ビジネスマンの書類整理術は、入れたら捨てる

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さあ、あなたの業務は上手く回り始めている。
しかし、そのあなたの前に行く手を大きく遮るものがある。
それは、書類整理である。
あなたは仕事を次から次にさばいていく。されど、自分の机の上を見ると、つくづく嫌になってしまう。疲れがどっと噴き出してくる。
そんな時に限って、上司から、「おい、この間の書類持ってきてくれ」と言われるのである。
あなたは、「はい」と答えたものの、いらいらしながら待つ上司を前に、「こっちの書類の中かな、それともこっちの書類の中かな、いや違った、こっちだ、あっちだ」と、書類をどけたり、机の引き出しを開け閉めしながら捜す。
そして、ついに上司から、「おまえ、もっと整理しろよ」と言われるのである。
あなたは、この上司の言葉以上に、毎日毎日、書類やパソコン内のファイルを捜すたびに、ものすごい時間を無駄にしている自分自身に嫌気がさしてくる。
しかし、あなたは、先日、近藤麻理恵の『人生がときめく片づけの魔法』を買い、ものすごい感動を覚え、休日出勤してまでしていらない書類を捨てたのだが、なぜすぐにこういう状態に戻ってしまうのかと自分を責めるのである。

 

さあ、ここでは、「いらない書類は思い切って捨てる」なんて、ちんけなことを言うつもりはまったくない。
ここでの論点は、「なぜ、捨てても捨てても元に戻ってしまうか」である。
実は、私がそうだったのだ。
私は、何度、夏の比較的業務が暇なときなどに、書類の一斉整理を実施したことか。
なぜ、こうしなければならなかったと言えば、もう机の引き出しに書類が入りきらなかったこと、そして、先の例のように、書類を捜すたびにものすごいエネルギーを使う自分がつくづく嫌になっていたからである。
さて、こんな経験がある人には想像がつくと思うが、こんな書類の大掃除は、1、2日でカタがつくものではない。
「中途半端はいけない」と思い頑張ると、1週間くらいの時間を軽く要してしまうのである。
そして、なによりも、こんな作業をしたあとの疲れといったら、それは、通常の業務を終えたあとの比ではない。
まさに、どっぷりと疲れるのである。
しかし、それから2-3ヶ月も経てば、元の木阿弥に戻るのである。

 

なぜそうなってしまうんだろうか? 私は考えた。
私は、考え続けた末に、1つの結論に達したのである。
それは、「一度に整理しようとするから、元に戻るのではないか」という結論である。
それから、私は、一度に整理することをやめた。
そして、「ささやかな戦法」に切り替えたのある。
それは、「入れたら捨てる」という戦法である。
会議が終わる。その会議資料をファイルしなければならない。
そんなとき、今日開かれた会議資料をファイルする際に、一瞬、ファイルの中にある過去の会議資料を見るのである。
そして、目に留まった不要な会議資料だけを捨てるのである。
この「目に留まった」というところが肝心である。
これを、1年前から順に遡って、「いるか、いらないか」と判断していたら、ものすごい時間と労力がかかってしまう。
あくまでも、「目に留まった」不要書類のみを、即時に捨てるようにした。
通達も然りである。研修資料も然りである。得意先資料も然りである。

 

これが、なかなかいいのである。
そして、これなら長続きしそうだと思った。
思うに、サラリーマン生活というものは長期戦であり、日々の積み重ねが大事である。
にもかかわらず、書類を一度に捨てるということは、確かに1年に2-3度は必要なのだが、この長期戦向きではないのかもしれない。
ビジネスマンやサラリーマンの書類整理術は、新たな資料をファイルに入れる際には、それと差し替えに、目に留まった不要と思われる書類を捨てる。
これが一番現実的のように思えるのである。
私が苦労してつかんだものだから、ぜひ、あなたにおすすめしたいと思う。
なお、書類を収納するフォルダーであるが、ただただ書類を中に入れる懸案フォルダータイプより、きちっと穴を開けて閉じ込むフラットファイルをおすすめしたい。
なぜか? それは、書類をばさっと懸案フォルダーに入れると、懸案ファルダーの中で、また捜さなければならなくなるからである。
念のために言っておくが、フラットファイルにとじ込むときは、A3やB4資料も、しっかりと折りたたむことが必要である。

 

さて、本題に戻ろう。
書類管理ができていないと、あなたに様々な影響をもたらす。
1つは、いままで述べてきたように、仕事の効率を著しく悪化させる。
2つ目は、人からだらしがないと思われる。
3つ目は、書類をなくす危険性が極めて高くなる。
なくした書類が、お客さまから預かっている書類だったり、個人情報が記載された書類であった場合は、大変なことになる。
はっきり言って、ビジネスマンとして失格であり、致命的な信用失墜となる。

 

最後に、この事だけは覚えておいてもらいたい。
書類がなくなるということは、落とした場合を別にすれば、必ずなにかの書類に混じったために生じた現象である。
逆に言えば、混じったままでまだ見つからないか、混じったまま捨てられてしまった状態が、書類がなくなるということなのである。
この防止策は1つである。混じらないようにすればいいだけである。
しかし、忘れがちな原点でもある。

 

仕事の効率、他者からの評価、なくすという危険性を回避するために、一刻も早く、書類管理方法を見直すことが必要である。

 

 

ポイント
①一度に書類を整理すると、また元の状態に戻ることが多い。
②それよりは、ビジネスマンの書類整理は、ファイルに書類を「入れたら捨てる」を繰り返す方が整理できる。
③書類がなくなるというときは、なにかの書類に混じっていることが多い。混じらないように工夫しながら、書類作成や作業を実施することが重要である

 

 

 

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