朝イチのメールチェック、どうしていますか?

ビジネスマンやビジネスウーマンの朝はメールチェックから始まる。
メールをチェックし、返信を終えたら、10時を回っていたということもよくある話だ。
そんな日は、だいたいバタバタとした日になり、これといった成果が生まれないことが多い。

 

誰しもが当然行わなければならないと思っている朝イチのメールチェック。
この朝イチのメールチェックにアドバイスを送っている本がある。
その本は、いま、売れている『アウトプット大全』だ。
この本には、「1日の中で最も集中力が高いのは『朝』だから、朝のメールチェックと返信は5分以内に終わらせる」と書かれている。
また、メールチェックは「1日数回でまとめて処理する」とも書かれている。

 

 

現実には、朝イチ、メールは見ないわけにはいかない。緊急のメールがあるからだ。
逆に言えば、緊急のメールがあるかもしれないから、朝イチ、メールをチェックしている。
問題は、どうしたら、朝イチに読むメールを減らすことかにあると思う。

 

それには、若干、コツがある。
一つは、朝を迎えるにあたって、未読メールを減らしておくことだ。
それは、前日の終業前にメールを見るクセをつけることである。
しかも、メール対応を持ち越さないことだ。返信すべきは返信し、保存するならば保存し、プリントアウトするならばプリントアウトし、手帳に書き込むならば書き込んでおく。
そうすると、朝イチの未読メールは圧縮される。

 

もう一つは、朝、受信トレイにたまったメールタイトルを流し読みすることだ。
緊急、重要と思われるメール以外は開かず、それらのメールは午前中の仕事が一段落した時点で読む。
だが、現実には、タイトルからは緊急度がわからない場合があるから、そのときはメールの中身をザッと流し読みする。

 

また、メールを読む割り切りのようなものも必要だと思う。
「本当に緊急ならば、電話などの連絡があるはず」と思うことも必要だ。

 

そして、朝イチメールにならない組織としての取り決めやマナーも必要だと思う。
それは、原則、緊急メール以外は就業時間に打つということである。
朝、メールを開くと、ズラッと同じ人からの未読メールが並んでいることがある。
その人は残業して、たまった報告や連絡事項をメールにしたに違いない。
残業の成果物かもしれないが、朝イチにそのメールを見る人の立場も考える必要がある。

 

私はビジネスマンやビジネスウーマンの残業実態を見てきた。
恒常的に残業をする人には特徴がある。
終業時間以降に、電話をしたり、メールを送ったりすることが多い。
すると、折り返しの電話やメールが返ってくるから帰れない。そのために退社が送れる。また、その人と関わった人も残業するといった構図になる。

 

 

『アウトプット大全』が言うとおり、午前中は集中力が高まる時間帯であることは間違いない。
この時間帯が一日を決める。
朝イチのメールを読む時間を減らすことが、生産効率に直結する。組織の問題としても考えなければならない問題だ。

 

綾小路亜也

 

 

 

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