2024.07.12更新
印刷物をすぐに回収しなかったため、他の人の印刷物に混じってしまったという経験ないですか？
そんな事態を防ぐのがセキュリティプリントです。
自分が複合機の前まで行き、出力指示しないと、印刷物が出て来ない仕組みだからです。
印刷物が混じることによる情報漏えいは多く起きています。
なぜ他の印刷物に混じるかといえば、
印刷指示した人が取り忘れているか、すぐに取りにいかないからです。
このような現象を防ぐために、セキュリティプリントの機能を使うのです。
今、多くの企業ではコピー、プリント（印刷）、スキャナ、ＦＡＸの機能が一体となった複合機を使用していますが、その複合機には多くの場合セキュリティプリントの機能が付いています。
（メーカーによっては機密印刷機能と呼びます）
この機能は、印刷指示を送っても印刷されず、複合機の中に蓄積され、印刷するとき、複合機の前まで行き暗証番号などを入力しなければ出力されないといった機能です。
つまり、自分が複合機の前まで行かない限り、印刷した文書は出てこないという仕組みなのです。
だから取り忘れも生じませんし、取り忘れによる他の書類への混入も起きません。
印刷物を出力するときは、本人がプリンターの前まで行かなければならない。ここがミソだ。
設定方法もパソコンの印刷設定で「プリント種類」から「セキュリティ」を選択するだけであり、非常に簡単なところが魅力です
この機能をみなさんの会社でもすでに利用しているかもしれませんが、まだということならば必ず導入してください。
しかし、こんなに簡単で有効な手段にもかかわらず、あまり情宣されていません。
FUJI XEROXホームページより
情報セキュリティに詳しい人なら知っているが、情報セキュリティ対策用の製品（ソフト・システム）やサービスは一般的なものから高度なものまで幅広く存在しキリがありません。
重要なことは、そうした機能を職場で導入するとき、その機能を完全に使いこなせるか検討することです。
その点、セキュリティプリントは簡単な設定で誰もがつかえる機能であり、費用もかかりません。
利用しない手はないのです。
しかし注意しなければならないことが二つあります。
一つは、私が見た限り、セキュリティプリントを導入した場合でも、全員が全員、その機能を使っていないということです。
それでは意味がありません。
セキュリティプリントを利用していない人が出力指示をすると、すぐに印刷物が出てくるため、混じるという現象を防げないのです。
また、その人の取り忘れの問題も解消しません。
つまり部署全体のリスクは残ったままになるということです。
セキュリティ対策を実行するときは、全員が実行して、はじめて意味あるものになります。
もう一つは、セキュリティプリントを利用している人でも、多数の事案をまとめて出力する人がいるということです。
このことを形態どおり「まとめ印刷」といいます。
このことが、なぜいけないのか、みなさんの頭で少し考えていただきたいと思います。
そう、それでは自分が打ち出した印刷物の中で、混じり合ってしまう可能性があるからです。
また、出力した印刷物自体、区分けされているわけではありませんから、区分けの確認が不十分だと、区分けした事案に他の事案が紛れ込んでしまうことがあります。
他の事案が紛れ込んだまま取引先に届けてしまうと情報漏えいになります。
実務ではよく起きていることであり、それでは何のためにセキュリティプリントを導入しているかわからなくなってしまいます。
この二つの注意点は、新たな機能を利用する際、目的を全員が共有し、実行することが必要なことを意味しています。
綾小路 亜也
⑫ 印刷物の取り忘れを完全に防ぐセキュリティプリント から
※情報セキュリティ時代のビジネスマナーのポイント
①セキュリティプリントは印刷物の取り忘れを防ぐ有効な手段
②セキュリティ対策を職場で実施する場合は、目的を共有することが大事
他社宛ての書類が混じったまま、得意先に提出してしまうことがある
関連記事：もう一つ書類が混じる場所は机の上です
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