組織の中で自分を定着させる

■退社時刻、休暇取得など自分のペースを知ってもらう

 

組織にあって、自分のペースを守り抜くということは重要である。しかし、もう一歩進んで、自分のことを人に知ってもらえば、もっと自分の時間を持つことができる。

 

みなさんが、もし、早く退社して自分の時間を多く持ちたいと思うならば、そのことで人に迷惑をかけないようにすることは必要だが、私は、自分の意思を行動で示し、継続すればいいと思っている。

 

みなさんが早く退社することを決意し、実行した場合、みなさんの周囲の人は、最初はそんなみなさんを、きっと、(早く退社するな)と思う。

 

しかし、不思議なもので、周囲の人は、そんなみなさんに次第に慣れてしまう。

 

これは、休暇取得も同じである。

 

みなさんが、しっかり休んで、自分の時間を取りたいと決意し、実行した場合も、周囲の人は、最初は、(よく休むな)と思う。
しかし、このことも、次第に慣れてしまう。

 

つまり、「あの人は早く退社する人」、「あの人は休みをしっかりとる人」というように、その人のスタイルが組織で定着する。

 

また、反対に、いつも残業ばかりしている人、休みをめったにとらない人も、そんな人だと周囲から思われ、それが定着してしまう。

 

そうすると、不思議なもので、今度はなかなか自分からその殻を破れなくなる。

 

私は、組織の中で生きるということは、意外にこんなことではないかと思っている。

 

 

『企業で働く 営業女子が輝く35のヒント』から抜粋
(第四章から)

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(最近は退社時刻が早くなってきている。17:20頃の新百合ヶ丘駅ホーム)

 

 

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休み明けに人に話しかける

■休み明けに早く周囲に溶け込むと、休みは気にならない

 

企業で働く営業職は、土日や祝祭日以外にも休みを取りたいと思っているが、休み明けの社内の雰囲気のようなものが嫌で、休みを取れない人も、けっこういるのではないだろうか。

 

私も周りの人の(あなたが休みを取っている間、みんなたいへんだったんだから)という無言の声が聞こえてくるような感覚をよく覚えたものである。

 

きっと、自分の休みを気にする人は、もしその休みが体調不良などで長期だった場合は、なおさら周囲の空気が気になると思う。

 

そして、そんな周囲の空気が気になって、そのことにより、また休むことになってしまう人は、けっこう多い。

 

しかし、一方、世の中には、自分が休みをとっても、まったく気にしない人もいる。

 

そんな人たちは、休み明けも、すぐに周囲に溶け込んでしまう。

 

休みを気にしない人は、よく休み明けに、自分の方から、周囲の人に話しかけている。

 

みなさんも、そんな人が、「風邪をひいてつらかった」とか、「旅行に行ったけど、混んでいてたいへんだった」と休み明けに人に話していることを、きっと耳にしたことがあると思う。

 

人は、このように話しかけられると、「いまは、大丈夫?」とか、「旅行は、どこに行ったの?」とか聞き返す。

 

私は、休みを気にしない人は、そんな会話のやり取りから、すぐに周囲に溶け込んでしまうのではないかと思っている。

 

あるいは、そんな会話を自然にできるから、休みを気にしないのかもしれない。

 

また、周囲の人は、そんな会話をとおして、その人が休みを取ったということよりも、その人の休みがどうなったのかという方に関心が向き、いっそう、休みを取ったことなど薄れてしまう。

 

 

『企業で働く 営業女子が輝く35のヒント』から抜粋
(第四章から)

本の目次:http://shinyuri-souken.com/?page_id=32842

 

 

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(町田の朝の風景 小田急とJRが乗り入れているためブリッジに人が溢れる)

 

 

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やるべきことをちらっと覗く

■やるべきことを覗くと、安心して休日を過ごせる

 

みなさんは、土日や休日を、やるべきことを気にしながら過ごすことはないだろうか?

 

それは、やるべきことに、どのくらいの作業と時間を要するかわからないときに、よく起きる。
そして、そのことにより、休日明けが不安になるからである。

 

私は、そんなみなさんのために、休み前に、やるべきことを、「ちらっと覗いてみること」をおすすめしたい。

 

たとえば、休日明けに、文書回答やレポート提出をしなければならないとき、指示された文書やメールをまさに一文字でも目に入れる感覚で「ちらっとの覗いてみること」をおすすめしたい。

 

しかし、みなさんは、きっと、そんな「ちらっと覗いてみる」ことを嫌がるのではないだろうか。

 

それは、休日前に、「ちらっと覗く」と、やるべきことがわかって、そのために、そのことが気になって、せっかくの休日が楽しくなくなることをおそれているからだと思う。

 

しかし、長年、企業の営業職を続けてきた私の経験からすれば、逆なのである。
かえって、「ちらっと覗かない」ことにより、やるべきことが気になったまま、休日を過ごしてしまうのである。

 

それでは、なぜ、「ちらっと覗いてみる」方が、気にならないのだろうか?
それは、「ちらっと覗いてみる」と、やるべきことのだいたいの作業量や時間、難易度などが、わかるからだと、私は思っている。

 

 

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(写真は松山の通勤風景)

 

 

『企業で働く 営業女子が輝く35のヒント』から抜粋
(第四章から)

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時間の区切りを優先する

■仕事の区切りより、時間に区切りをつけて残業を減らす

 

ほとんどの企業と組織で、いつ、いかなるときも残業問題が議論されている。
私が勤めていた会社でも残業対策をみんなで議論していた。

 

だが、そんな仕事の見直しや効率化対策を実行しても、なかなか思ったような効果は生まれなかった。

 

しかし、そんな中で、明らかに成果が出た対策がある。
それは、いまでは、ほとんどの会社が実施している「ノー残業デー」である。

 

私は残業問題を考えるとき、この「ノー残業デー」の成果に本質があると思っている。

 

それは、少なくともその日は、退社時間を強く意識することによって、残業はなくなったという事実である。
つまり、時間で区切った結果、残業はなくなったという事実である。

 

私は、組織として、残業しない仕組みを作ることが最も重要と思うものの、この時間で区切るという方法が、最も効果的と思う。

 

みなさんは、退社するタイミングを、きっと、仕事の区切りでつけていると思う。
そして、仕事の区切りをつける場合、たいがい、「ここまでやったら、帰ろう」という区切り方をするはずである。

 

しかし、私の経験から、「ここまでやったら、帰ろう」は意外とクセ者で、知らぬ間に、時計の針はとんでもない時刻を指していることが多い。

 

しかし、考えてみれば、私たちは、時間で区切っていることも、けっこうある。

 

たとえば、取引先を訪問するとき、会議に出席するとき、出張に行くときには、時間で区切っているはずである。
だから取引先のアポや会議、出張に間に合うのである。

 

 

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(丸の内通勤風景)

 

 

 

『企業で働く 営業女子が輝く35のヒント』から抜粋
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書類整理術は、入れたら捨てる

■書類を一度に整理すると、すぐ元に戻る

 

書類というものは不思議なもので、それが机上に積み重なっているだけで疲れてしまう。
まず目で疲れてしまう。そして目に飛び込んだ紙の存在に、精神的にも疲れてしまうのである。

 

私は、身の回りの書類整理がうまい人に注目してみた。
私が目にした書類整理のうまい人には特徴があった。

 

それは、書類整理のうまい人は、フラットファイルを使用しているという事実だった。
フラットファイルは、みなさんにおなじみだと思うが、パンチで穴をあけた資料を差し込むファイルである。

 

そして、私は書類整理のうまい人たちが、なぜフラットファイルを使用しているかわかった。
それは、書類整理には、「とじ込む」という動作が必要だからである。

 

そこで、私は早速、フラットファイルに会議資料などをとじ込んだ。
これで、だいぶすっきりしたが、今度は次第にそのフラットファイル自体が膨れてしまうという問題が生じた。
こうなると、フラットファイルの中で資料を捜すことになる。

 

私は書類整理術の二つ目として、改めて、「捨てる」という動作もぜったいに必要であることを知った。
つまり、フラットファイルに書類を入れるときには、古い書類もかならず捨てなければならないことを知ったのである。
これが、「入れたら捨てる」という意味である。

 

しかし、この「入れたら捨てる」はやってみると、けっこう難しい。
それは、「捨てる」ときに、「どの書類を捨てようか」と迷い、それに時間をかけてしまうからである。
そんなことから、この「捨てる」という動作も次第に面倒くさくなってきて、「捨てる」という動作自体がなくなってきてしまう。

 

しかし、私は、そんなときにもコツがあることを知った。
書類をフラットファイルにとじ込む瞬間に、フラットファイルの中の書類をペラペラとめくって、「自分の目に飛び込んだ不要と思った書類だけ」を、その場で捨てるという方法である。

 

この「自分の目に入った」というところがポイントである。

 

 

 

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(Amazonなどでフラットファイルはいくらでも探せます。
上記は コクヨ フラットファイルV樹脂とじ具 A4縦 5色×2冊

 

 

 

『企業で働く 営業女子が輝く35のヒント』から抜粋
(第三章から)

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頑張れる期日より、できる期日を言う

■早い期日を言うのと、早く期日に答えられるかは違う

 

企業で働く営業職は、「期日」に追われている。

 

しかし、その期日は、取引先や上司などから聞かれ、自分で答えていることが多い。
そして、自分で設定した期日に追い込まれている……。

 

仕事に真面目に取り組んでいる人は、多くの場合、自分の頑張れる期日を言う。

 

それは、取引先や上司の期待に、なるべく応えたいと気持ちや熱意から生まれている。非常に素晴らしいことだと言える。

 

 

しかし、重要なことは、その期日を、どのように考え、どのように設定したかである。

 

つまり、依頼事項の難易度、作業内容や量、それに要する時間をどう考えたかである。

 

しかし、頑張れる期日を言う人は、いろいろな依頼に対して、ことごとく頑張れる期日を言う傾向がある。

 

そうすると、たえず自ら追い込まれる状況を作り出してしまう。

 

そして、その結果、依頼ごとすべてに対し、ことごとく期日を守れなくなってしまう。ここがこわい。

 

そのことにより、すべての人から信頼を失ってしまう。

 

 

しかし、できる期日を言うことは、けっこう勇気がいる。

 

それは、取引先や上司に、みなさんができる期日を言うと、たいていの場合、「そんなに時間がかかるのか」という目で見られ、一瞬沈黙の時間が流れるからである。

 

 

人からものを依頼された場合は、依頼事項の難易度、それに要する時間などを、瞬時に頭に思い描くことは重要である。

 

しかし、この瞬時に頭に描くということは、慣れないうちは、非常に難しい。

 

だが、私は、とにかく自分の頭の中でそうした作業なり計算を続ける意味は大きいと思っている。

 

それは、頑張れる期日とできる期日を峻別することにつながるばかりでなく、そうした作業を続ければ、だんだんと的確な期日も言えることができるようになるからである。

 

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『企業で働く 営業女子が輝く35のヒント』から抜粋
(第三章から)

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「輝く営業女子」は旅費精算なら、旅費精算をやる!

企業で働く 営業女子が輝く35のヒント 』 から抜粋

 

■時間に余裕ができたときに、ひとつの仕事を完結する

 

時間に余裕ができると、営業マンや営業ウーマンは「旅費精算でもやろうか」という気になる。

 

しかし、そんな気持ちで旅費精算をやると、旅費精算をやっている際に、思い出したかのように電話をしたり、他のことにも手を出してしまう。また、周囲の人とも談笑しながらやる。

 

その結果、結局、旅費精算は完了しないで、終業時間を迎え、「また、明日やろう」と思う。

 

これではダメである。
それは、明日は明日で、どんな仕事が舞い込んでくるかわからないからである。

 

そして、忙しくなると、そんな旅費精算などやる暇がなくなる。こうして、たかが旅費精算だが、どんどん繰り越されていく。

 

時間に余裕ができた場合の仕事の進め方にもコツがある。

 

それは、いまの例でいえば、「旅費清算でもやろうか」と思うのではなく、「旅費精算なら、旅費精算をやる!」と思うことである。

 

そして、旅費精算に没頭し、完結させることである。

 

時間に余裕があったときは、「なにか」を完結しておくことが、極めて重要になる。

 

この「なにか」は、なんでもいい。旅費精算でも、要回答でも、書類整理でも、あるいは、取引先に書類を届けることでもいい。

 

そして、この「なにか」は、そんなに欲張ることはない。

 

ひとつでもいい。
しかし、そのひとつは、完結することが重要である。

 

それは、そのひとつは、完結できなかった場合、いつか、かならず、やらなければならないからである。
そして、そのやらなければならない時間は、いまやっておかなければ、なかなか作ることができないからである。

 

時間に余裕ができたときの使い方の「差」が、営業マンや営業ウーマンの仕事の状況を決定づけているのである。

 

 

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「輝く営業女子」は忙しいときこそ、丁寧に仕事をする

企業で働く 営業女子が輝く35のヒント 』 から抜粋

 

■仕事を逆戻りさせないために、心を落ち着かせる

 

なぜ忙しいときに仕事は逆戻りするのだろうか?

 

それは忙しいから、手早く仕事を進めなければならないと気がせくからである。

 

そして、そんな気持ちが強いと、仕事は雑になる。
雑になるから、書類を書き直したり、計算し直したり、チェックし直したりする。すなわち、逆戻りする。

 

そして、逆戻りの時間はばかにならない。

 

つまり、手早く仕事を進めようとしたばかりに、かえって時間がかかってしまうのである。

 

私は、忙しいときの仕事の進め方は、自分のそのときの心の落ち着き具合と密接に関係があること思う。

 

自分の心が落ち着かず、はやる気持ちが強いと、仕事が雑になり、ミスを連発する。その結果、逆戻りする。

 

だから、自分のはやる気持ちを抑えることが、まず必要である。

 

私は、忙しいときは、オフィスを歩くときも、道を歩くときも、意識してゆっくり歩いた。
こうしてゆっくり歩くと、不思議なことに、これから作業に取りかかる仕事の道筋のようなものが見える。
また、これから挑む仕事も、そんなにたいしたことがないとも思える。

 

忙しいときこは、仕事が雑にならないように、一つずつ確かめるように、丁寧に仕事を進めることが重要である。

 

そのためには、仕事に取りかかる踏み出し、つまり最初の一歩が非常に大事である。

 

それは、はやる気持ちに負けて、最初の一歩を雑に踏み出すと、それ以降の作業はすべて雑になるからである。

 

しかし、この最初の踏み出しに成功したならば、それ以降の作業はかならず丁寧になる。

 

 

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「輝く営業女子」はメールでの依頼も箇条書き

企業で働く 営業女子が輝く35のヒント 』 から抜粋

 

■文章にすると、かならず行き違いが生まれる

 

なぜメールでの依頼も箇条書きにした方がいいのだろうか?

 

それは、みなさんもそうだが、メールは毎日多く来ることから、メールの中身など、じっくり読まないからである。

 

そんなことから、メールが文章になっているときも、よほどのことがない限り、一字一句、真剣に読むことはない。ざっと目を通すだけだと思う。

 

だから、依頼事項が文章の形になっていた場合、メールを読む方は、なんとなく理解しているに過ぎない。
ここに、行き違いが生まれる。

 

行き違いが生じた場合、メールを打った方は、(ちゃんとお願いしたのに……)と憤るが、痛いのはもう一度、依頼し直さなければならないことである。そして、先方がその依頼を果たすまで、また待たなければならない。

 

これでは仕事は、はかどらない。

 

この問題の解決方法は一つである。
それは、みなさんが、最初の依頼に行き違いが生じた場合、より具体的な形で再依頼をかけるところにヒントが隠されている。

 

その方法は、やはり社内文書と同様に、

(1)― (2)― (3)― と、箇条書きにすることである。

 

箇条書きにすることにより、依頼を受ける方は、頭にその箇条書きを刻む。そして、一つひとつ、抜けがないか確認しながら実行する。

 

これは、みなさんがスーパーなどに買い物に行くときによくやっていることである。
みなさんは、買い物に出かけるとき、よくメモに・― ・― と、買う物に漏れがないように書き出している。そして、メモを見ながら、チェックしている。

 

それとメールでの依頼は、同じである。

 

 

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「輝く営業女子」の社内報告は箇条書き

企業で働く 営業女子が輝く35のヒント 』 から抜粋

 

■文章にしようと思わずに、思いついたことを書く

 

文書作成が速い人と遅い人とは、極端な形で表れる。

 

文書作成の遅い人の特徴は、まず文書作成に入るまでに相当な時間を要する。
おそらく文書作成が苦手なので、なかなか書き出せないからだと思う。

 

次に、文書を書き出しても、考え込む時間が長い。
そして、あっちを消したりこっちを消したり、書き直す。

 

これでは、時間がかかるのが当たり前である。そのために残業するのも当然である。

 

それでは、どうしたらいいだろうか?
私の答えはシンプルである。いっそのこと、文章にしないことである。

 

それは、文書にするから、書き出しに迷うのであり、書き出しても、言い回しに迷ったり、主語と述語の位置などを考えてしまうからである。
また、文章にすると、ついつい余計なことまで書いてしまう。

 

私は、以下のように番号を付して、思いついたまま書くと、格段と文書作成のスピードが上がると思っている。

 

(1)先月の成果は〇〇

(2)新規見込み先3件(〇〇商事、△△物産、××機械)

(3)今週は〇〇商事を訪問予定

(4)3月12日先方に提出済み

 

みなさんが、もし、(1)、(2)のように区分けするのに抵抗感を持つならば、・― ・― ・― ・― と区分けしてもかまわない。

 

このような文書だと、読む方も、訳のわからない長ったらしい文章を読まなくて済む。
そして簡潔に整理されていることから、意外に思われるかもしれないが、パスしやすいのである。

 

もっと言えば、読む方は書き手の洗練された頭脳を感じるかもしれない。

 

そして、もう一つみなさんが考えなければならないことがある。
それは、社内報告の目的である。

 

社内報告文書は、社外に出す文書と違って、報告を受ける側がわかればいいのではないだろうか。
だから、言い回しなどにこだわる必要などまったくないことになる。また、きれいな文章を書こうなどと思う必要などない。

 

私は、そんなことに時間をかけるよりは、その時間を、営業活動に充てるか、また、取引先からの依頼に応える時間に充ててもらいたいと思っている。
あるいは、その時間を書類整理の時間に充ててもいいし、早く退社して、リフレッシュの時間に充ててもらいたいと思っている。

 

 

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