理の時間もスケジュールに

企業で働くビジネスマンは、業務時間内に、書類の作成や整理をすることに、何となく後ろめたさを感じます。

業務時間内は、ビジネスに、組織運営に直結する仕事をやらなければならないと思っているからです。

その結果、書類の作成や整理が滞るのです。

また、時間外に行うから、残業は増え、体はいつも疲れています。

 

そんな「後ろめたさ」を軽減する方法があります。

書類の作成や整理の時間も、スケジュールに入れてしまうことです。

いわば、「その時間は書類の作成、整理の時間に当てますよ」と、職場の人に宣言していることになります。

 

そんなスケジュールを入れることに、はじめのうちは抵抗感を覚えると思いますが、みなさんの職場の「できる人」と言われる人のスケジューラーを見てください。

堂々と、「内勤」「書類作成」などと書いてあることが多いと思います。

 

この宣言効果は高いです。

一つは、後ろめたさがなくなることです。

二つ目は、実際に書類の作成、整理を確実に実行できるということです。

 

書類の作成や整理が進まないのは、やる時間を決めていないからです。

 

スケジュール管理には「宣言効果」もあるのです。

 

 

書類の作成や整理も堂々とスケジュールに入れる

4.(仮)(予定)という文字を使う

自分のスケジュールをなかなか入れられない人は、「ハッキリ決まらないと、予定は入れられない」といった考え方をもっています。

しかし、予定がハッキリ決まったときは、他のスケジュールが入ってしまいます。

結果、自分のスケジュールを入れられないということになるのです。

 

そんな人は、一度、スケジュール管理が上手い人のスケジューラーを見てください。

きっと、(仮)(予定)といった文字が付いたスケジュールを目にすると思います。

 

スケジュールを立てるということは、現在時点で確実に決まっていなくてもよいのです。

しかし、その時間を確保しないと、その時間はやがて他のスケジュールで埋まります。

 

スケジュールを入れるということは、その時間を確保することです。

これもスケジュール管理の効果です。

 

 

「ハッキリと決まらないと、入れられない」と言う人は、(仮)(予定)という文字を付けてください。

これならば、抵抗感も薄れます。

そして、実際にそのスケジュールで決まったときは、(仮)(予定)という文字を消し、違う日時になったときは、スケジュールごと消せばよいのです。

 

自分の時間確保は、この(仮)(予定)という文字を付けられるかどうかに、大きく左右されます。

 

 

5.空いた時間をどう活用するか

スケジュールというと、「埋める」という言葉が反射的に浮かびます。

しかし、スケジュール管理で重要なことは、空いた時間を見つけ、その時間をどう活用するかにあります。

 

自分のスケジュール表を見てください。

そこには、会議、ミーティング、得意先訪問、出張などの予定がずらりと入っています。

しかし、仕事の成果はそこからは生まれません。

スケジュールに入っていない日頃の行動や準備で決まるのです。

また、自分らしい働き方も、決まったスケジュールを追っていても、見えてきません。

スケジュールに入っていない時間の活かし方で決まるのです。

 

ということは、スケジュールに入っていない時間がきわめて大事ということになります。

この時間をどう活用するか?

漫然と考えていても、その時間はいたずらに過ぎてしまいます。

そうならないために、自分が行いたいことを明確にする ー これが本当の意味でのスケジュール管理なのです。

 

 

空いた時間を無駄にしないことが、スケジュール管理

6.スケジュール管理は誰のため?

冒頭に「スケジュール管理は自分のため」と述べましたが、

スケジュール管理を、「予定を忘れないため」「バッティングしないため」と考える人は多いと思います。

それは、自分のためであると同時に、業務遂行に支障をきたさないためなので、ひいては組織のためだと考える人もいるかもしれません。

また、もっと広く、社会人として必要なことと捉える人もいるはずです。

 

どれも正しいとは思いますが、スケジュール管理をこのように捉えたままだと、自分のためかどうかはわかりません。

 

 

ここで、述べてきたスケジュール管理のポイントを振り返ってください。

いずれも、自分が主体となって、スケジュールを入れることを述べました。

ただ、自分の頭に、目的や、やりたいこと、大切にしていることがないと、スケジュールは入れられないのです。

スケジュールが自分のためかどうかは、ここにかかっています。

 

綾小路 亜也

 

 

 

 

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