得意先が数名で来社するとき、確認すべきはなにか?

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用件か、来客者の役職か?

 

得意先が数名で来社するということは、実際のビジネスの現場ではよくある話である。
たいがいが、お願いごとで来る場合が多い。それは、みなさんが訪問する側に回ったときのことを考えれば、想像できるのではないだろうか。

 

さて、みなさんはこんな場合、なにを確認するだろうか?
そしてその中で、一番重要な確認事項は何だと考えるだろうか。

 

すぐに思いつくのが、先方の用件であり、来客する人の顔ぶれと役職である。
たしかに、それを確認して、こちら側は準備をしなければならない。また、応対者も決めなければならない。
そのほかにも、応接室の空き状況なども確認するのではないだろうか。これも重要なことである。

 

そして、ちょっと気が利く人なら、受付にも連絡するだろう。また、もっと気がつく人ならば、車で来るかどうかも確認し、駐車場の係りの人に連絡するかもしれない。

 

どれもみな正解であり、重要な確認事項である。
しかし、そのほかに確認することはないだろうか?

 

私は、このケースでは、得意先が数名で来社することもあり、来客者すべてについて、すでに会っているかどうかを確認する。
名刺ホルダーなどを引っ張り出し、確認する。

 

それは、応接室で名刺交換する際、すでに会っている人に、「はじめまして」と挨拶する事態を防ぐためである。
すでに会っている人への「はじめまして」は、たいへん失礼なことは言うまでもないが、それ以上に、先方の同席者に与える影響もある。そして、そのことにより、すでに会っている人に恥をかかせてしまうおそれがある。

 

たとえば、この「はじめまして」と言う相手が先方の担当者だった場合、その言葉を聞いた先方の上司は、「なに? こいつまだ会っていないのか?」と思ったり、「印象に残っていないのか」と思うからである。先方の担当者と当方の関係の薄さを瞬時に察してしまうからである。

 

こんな事態は、絶対に防がなければならない。だから、事前に、先方の誰と誰に会っているかを確認することはきわめて重要なのである。

 

なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか  から抜粋

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