2024.09.10更新
書類が机の上に積み重なっているだけで疲れてしまいます。目で疲れてしまうのです。
すると、精神的にも疲れてしまいます。
だから書類整理では、まず目で疲れてしまうことを防がなければなりません。
そのためには、書類を綴じ込むことです。
フラットファイルを活用するのです。
フラットファイルは、みなさんにおなじみだと思いますが、パンチで穴をあけた資料を差し込むファイルです。
書類整理の上手い人たちが、なぜフラットファイルを使用しているかといえば、
書類整理には、「とじ込む」という動作が必要だからです。
これで、だいぶすっきりすしますが、今度は次第にそのフラットファイル自体が膨れてしまうという問題が生じます。
こうなると、フラットファイルの中で資料を捜すことになります。
書類整理が上手い人はフラットファイルを使っている
書類整理には「捨てる」という動作も必要なのです。
フラットファイルに書類を入れるときには、古い書類も捨てなければならないということです。
これが、「入れたら捨てる」という意味です。
しかし、この「入れたら捨てる」はやってみると、けっこう難しいのです。
「捨てる」ときに、「どの書類を捨てようか」と迷い、時間をかけてしまうからです。
そんなことから、「捨てる」という動作も次第に面倒くさくなり、「捨てる」という動作自体もなくなってしまいます。
私は、そんなときにもコツがあることを知りました。
書類をフラットファイルにとじ込む瞬間に、フラットファイルの中の書類をペラペラとめくって、「自分の目に飛び込んだ不要と思った書類だけ」を、その場で捨てるという方法です。
この「自分の目に入った」というところがポイントです。
綾小路 亜也
「輝く営業女子」の書類整理術は、入れたら捨てる から
ファイルの中の書類を捨てないと膨れ上がる
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