ビジネスパーソンの書類整理術-「入れたら捨てる」の意味

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私は、ブログで何度かビジネスパーソンの書類整理術を書いている。
そして、現在執筆中の『企業で働く 営業女子が輝く35のヒント』(仮題)でも、書類整理術は、外せないテーマとして取り上げている。

 

私が、なぜ、そこまで書類整理についてこだわるかと言うと、
書類整理は、一度にやると、ものすごい労力がかかるからだ。
そして、ものすごく疲れる。

 

また、不思議なことに、書類を一度に整理すると、かならず元の状態に戻るからである。

 

私は、こんなばかばかしいことを長い間、繰り返してきた。
そんな悪戦苦闘の中で、ビジネスパーソンの書類整理術は、一つには、「とじ込む」という動作がないと、たえず紙の存在に悩まされることを知った。

 

そこで、私は、フラットファイルに会議資料などをとじ込むことにした。
フラットファイルは、おなじみだと思うが、パンチで穴をあけた資料をとじ込むファイルである。

 

これで、だいぶ、すっきりしたが、今度は、次第にそのフラットファイル自体が、膨れてきてしまう。
こうなると、フラットファイルの中で資料を捜すことになってしまう。
また、膨れたフラットファイルを引き出しにしまうのも、ひと苦労する事態となってしまう。

 

そこで、私は、書類整理術の二つ目として、「捨てる」という動作もぜったいに必要であることを、改めて知ったのである。
つまり、フラットファイルに書類を入れるときには、古い書類も必ず捨てなければならないことを知ったのである。

 

これが、「入れたら捨てる」の意味である。

 

書類整理にまとまった時間を取ることは、労力もかかるし、その時間はあまりにも惜しい。
だから、新しい書類を入れ込むときは、瞬時に、「捨てる」という動作が必要だということを知ったのである。

 

それは、習慣以外の何物でもない。
とにかく、「入れたら捨てる」の繰り返しでしかない。
新しい書類をファイルするときは、古い書類も必ず捨てる-この繰り返しでしかない。

 

しかし、この「入れたら捨てる」を繰り返していたならば、どれほど、書類を捜す時間や書類整理に割く時間を節約できるだろうか?

 

また、ビジネスパーソンは体だけが疲れているわけではない。
目で、疲れてしまうことも多い。
この「目で、疲れる」ということを、もっと正確に言うならば、自分の周りの紙の存在が目に入り、疲れてしまうのである。
また、紙の存在自体に、精神的にも疲れてしまうのである。

 

そんなことがないように、また、私がよく経験したように、書類整理のために土日出勤することがないように、みなさんには、「入れたら捨てる」を繰り返すことを、ぜひ、おすすめしたい。

 

 

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