会議のあとの報告会は重視される

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あなたは、「しまった!」と思う。
今、部長があなたの課のフロアーに来て、課長と何やら話している。
会話の端々から、どうやら先週あなたが出席した会議のことを言っているらしい。
部長の「え? 聞いてないの?」という言葉があなたの胸に突き刺さる。
そう、あなたは、会議に出席することに精一杯で、会議が終わった瞬間に、会議のことなんか吹っ飛んでいた。

 

これもサラリーマン社会でよくある話である。
考えてみれば、会議主催者にとってこれほど切ないことはない。
解決したい問題があったから会議を開催したのだ。徹底したいことがあったから会議を開催したのである。
そして、会議で、そのことが話し合われ、いくつかのことが決定された。
それにもかかわらず、その伝達がないと知ったら、それは、怒り以外のなにものでもないだろう。
この結末は、多分、「なんで、あんな奴を出席させたんだ!」という怒りで終わるだろう。

 

一方で、会議が終わったあとに、ちゃんと報告会を実施している課なりチームも存在する。
その差はあまりにも大きいのである。
今、部長があなたのフロアーに来たのも、多分、たまたまではないはずだ。
伝達が徹底されているかどうかを確認に来たのだ。そして、その部長の勘はあたったことになる。

 

そして、この問題は、あなただけで終わらないことが厄介なところだ。
あなたの課長までも、「君の課はいったいどうなっているんだ。そんなことだから………」と、会議とは関係がないところまで引き合いに出され責められるのである。

 

さて、起きたことは仕方がないが、会議報告にも一定のルールがあることを覚えておいてもらいたい。
それは、会議が終わってから、「いつ、その報告会を開こうか」と課長に相談するのではなく、会議の前に、先に予定を組んでしまうことである。
実際、しっかりした組織は、みんなそうしている。
また、会社の主要な会議スケジュールは、たいがい年度初めに1年間分決められていることから、それに合わせて、たとえば会議の翌々日に報告会やミーティングを開催するなどルールを決めておいて、これまたそ1年間分の開催日をカレンダーに入れ込んでいる組織も多いのである。
そうすれば、会議終了後、「〇〇さんの都合はどうですか?」「△△さん、この日は空いていますか?」などと聞く必要はなくなる。
また、そんなことをしていたならば、結局は、みんなのスケジュールが合う日は少なく、会議報告の遅延の元になるのである。

 

ただし、会議の内容によっては、報告会まで開かなくてもよい場合もある。
そんな時は、決まった内容をwordにでも打ち込んで、みんなにメールで送信すればよい。
しかし、その場合も、会議が終わったその日か遅くとも翌日である。
最後に、どうして今回のようなことになってしまったかというと、それは、やはり会議の性格というものの理解不足にある。
会議は、会議することが目的ではない。
そこで決められたことの伝達と徹底があって会議の目的は達せられる。
ここのところをもう一度考えてもらいたい。

 

 

ポイント
①会議は、会議することが目的ではない。決められたことの伝達と徹底があって会議の目的は達せられる。
②会議に出席する前に、あらかじめその報告会の日程を決めておくと、伝達に漏れはなくなる。

 

 

 

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