ビジネスパーソンの書類整理の決め手

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ビジネスパーソンの書類整理の決め手

 

ビジネスパーソンの業務は書類整理の上手さ、下手さによって大きく差がつく。
また、書類管理が上手くできていないと、毎日残業を繰り返す要因となる。
そんなこともあり、私は、「サラリーマンの書類整理術 『入れたら捨てる』」(http://shinyuri-souken.com/?p=11028)を書いた。

 

そこで紹介したのが「フラットファイル」だが、そうした名前が付いていることを知らない人は多い。
私もそうだった。デパートの文房具売り場に行き、身振り手振りの説明をした。

 

そして、意外にもデパートの文房具売り場や文房具店ではその種類が少ないのに驚く。下手をすると一種類だけ置いてあるということがある。
しかも、予想していたより、値段が高いことが多い。
もちろん、文房具売り場や文房具店で希望のものが入手できれば、それに越したことはない。

 

そこで、購入にあたって、注意しなければならないことをちょっとお話ししておく。
すべて私の経験からの注意点である。

 

①値段が高いものとそうでないものとがある。

商品案内にPPとついているものは高い。
このPPは、発泡PPシートの略である。 私は、このPPのものと、そうでない普通のものと2種類持っているが、どこが違うのかを簡単に言うと、PPと書かれているものは、紙がコーティングされており丈夫である。表面がツルツルしているから、水濡れや汚れを防ぐこともできる。
コーヒーやお茶をこぼしたりしたときに威力を発揮すると思う。

 

どちらを選ぶかは、みなさんで決めてもらいたいが、フラットファイルには書類を入れたり、出したりすることがあるので、できれば丈夫なPPがおすすめである。

 

②整理をしていくと、ファイル数が多くなるということを考えておく必要がある。

私は、「フラットファイル」を会社で使用しているが、家でも使っている。
家でも、けっこうとじ込む書類がある。
家でどんなファイルを作ったかというと、「保険」関係の案内や書類、「確定申告」の控え、「年金」関係のおしらせ、「給与明細」の控え、「会員」になっているものの控え、現在、「勉強」していることの参考資料、「HP」を見て「いいな」と思ったものの参考資料、家の「工事関係」の控えなどである。

 

③最初から、ジャンル別にファイルの色を決めておくと便利である。

整理しやすくなるし、整理する楽しみも湧く。

 

④よくネットページも見ておく

私が整理しなければならないものに原稿用紙があった。
原稿用紙には、A4横閉じのものが必要だった。 「A4横」で検索してみると、該当のファイルがすぐに出てきた。

 

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