「輝く営業女子」の社内報告は箇条書き

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企業で働く 営業女子が輝く35のヒント 』 から抜粋

 

■文章にしようと思わずに、思いついたことを書く

 

文書作成が速い人と遅い人とは、極端な形で表れる。

 

文書作成の遅い人の特徴は、まず文書作成に入るまでに相当な時間を要する。
おそらく文書作成が苦手なので、なかなか書き出せないからだと思う。

 

次に、文書を書き出しても、考え込む時間が長い。
そして、あっちを消したりこっちを消したり、書き直す。

 

これでは、時間がかかるのが当たり前である。そのために残業するのも当然である。

 

それでは、どうしたらいいだろうか?
私の答えはシンプルである。いっそのこと、文章にしないことである。

 

それは、文書にするから、書き出しに迷うのであり、書き出しても、言い回しに迷ったり、主語と述語の位置などを考えてしまうからである。
また、文章にすると、ついつい余計なことまで書いてしまう。

 

私は、以下のように番号を付して、思いついたまま書くと、格段と文書作成のスピードが上がると思っている。

 

(1)先月の成果は〇〇

(2)新規見込み先3件(〇〇商事、△△物産、××機械)

(3)今週は〇〇商事を訪問予定

(4)3月12日先方に提出済み

 

みなさんが、もし、(1)、(2)のように区分けするのに抵抗感を持つならば、・― ・― ・― ・― と区分けしてもかまわない。

 

このような文書だと、読む方も、訳のわからない長ったらしい文章を読まなくて済む。
そして簡潔に整理されていることから、意外に思われるかもしれないが、パスしやすいのである。

 

もっと言えば、読む方は書き手の洗練された頭脳を感じるかもしれない。

 

そして、もう一つみなさんが考えなければならないことがある。
それは、社内報告の目的である。

 

社内報告文書は、社外に出す文書と違って、報告を受ける側がわかればいいのではないだろうか。
だから、言い回しなどにこだわる必要などまったくないことになる。また、きれいな文章を書こうなどと思う必要などない。

 

私は、そんなことに時間をかけるよりは、その時間を、営業活動に充てるか、また、取引先からの依頼に応える時間に充ててもらいたいと思っている。
あるいは、その時間を書類整理の時間に充ててもいいし、早く退社して、リフレッシュの時間に充ててもらいたいと思っている。

 

 

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企業で働く 営業女子が輝く35のヒント

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