2024.10.18更新
「送った」「受け取ってない」という水掛け論が絶えないのは、送付側、受領側とも確たる証拠がないからです。
「たしかに入れた」「たしかに入っていなかった」と主張しているにすぎません。
書類の一部が見当たらない時に、水掛け論が起きるのです。
今は、対象となる書類には個人情報が含まれるケースが多いことから、いっそう引くに引かれぬ展開になっています。
そこで、送付側、受領側の証明になる方法をお話しします。
まず、送付側から説明します。
最初にすべきことは、送付状を書くことです。
このことはよく言われていることです。
送付状を書くことによって、そこに記載された書類を送ろうとしていたことがわかります。
送付状を書くにあたっては、送付物を特定するために、名称や枚数（部数）を正確に書き、控えをとっておくことは書類の受け渡し確認時と同じです。
送付状例（新百合ヶ丘総合研究所作成）
送付状の作成が済むと、書類を封筒に入れる段になります。
ここからが重要です。
書類を封筒に入れるとき、二人で行ってください。
ここがポイントです。
二人の目で、送付状記載の書類が封筒の中に収まったことを確認します。
このことが、のちのち大きな意味を持ちます。
そのうえで、送付状の控えに二人の確認印を押してください。サインでもかまいません。
また、送付した事実を、パソコン内でもノートでもいいから記録しておきます。
二人の目で確認する
こうしておくと、相手から「書類の一部が届いていません」と連絡を受けた場合でも、実施した送付手順をそのまま説明すれば、相手は「ウチのほうで、もう一度捜してみます」と言うに違いありません。
二人の確認は証拠になるのです。
受領するときも二人の確認が必要です。
封筒から書類を取り出すとき、二人で、入っていた送付物を相手が作成した送付状と突き合わせます。
ここで、みなさんは送付状作成の意味がハッキリわかったと思います。
その際、不足書類があったときは、その場で先方に連絡します。
時間が経つと信ぴょう性が薄れるからです。
そして二人の確認結果を、送付状に押印またはサインするとともに、記録にも残しておきます。
このことが受領側の証拠になります。
もう一つ付け加えるならば、送られてきた封筒は一定期間保管します。
封筒に書類がひっついていることもあるからです。
つまり、書類を送るときも、受け取るときも、二人の目による確認は証拠になるということです。
「たしかに入れた」「たしかに入っていなかった」では、情報セキュリティ時代に何の証明にもなりません。
綾小路 亜也
⑥ どのように「送った」「受け取っていない」を証明するか？ から
※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント
①書類を送るときも、受け取るときも二人で確認し、記録に残す
②二人の確認は証拠になる
二人での確認は証拠になる
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