「できる社員」は口頭で報告してから文書を作成する

みなさんは、会社は文書で回っていると思っているはずである。報告書、回答書などの書類が目まぐるしく社内を駆け巡っている。
また、「日報を書け」「議事録を作れ」など、会社からも上司からも「文書！　文書！」と言われる。

そして、どのビジネスマナーの本もビジネス文書作成に、たっぷりと紙面を割いている。

そんなことから、メールも含め、まるで文書がなければ、ものごと始まらないような錯覚に陥っているのではないかと思う。

報告も然りである。よほど簡単な報告でない限り、報告にも文書が必要だと思っている。文書を作り、報告することがルールだと思っている。それが上司へのマナーだと信じている人も多い。たしかに上司の中には、部下にそう指示する人もいる。

しかし、「できる社員」を見ていると、その順序が逆なのである。
上司に口頭で報告してから、必要なときだけ文書を作っている。

考えてみれば、こちらの方が圧倒的に勝っているような気がする。
それは、まず報告の迅速性ということで勝っている。

また、口頭で上司も了解してくれたなら、あえて文書にする必要はなくなる。
そして、もし上司から文書が欲しいと言われた場合でも、口頭説明の中で、上司の反応と意図は十分に読み取っているから、的外れな文書になることは少ない。

そして、ここに、「できる社員」の秘密が隠されている。
それは、やはり、ビジネス社会は効率性重視の社会だからである。ビジネス社会の効率性は、限られた時間の中で多くの成果を出すことである。
文書を作成し、そのたびに上司から突っ返されているようでは、時間がいくらあっても足りない。
つまり、そんなことに時間をかけているようでは、成果が生まれにくいのである。すなわち、とても効率的とは言えない。

「できる社員」は、そんな効率性の観点から、上司に先に口頭説明をしていると思うのである。

綾小路亜也

『なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか』

㉒「できる社員」は口頭で報告してから文書を作成する　から