2023.12.03更新
文書作成が速い人と遅い人とは、極端な形で表れる。
文書作成の遅い人の特徴は、まず文書作成に入るまでに相当な時間を要する。
おそらく文書作成が苦手なので、なかなか書き出せないからだと思う。
文章を書き出してからも、考え込む時間が長い。
あっちを消したりこっちを消したり、書き直す。
これでは、時間がかかるのが当たり前だ。
そのために残業するのも当然である。
それでは、どうしたらよいのだろうか？
私の答えはシンプルだ。
いっそのこと、文章にしないことだ。
文章にするから、書き出しに迷うのであり、書き出しても、言い回しに迷ったり、主語と述語の位置などを考えてしまうからだ。
また、文章にすると、ついつい余計なことまで書いてしまう。
私は、以下のように番号を付して、思いついたまま書くと、格段と文書作成のスピードが上がると思っている。
（１）先月の成果は〇〇
（２）新規見込み先３件（〇〇商事、△△物産、××機械）
（３）今週は〇〇商事を訪問予定
（４）３月１２日先方に提出済み
みなさんが、もし、（１）、（２）のように区分けするのに抵抗感を持つならば、・― ・― ・― ・― と区分けしてもかまわない。
このような文書だと、読む方も、訳のわからない長ったらしい文章を読まなくて済む。
そして簡潔に整理されていることから、意外に思われるかもしれないが、パスしやすいのだ。
もっと言えば、読む方は書き手の洗練された頭脳を感じるかもしれない。
もう一つみなさんが考えなければならないことがある。
社内報告の目的だ。
社内報告文書は、社外に出す文書と違って、報告を受ける側がわかればよいのではないだろうか。
だから、言い回しなどにこだわる必要などまったくないことになる。
また、きれいな文章を書こうなどと思う必要もない。
そんなことに時間をかけるよりは、その時間を、営業活動に充てるか、また、取引先からの依頼に応える時間に充ててもらいたい。
あるいは、その時間を書類整理の時間に充ててもいいし、早く退社して、リフレッシュの時間に充ててもらいたい。
綾小路 亜也
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