「できる社員」は訪問人数を考える

2018.07.08記事を更新しました。

『なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか』(kindle版)から

 

ビジネスマナーの本には得意先の訪問について、こと細かに書かれている。
しかし、なぜか、どの本にも得意先への訪問人数は書かれていない。
得意先にはみなさん一人で訪問することが多いが、上司や部下と訪問することも、また多いのではないだろうか。
そんなとき、みなさんは、いったい何人までが許される人数なのか、考えたことはないだろうか?
これは相手が受ける印象とも密接に関係することなので、ビジネスの世界では重要である。

 

この得意先への訪問人数を考える際、実際にどんな場合に三人以上の訪問になるか考えてみたい。
二人の場合は、みなさんと上司、あるいはみなさんと部下というケースであり、得意先もごく自然に受けとめてくれる。
しかし、三人となると、いつもの訪問とは異なるはずだ。

 

そのパターンを考えてみよう。
一つのパターンは、みなさんと上司のほかに、上司のさらに上役などが訪問する場合、すなわち部長や役員などが訪問するケースである。
もう一つのパターンは、みなさんと上司、そしてみなさんの部下というケースである。

 

それでは、三人で訪問する場合の理由はなんだろう?
第一のパターンである「上司―上司―みなさん」のケースの多くは、部長や役員などの表敬訪問である。また、商談が勝負時を迎えた場合、部長や役員の出馬を願うときにこのような三人での訪問になる。
第二のパターンの「上司―みなさん―部下」のケースも表敬訪問的要素が強いが、どちらかと言えば、部下の日ごろのご愛顧にお礼する場合であろう。あるいは、ちょっと細かな打ち合わせになることが予想されるときに、実務を担当している部下を連れて行くことが多い。

 

こう考えると、三人で得意先を訪問する理由は、なんとか得意先に説明できる。しかし、三人で訪問する理由は、もっぱらこちら側の理由であることを忘れてはいけない。
そうすると、四人以上で訪問する場合はどう相手に説明できるのだろうか?
一人増える理由を、なかなか説明しづらいのではないだろうか。
考えられるのは、実務を二人で担当しているケース、新人が配属なったので勉強の意味で同席させてもらうといったケース、あるいは、「役員―部長―課長―担当者」という顔ぶれで行くことになったというケースではないだろうか。
そう、四人以上の訪問の場合は、ほとんどこちら側の事情というよりは、こちら側の勝手なのである。
これでは、「当社はお客さまあっての会社です」といくら言っても空しいばかりだ。

 

ところが、実際のビジネスの場では、こんな大勢の訪問をやっている。
もちろん、大勢の訪問でも許されときがある。それは、訪問というよりは、先方との打ち合わせの場合である。おそらくこんな打ち合わせでは先方も多数出席する。こんなときには、こちら側も実務を担当している複数の人間が出席してもいっこうにかまわない。それは、打ち合わせを進捗させるために必要だからである。
しかし、打ち合わせの場でもないのに、大勢の社員が連れ立って訪問することは、やはり先方よりこちら側の事情を優先していることになる。

 

「できる社員」はこちら側の訪問人数が多くなりそうなときは、相手の対応者数とのバランスを考えて、「これではちょっと訪問者が多いな」と考える。そして、先方の対応者が二人の場合は、こちら側の訪問人数はせいぜい三人どまりだと考える。
その結果、部下や担当者の訪問人数を調整するのである。
また、こちら側が三人の訪問となる場合でも、あらかじめ先方に、三人の訪問となる旨を伝えている。それは、先ほども述べたように、三人の訪問となる場合は、通常の訪問とは異なる要素が加わるからである。だから、「できる社員」は、「部長が、ぜひご挨拶申し上げたいと言っておりますので」というように、その理由を事前に伝えている。
そうすれば、先方も、あらかじめ訪問受けの準備を整えることができる。
(抜粋)

 

 

 

「人と違った存在になる」ビジネスマナー

なぜ「できる社員」はビジネスマナーを守らないのか

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