前もって会議の進行を読んでおく

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あなたは、落ち込んでいる。
今日の会議で急にあなたに質問があたり、あなたは、しどろもどろになった。
顔は紅潮し、自分でも何を言っているのかわからないくらい、ひどい答えだった。
周りの人も、みんな気の毒そうな顔つきだった。いわゆる赤っ恥というやつだ。
会議が終わっても、この惨めな思いから抜け切れない。
今、居酒屋で会議終了後の懇親会に参加しているが、人の話など上の空だ。

 

サラリーマンなら、誰しもが経験する話である。
このことを、あなたは親しい人に相談したとしたら、どんな答えが返ってくるだろうか?
多分、こんな答えが返ってくるのではないだろうか。
「それは、常日頃、問題意識を持っていなかったからだ。どんな質問がきても答えられるように準備をしておかなければならない」………。

 

それはそうかもしれない。しかし、私は、そんなありきたりの答えを言うつもりはまったくない。
単純に、あなたは会議への準備が不足していただけである。
多分、あなたが落ち込んでいるのは、「こんなオレの姿、みんなに見られてしまったよ。オレの能力の一面を見られてしまったな」と思っているからである。
しかし、この問題は、あなたの能力とはまったく関係がない。
誰でも、急にあてられたら、こうなるのである。心配はいらない。
こう言うと落ち込んでいるあなたは、「そんなことない。ウチの課長や先輩が会議であてられているところを見たが、立派に答えていた」と言うかもしれない。
確かに、まれには機転が利く人はいる。しかし、そんな人は、あなたが考えているより、ずっとずっと少ない。

 

それでは、なぜあなたの課長や先輩、そして他の人たちは、立派に返答できたのであろうか?
それは、会議の進行を読んでいたからである。
会議の進行から、自分が聞かれそうなところを読んでいたからである。
もし、聞かれたら、「こう答えよう」と準備していたからである。

 

実は、私もしていた。
特に、新しい職場に着任して間もない時や、自分の組織の業務が上手く進んでいない時、ちょっと会議テーマが嫌な時は、会議を主催する事務局に、「明日の会議、どういう流れになるの?」と聞いていた。
そうすると、事務局の人は教えてくれた。
「まず冒頭に役員のメッセージがあって、次に好取組職場の紹介があります。そこで2-3の職場の人から発表してもらいます。その次に、この議題に入ります。そこで、あなたに意見を求めるかもしれません………」
「そうか」と私は答え、準備をしていたのである。

 

だから、あなたも、会議に出席する際には、準備をした方がいい。
そして、なぜ準備をしなければならないかは、次のことを考えるとよくわかる。
それは、あなたは、課の会議やミーティングの時は、準備というものをあまりしたことがないだろう。
なぜだろう?
だいたい、進行が読めるからである。また、慣れ親しんでいる間柄の人がメンバーだからである。
だから、進行が読めない会議や、違う部署の人が出席する会議では、準備をした方がいいのである。
今は、会議の前にあらかじめ、議題が示されることも多くなってきている。
その議題に目を通すとともに、やはり、会議を運営する人に、その日の流れを聞いた方がいい。
そちらの方が、気が休まるではないか。
そう、なにごとも準備が必要なのである。
一見、社員間の能力の差を感じる場面があったとしても、たいがいは、準備の差なのである。

 

 

ポイント
①会議でしどろもどろになるのは準備が足りないからである。
②あらかじめ会議の議題に目を通しておくと共に会議の運営、進行方法について運営者に聞いておいた方がいい。

 

 

 

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