文書作成に時間をかけないコツ

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あなたは、社内で「外に出かけない人」で有名である。
いつもパソコンの前で、カタカタとキーボードを打っている。
さすがに、上司や周りの視線を感じいたたまれないことも多いが、それでも打つ。打たなければならない。
そして、あなたはこう思っているはずだ。
「オレだって、外に出かけたいよ。しかし、目の前の回答は、誰がやるんだ?」と。

 

こうした現象は、決してあなただけではない。
日本のサラリーマン共通の現象である。
もし、あなたが営業部門に所属していたとしても、1日の中で一番時間をかけているものは、文書作成のはずだ。
そして、あなたに毎日おびただしいメールが来るが、それに対する回答も文書作成の一つである。

 

営業と聞くと、「それは、顧客訪問に一番時間をかけているんじゃないか」と誰もが想像するが、そうではない。
そして、その次に時間をかけているものは、打ち合わせや会議という場合も多いのである。
「おいおい、そんなことで大丈夫か?」という声が聞こえてきそうだが、私も営業経験が長かったのでよくわかるが、これが日本の企業の実態なのである。
この原因は、前にも述べたが、日本の企業の運営の仕方と密接に関係する。
日本の企業は、管理部門からの指示-それに対する現場の回答で回っているからだ。
全国のサラリーマンのために、一刻も早くその体質を変えてもらいたいと思っている。

 

さて、そんな事情があるが、やはり、ものごとには限度がある。
多分、あなたは几帳面な性格なのだろう。
いつも、回答にあたり、すなわち文書を書き始める前に、「どういう文章を書いたらいいのか」その内容を頭に描いているはずだ。
そして書き出すのだが、「ああ、そうじゃない。ああ、こうじゃない」と、修正、削除を繰り返す。
そのうち、文書全体のつじつまも合わなくなってくる。また、とってつけたような回答部分も見つかる。
そして、今度は、文書全体を削除して、書き直すのである。
これでは、時間がかかるわけである。

 

そんなあなたの状態を、上司がおもしろく思っているはずがない。いらいらしているだろう。
あなたが営業部員だったら、あなたの上司は、腹の中できっと、次のことを思っている。
「いったい、毎日毎日なにをやっているんだ。早く外に出かけて稼いでこい!」と。
そして、実際、あなたも営業活動に精が出ないのある。
そのことにより、成果も上がらないのである。

 

さて、どうしたらいいだろう?
ここにも、とっておきの方法がある。
それは、「頭の中にあるものを、素直に書き出すという」方法である。
考えるから、遅くなるのである。
それでも、考えた挙句にいい案でも浮かべば救われるが、往々にしてそういうことは残念ながらあまり、ならない。

 

とにかく、頭の中にあるものを考えずに書き出すのだが、その書き出しにもコツがある。
文章にしないのである。
文章にするから、時間がかかるのである。

自動的に    (1)      (2)      (3)          と、書き出す。
この(1)、(2)、(3)という区分けに抵抗がある人は、
・        ・        ・           でも構わない。

 

結論から言うと、基本はこれでOKである。
しかし、あなたは、こうした項目建てした内容を必ず読み返すはずだ。
そのとき、多分、「(1)と(3)は、同じことを言っているな」「(2)と(3)は、同じことを言っているが、ちょっとニュアンスが違うな」と思い始める。
そう思うと、同じことを言っている場合、併合作業をすることになる。どちらかを削除しなけらばならないが、いい方を残すに決まっている。
また、併合作業の途中で、残した項目に片方のニュアンスを添えることもやり出す。
さらには、併合作業を、別の新たな項目を立てるという手段でやり出すこともある。

 

こういう作業は、どういうことを意味するのだろうか?
こうした作業は、文書全体を、どんどん洗練させていく作業にほかならない。
そして、こうした作業は、それだけで終わらないのである。
こんな作業を繰り返していると、違う論点にも気づく場合も多いのである。
そして、あなたは、その項目も書き足すのである。

 

どうだろう?
こうした項目建てを実施すれば、あなたの今までの作業時間の半分以下で文書を完成させ回答することができる。
多分、実際は、半減どころの話ではないだろうと思う。
しかし、それでも、あなたには一抹の不安がある。
それは、「こうした項目を列挙した文書が、はたして通るのだろうか?」という不安である。
心配は、まったくいらない。
なぜなら、項目の併合作業を通して、内容自体が洗練されているからだ。
また、なによりも、読み手は、折り返し文のように眼がチカチカする苦痛から解放されるからだ。

 

そして、実はあなたの心配をよそに、受け手は次のことを考えるはずだ。
「整理してきたな」と。
次に考えるものは、あなたの頭の中身である。
「あいつ、なかなかじゃないか。これだけ論点を簡潔にまとめるなんて、あいつ、頭がいいんだ……」と思うのである。
これが、文書作成の究極のコツである。
あなたがこの技術をマスターすれば、あなたの同僚にはるかに水をあけていくことは間違いない。

 

 

ポイント
①文書作成は考えるから遅くなる。
 考えないで頭の中にあるものを素直に書き出していくことが、文書作成を早くするコツである。
②そして、頭の中にあるものを(1)、(2)、(3)のように項目建てをする。
 ・方式でも構わない。
③項目建てすることにより、頭が整理され、洗練された内容になる。違う論点にも気づく。

 

 

 

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