入社1年目で決まる「書類に追われる人」✕「書類を管理する人」

新入社員で、五月病にかかる人が出てくる季節だ。
環境が大きく変わったためだが、自分の頭で、学生時代と社会人とで何が大きく変わったか考えると、解決策を見出せるかも知れない。

 

あなたが入社して最初に研修を受けたものは、社会人としての身構え方、会社の業務内容とルール、ビジネスマナーだったと思う。
張り切って入社したこともあり、これらは、すんなりと自分の体に溶け込んだのではないだろうか。
これらの研修が終わると配属先での業務が始まる。ここで、職場の人間関係と対外的な業務という新たな要素が加わりちょっと不安になったが、上司や先輩たちの指導もあり、頑張っていこうと思ったはずだ。
そうすると、何が問題なのだろうか?

 

会社も教えてくれないし、自分でも気づかないでいる「学生時代と大きく変わったこと」が、もう一つある。
書類整理だ。
学生時代は、そもそも書類整理という概念がなかった。単位を修得するときは、教科書とノート、加えてコピー類があれば足りた。
つまり、学生時代は、単位を取得するときに必要な資料は一定であり、増えることがなかったということだ。
ところが、社会人になってからは、どうだっただろうか?
日ごとに研修資料は増えた。職場に配属されたら、業務に関する資料や得意先資料をばんばん渡された。
日常業務が始まると、処理しなければならない書類が生まれた。処理しなければならない書類は、勝手がわからないからどんどん増えていった。
社会人になった途端、書類は増え続けたのである。
この点が、学生時代と大きく変わっている。

 

増え続ける書類を前に憂鬱になってくる。五月病の原因を分析すると、こんな要素はなかっただろうか?
書類は、目に入っただけで疲れてしまうものだ。整理できていない書類を目にすると、なおさら憂鬱になってしまう。
しかし、この現象は、新入社員に限らず、ビジネスマン・ビジネスウーマン特有の現象なのだ。
だが、書類の整理方法については、会社も教えてくれないし、先輩も教えてくれない。

 

 

それでは、どうしたらいいのだろうか?
ポイントは、目にしないようにするということだ。
そのためには、書類は綴じ込むという動作が必要である。
もちろん、お客さまから預かった大事な書類は、「穴あけパンチ」で穴を空けることはできないが、圧倒的に量が多い研修資料や会議資料、社内書類、控えなどは綴じ込んでおける書類である。

 

書類を綴じ込むには、フラットファイルを使えばいい。
フラットファイルは、あなたはかならず目にしている。「穴あきパンチ」で穴を空けた書類を綴じ込んでおくA4版の紙のファイルである。(コーティングされているものもある) 値段もきわめて安い。
(フラットファイルについては、「ビジネスパーソンの書類整理の決め手」http://shinyuri-souken.com/?p=19246 参照)

 

フラットファイルに書類を綴じ込むと、あなたの目に入る書類は俄然少なくなる。
これだけで、あなたの気持ちは楽になる。
処理しなければならない書類にも専念できる。

 

書類を綴じ込んでおくことには、もう一つ大きなメリットがある。
このことは、入社したばかりのあなたには、まだ実感が湧かないと思うが、やがて、ビジネス人生まで左右することになる。
書類を綴じ込むと、増え続ける書類には、ぜったいに捨てるという動作が必要なことが見えてくる。
あなたが書類を綴じ込むという動作を知ったならば、綴じ込むとき、かならず前に綴じ込んだ用済みとなった書類のことが頭に浮かぶ。
用済みになった書類がフラットファイルに綴じ込まれていることが気持ち悪く思えるからだ。だから、自然に新しい書類を綴じ込むとき、用済みとなった書類を捨てるようになる。
この動作が、ビジネス人生を大きく左右する。

 

 

ビジネス人生は、増え続ける書類との格闘とも言える。
そして、増え続ける書類への対処次第で、ビジネスマン・ビジネスウーマンの人生は大きく変わっていく。
偉そうなことを言う私も、書類や資料を綴じ込まなかったばかりに、残業や休日出勤を繰り返してきた一人である。
整理できていない書類があることに心がざわつき、休日出勤して、書類箱や机の中の書類を整理した。
ただ、書類を綴じ込むことを知らなかったから、書類を出したり、引っ込めたりの繰り返しだった。そんなことに費やした日々と時間、労力はあまりにも惜しい。

 

 

こんなビジネス人生をも左右する書類整理だが、一般のビジネス書には書かれていない。まったく不思議としか言いようがない。社会人なら、自分の頭で考えろということなのだろうか。
その結果、入社1年目の時点で、「書類に追われる人」と「書類を管理する人」が決まってしまう。
あなたには、もちろん「書類を管理する人」になってもらいたい。ここで強烈なアドバンテージを持ってもらいたい。

 

 

私の記事や本は、私の失敗体験から見えてきた成功への道を、読者のみなさんに紹介している。
書類整理は、ビジネス人生を左右しかねないことから、しつこいくらいに記事を書いている。
また、ビジネスでの悩みは対人関係によるところが多いが、実は自分で作り上げてしまった環境によって生じることも多い。そんな思いもあって、営業女子向けに書いた拙著『企業で働く 営業女子が輝く35のヒント』の中で、「『輝く営業女子』の書類整理術は、入れたら捨てる」という見出しを立てている。「入れたら捨てる」はフラットファイルに綴じ込んだら、用済みとなった書類を同時に捨てるという意味である。
参考にしていただきたい。

 

綾小路亜也

(参考記事)

ビジネスマンの書類整理術は、入れたら捨てる  http://shinyuri-souken.com/?p=11028

ビジネスパーソンの書類整理の決め手      http://shinyuri-souken.com/?p=19246

 

 

 

 

 

 

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