アポの確認は、訪問する側、受ける側双方にメリット

2019.01.02更新

訪問先にアポの確認を躊躇(ちゅうちょ)するビジネスマンやビジネスウーマンは多い。
確認することでしつこい印象を持たれないか心配するからだ。
また、アポの確認をいれていい場合といけない場合がよくわからないから、安全策をとり、アポの確認をいれないという選択もしている。

 

そんなことで、内心、「本当に待っていてくれているのだろうか」と不安を覚えながら訪問先に向かう。
しかし、訪問を受ける側も「本当に来るのだろうか」と不安なのだ。
アポの確認は、訪問する側、受ける側双方を安心させる。

 

 

そこで、まずアポの確認をいれてはいけないケースと、いれたほうがいいケースをお話ししておきたい。

 

まず、アポの確認をいれてはいけないケース

 

・新規工作の訪問先にアポの確認をいれることは非常識になる。

新規工作はもっぱらあなたの会社の都合で行なうものであり、相手には用件がない。時間をとってもらえるだけでも感謝すべきなのに、そのうえアポの確認までとるのはあつかましい行為だ。

 

・関係が浅い先にもアポの確認をいれることも避けたほうが無難である。

・しかし、関係が浅くても、相談など訪問の目的がハッキリしている場合は、アポの確認をいれてもOKである。
たとえば、弁護士や建築士、デザイナーなどへの相談が該当する。

 

そのほかの場合は、アポの確認をいれても大丈夫というよりは、いれたほうがいい。
問題はその確認の仕方だ。
アポの確認には、「忘れていないでしょうね」というニュアンスがあるから、サラリと行うことがコツだ。
前日にでも、「明日、よろしくお願いします」などと簡単なメールを打つことだ。

 

 

しかし、ときには、あなたの会社の重役が得意先に訪問する場合がある。
そんなときは、相手の会社の窓口となった人に電話で「明日、弊社の○○が予定どおりにおうかがいしますので、よろしくお願いします」と伝えることが必要だ。
こんなケースでは、相手の会社も役職者が待つことになるので、電話を受けた窓口の人も、そのとおりの言葉を役職者に伝えることができ、助かる。

 

 

接待の場合は、接待の場を設けた側から電話をする。
接待の席に来ていただくからだ。
このときは、必ず電話で先方の窓口の人に確認をする。
なぜ電話がいいかと言えば、相手の状況が読みとれるからだ。
相手からはたいがい、「こちらこそよろしくお願いします」という声が返ってくるが、「〇〇も楽しみにしています」とひと言添えられるときもある。
そんなときは万事OKだ。接待成功は間違いない。
ときには、「〇〇は出張先から直接向かいますが、もしかすると少し遅れ、ご迷惑をおかけするかもしれません」と言われる場合がある。
こんな場合は、相手も電話しようかと迷っていたときであり、こちらからの確認の電話は相手も助かる。
また、先方の状況をうかがい知ることができたことは収穫とも言える。
接待が始まる際に、「お忙しい中、ありがとうございました」と感謝の気持ちを述べ、出張先のことを話題にしてもいい。

 

アポの確認は、新規工作などの特別な場合を除き、訪問する側、訪問を受ける側双方の不安を払しょくする行為なのだ。

 

綾小路亜也

 

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