仕事はできる人に集中する

仕事はできる人に集中する

2018.06.17記事を更新しました。

 

サラリーマン社会には、誰が考えても真実と思える現象がある。
その一つが、「仕事はできる人に集中する」である。
考えてみれば当然のような気がするが、不思議なことは、仕事ができる人は仕事を多く抱えているにもかかわらず、新たな仕事が加わっても、また、こなしてしまうという真実である。

 

サラリーマン社会では、新たな仕事が組織に加わるとき、上司はそれが些細な仕事だったら、悩まず瞬間的に担当を決めてしまうが、重要な仕事だったときは誰に頼もうかと頭をひねる。
そんなとき、いの一番に考えることは、部下の仕事の立て込み状況だ。
「あいつに頼みたいが、ちょっと手一杯だな」「あいつは、まだまだ余裕があるが、ちょっと……」といった具合に悩む。
考え悩んだ挙句に、結局、仕事ができるA君を呼び、「ちょっと、この仕事やってもらえないか」と頼む。
仕事のできるA君は、いまの仕事で手一杯のはずなのだが、「わかりました」と即答する。
これが、仕事ぶりがいまひとつと思っている人だと、「いま、課長の指示でこの仕事をやっているんですよ。もう私は手一杯です」と口を尖らせたり、いろいろな理屈をこねたりする。まったくもって不思議な現象だ。

 

なおも不思議なことは、一日の労働時間は等しく平等なはずなのに、なぜ、A君は新たな仕事までこなし、仕事ぶりがいまひとつと言われている人は、手一杯のまま、新たな仕事を受けいれる余裕がないのであろうか?
このことを生産性の問題と一言で片づけることは簡単だが、それでは、なぜ生産性にそんな大きな差がつくのであろうか。
ここでまた、能力の差と言ってしまえば、たしかにそうだが、なぜ、そんなに大きな差がつくのであろうか。

 

そうすると、集中力の差と言う人がいるかもしれない。
けっこうあたっているような気がする。職場の仲間と雑談したり、電話をかけ合ったりしてダラダラと一日を使い果たす人と、業務に集中している人とが存在していることは間違いない。
たしかに、サラリーマン社会には、仕事の中断が少なく、仕事に没頭している人がいる。顔つきも違う。
こう言う人は、たいがい仕事ができる人だ。また、多くの仕事を抱える人でもある。
もしかしたら、多くの仕事を抱えるゆえに、仲間と雑談したり、電話をかけ合っている暇がないのかもしれない。
だから、また新たな仕事が加わっても、さらに仕事への集中力を高めてやってしまうということではないだろうか。
これが、この問題の解答の1番目である。
もちろん、新たな仕事をまたやってしまう人には、上司や会社の期待に応えたいという思いも背景として存在している。
そのために、仕事を家に持ち帰ったり、土日出勤する人もいるはずだ。
しかし、それでも新たな仕事を限られた時間の中でこなせるということは、集中力にさらに磨きをかけているはずだ。

 

さて、ここからが本題であるが、私には、解答2があるような気がしてならない。
この答えも集中力と言ってしまえば、そうかもしれないが、仕事ができ、新たな仕事をまたこなしてしまう人には、一つ一つの仕事の「完結力」があるような気がしてならない。
一つの仕事、あるいは一つの仕事を構成するパーツパーツの完結力が高いのではないだろうか。
完結力が高いということは、仕事の後戻りがない。この意味はものすごく大きい。
仕事が停滞するときは、かならず行ったり来たりして、なかなか一つの仕事を完結できないときだ。
みなさんも、レポートを仕上げている最中に電話が鳴り、ちょっとその電話対応で席を離して、またレポート作成に取りかかった場合、かなり仕事が後戻りしていることを経験しているはずだ。レポートの前を読み返して、取りかからなくてはならない。文字をたたくスピードもなかなか元に戻らない。

 

完結力が高いということは、次の仕事や課題に進めるということである。精神的な区切りもつけられる。
完結力は次の仕事に進む重要なファクターなのだ。
こんなことを考えてみると、仕事ができる人は、一つ一つの仕事の完結を図りたいから、仕事に集中するのではないかと思えてくる。
集中しなければ完結できないからである。
仕事ができ、また新たな仕事をこなしてしまう人は、集中力そして完結力を持っているのではないかと考える。
この点を、拙著『サラリーマンの本質』の大きなテーマの一つとしている。
(下記を参照いただきたい)

 

 

 

 

(参考) 『サラリーマンの本質』で一番人気が高かった言葉に「手離れ」という言葉がある。
第一議題「『ピンチのあとにピンチが来る』組織の考察」 3.「手離れ」を早くという項目で使った言葉だ。
ここでは、1つ1つの仕事の完結力を「手離れ」という言葉で表現している。「ピンチのあとにピンチが来る」組織や人の特徴は、この「手離れ」が遅いこと、すなわちここでいう完結力が不足していることを述べている。

 

 

 

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追い込む動作

「追い込まれる動作」「追い込まれない動作」というものを書いた。そこには必然的に「追い込む」主体が存在している。
今回は、その「追い込む動作」というものを考えていきたい。
ここでの着眼点は、「追い込まれる」側は、必ず、「追い込む」側から、督促や確認を受けているということである。
逆に言えば、督促や確認を受けているから、「追い込まれる」という状況になる。
我々は、どうやら、「追い込む」側の研究もしなければならない。そして、どうしたら自分に有利に仕事を展開できるかということも考えなければならない。
それが、今回のテーマである。 「追い込む」という言葉はあまりいい言葉ではないが、仕事ができるという人は、みな実行していることである。

 

それは、皆さんも薄々感じていることだと思うが、朝の時間帯の活用にある。
サラリーマンの朝は、勝負の時でもある。一斉に社内外から電話が鳴る時でもある。
それは、よくよく考えてみれば、当たり前のことかもしれない。みな、頭が冴えている朝に、「あれはどうなったのか」「あのことを確認しておこう」という気持ちになるからだ。また、前の晩、自宅に帰り、ふと、「そういえば、あのことは、どうなっているのか」と思い、忘れないうちに電話をかけるということもよくあるからだ。
しかし、よく職場を見渡してもらいたい。
電話を一方的に受ける人と、電話をかける人との両者が存在していることを。
みなさんも経験があることと思うが、こんな電話対応を実施しているうちに、あっという間に午前中が終わってしまう。そして時計の針を見て、「もう11時半だ。食事に行って、午後からの仕事に取り組もう」と考え、モヤモヤ感を持って、仲間と連れ立って食事に出かけるのだ。

 

一方、電話をかけまくった人は、午前中にあらかた確認を終え、充実した気持ちになっている。
そして、午後の時間を、自分の仕事に専念しようと考えている。
この差は、あまりにも大きいのではないだろうか。ここには、攻撃に回った側と防御に回った側との大きな差がある。また、自分に有利に展開した側とそうでない側との大きな差がある。
そして重要なことは、サラリーマンの1日は、この午前中の早い時間で戦いの決着がついてしまうということである。この差が、毎日毎日続いたとしたならば、途方もない大きな蓄積の差となっていく。

 

「そんな話簡単じゃないか。自分も明日から、朝、電話をかけまくって、自分に有利に展開する」と言う人がいるかもしれないが、そういう気持ちを持つことは非常に大切だが、現実には、意外とできないのではないだろうか。
それは、朝を試運転として慣らしている人と、朝を勝負の時と考える人との歴然とした蓄積の差があるからだ。
何が違うのであろうか。
ここを解明することは非常に難しいことだが、朝、職場に立つ時の、「目的」の差にあるのではないだろうか。
「今日、これだけは解決してやる」「今日は、こういうことをやる」という「目的」を持っていることが、「そうだ、そうだ、あの件は聞いたままだったな」とか、「あの件が片付かないと、これは進まないな」ということにつながり、電話確認という動作になるのではないだろうか。
また、「目的」を持ってデスクに座った時に、そのことを思い出すのではないだろうか。
この「目的」がないと、「自分から電話をかければいいんだろ」という気持ちになっても、そうはいかないということを示しているのではないだろうか。
もちろん、それ以上に、大きな「目的」を持っている人もいる。「オレはこの職場で一番と呼ばれたい」「いい評価を受けたい」「出世したい」という「目的」が、朝、その人を動かす場合もある。

 

さて、この朝の時間の使い方は、みなさんもビジネス書を読んで感じているかもしれないが、多くの書でも言われていることでもある。
このHPで紹介した『営業の神様』ジョー・ジラードの朝の身構え、確認、集中というものはすごいものがある。また、『ワン・シング』でも目標に向かう際の、朝の時間の重要性が記述されている。
そう、我々は、それは、わかっているのだ。わかっているけれど、なかなかできない範疇に属する。

 

私は、ジョー・ジラードのようなスーパーマンにはならないまでも、この朝の、「目的意識」というものを、まず持つことが先決だと思っている。
そこから、自然と朝の時間帯の活用が変わるはずだ。
人は、人から言われたことからでは、なかなか変われない。自分が感じ取らないとなかなか変われない。そして、自分が自然に感じたことから変わっていく。この自然に感じるということが必要であると思っている。拙著『サラリーマンの本質』も、「ああしろ」「こうしろ」とは決して言っていないつもりである。コンセプトは、「本当はこういうことではないのか」「こんなことではないのか」と気づいてもらうことに主眼を置いている。

 

本題に戻ろう。
なんでもいいから、1日の仕事の「目的」を決める。その「目的」は、1つでも全然構わない。そして、その遂行を考えてみる。
この遂行をイメージするということが重要である。
すると、遂行をイメージすると、何かしらの確認事項が出てくるのではないだろうか。
これを朝、確認するということからスタートすることが出発点として現実的な気がする。
これは、課題を前に前に進めている状態にほかならない。この前に前に進めている状態を感じる自分の気持ちというものが非常に重要である。
社内に対しては、「先日、頼んだ仕事、できている? え、まだ? 今週の水曜日までには仕上げげくれよ」と言って、電話を切る。
社外に対しては、「先日、お持ちした書類でご不明点はなかったですか。ご不明点がございましたら、いつでも言ってください」と先制攻撃をかける。
なにか、それだけでも、気持ちが清々しくなってくる。そう、前に前に、先に先に進めているからだ。
そのうち、もっともっと先のことまでも、確認し出すに違いない。
社内には、「9月に予定されている会議だが、日程決まっている?9月15日がいいな」と電話をかける。社外には、「10月にお客さまのご契約は満期を迎えますが、事前に更新のご説明にお伺いしましょうか」と電話をかける。
思考が前に前に、向かっているから、心の余裕も生まれてくる。そして先に先にと向かっているから、どんどん仕事がはかどっていく。
そして重要なことは、これこそが、自分に有利に展開しているということなのである。
また、「目的」を持つことが、メッセージ発信につながっていることを頭に入れてもらいたい。
まずは、1日、1つの「目的」を持つことから出発してもらいたい。

 

 

(参考)人は、人から言われたことからでは変われない。自分が、感じ取ったことから変わる。
『サラリーマンの本質』は、「ああしろ」「こうしろ」ではなく、感じ取っていただくことを目的にしている。

 

 

 

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追い込まれない動作

先日、「追い込まれる動作」を書いたが、今回は逆に、「追い込まれない動作」というものを説明したい。
ぜひ実行してもらいたい重要な動作がある。この動作を実行すれば、あなたは追い込まれることはない。
実は、ここでの話は、私の経験からの話である。前もってことわっておくと、これは私の自慢話でもなんでもない。私自身が追い込まれ、その状態をどうやって脱出したかという話である。 辛抱して聞いてもらいたい。

 

私は、入社2年目で営業の最前線に出た。私自身も不安であったが、それ以上に不安であったのは、私が担当することになった得意先であった。
私はひと通りの引継ぎを受けたあと、いよいよ一人で得意先を回ることになった。
そこで遭遇したのは、私が入社2年目であることを知った得意先の不安の顔だった。
得意先を回ると、私の到着を待ちわびていたかのように、様々な質問や問い合わせが私に浴びせられた。
その質問のいくつかには、研修で学んだ知識で答えられたが、ほとんどは、やはり、その場で答えられないものだった。
私は、「社に戻り、調べてご返答いたします」とお決まりの言葉を使い、得意先を辞した。
ところがである。社に戻り、得意先から受けた質問を先輩たちに聞こうと思っても、先輩たちは忙しく働いており取りつく島がない。とても声をかけれる雰囲気にないのである。私は、先輩たちの仕事の区切りがつく瞬間をただただ待ち続けた。遅くまで会社に残り待ち続けた。
やっと、先輩たちの区切りがついたのを見て、得意先から受けた質問をすると、「もう遅いし、そんなことより飲みに行こうぜ」と言われることもしばしばあった。そして私は質問した手前、飲みに付き合うのだった。
こんなことが毎日続くと、さすがに疲れたというよりは、得意先からの質問にまだ答えられていないことが頭に残り、精神的な負担が重なっていった。
もちろん、得意先からの催促の電話があることは言うまでもない。毎日毎日が焦りの日々であった。そう、私は追い込まれていたのだ。

 

そんな中で、私は苦肉の策を考え出した。
それは、「どうせ会社に戻っても、先輩たちにろくろく聞くことができない。それならば、いっそ得意先から、本社の管轄部署に電話をしたらどうであろうか」と。
しかし、この決断はなかなか勇気がいるものだった。管轄部署の人から、「え?そんなことで電話してきたんですか」「そんなことは、支店の人に聞いてくださいよ」と言われやしないかと思ったからだ。私が答えられない質問は、ほとんどが基本的なものだったし、やはり本社の管轄部署というのは、聞くにはハードルが高かったのである。
また、支店に戻ったら戻ったで、私が本社に電話をしたことが何かの拍子でわかって、先輩たちから、「お前、そんなことで本社に電話するなよな。恥ずかしい」と言われやしないかと恐れた。

 

しかし、私は、この策を実行するしかなかった。迷いに迷った上で実行した。そこまで追い込まれていたからだ。
得意先から質問を受ける。
私は、「ちょっと、待ってください。いま、電話で本社に問い合わせしますから」と答える。
ここで驚いたのは得意先の方である。「え?いいよ、いいよ。そんなことしなくても。そんなに急ぐんじゃないんだから」と多くの人が言った。
しかし、私は、ここで本社に電話をしなければ、回答が絶対に遅れるということ、追い込まれることがわかっていただけに実行した。
「○○支店の△△と申します。ちょっと教えていただけないでしょうか」と電話をする。
確かに、本社の人の何割かは、「え?」という反応があったが、多くは、教えてくれた。
その中でわかったことだが、本社の人も即答できないケースも相当あったことだ。
私は思ったのである。本社の人が即答できないものを支店に持ち帰って聞いても、いたずらに回答を引き延ばすだけだったんだなと。

 

さて、ここで重要なのは得意先の顔である。
得意先自身が、なにかおどおどしている。得意先は、営業担当を通じていろいろ回答を聞くものだと思ってはいるものの、その舞台裏をいきなり見せつけられたという感じだった。
そして、必ず電話器の横で、「△△さん、いいよ、いいよ、そこまでで。」と、手を大きく横に振りながら言うのである。
私は、この方法で、追い込まれることから脱出した。当然のことながら、支店に戻っても、返答のために調べるという作業が激変した。精神的にも解放されたのである。会社を辞めようとまで思い込んでいた状態から脱出したのである。

 

話が長くなったが、私の体験から言いたいことは1つのみ。
質問や要望や問い合わせを受けたときは、出来うる限りその場で処理するということである。
確かにその場で処理できないこともある。その場で完結できないこともある。それでも、人は、こうした処理をしている動作を見て安心するのである。 ここが重要である。
今から考えると、入社2年目の私を迎えた得意先の不安の顔は、「この人、ちゃんと処理してくれるんだろうか」という不安の顔であった。
すなわち、質問や要望をしたはいいが、その先は依頼主にはまったく見えない。このまったく見えない進捗状況に対する不安がつきまとわった顔だった。

 

ここからが、問題の核心である。
依頼主は、質問や要望をしたが、その先の進捗状況がわからないから、督促の電話をするのではないだろうか。クレームをつけるのではないだろうか。
それならば、いっそ、「見える化」すれば、督促の電話やクレームが止まるということではないだろうか。
自分が見ているもの、知っているものに、督促やクレームなどつけるはずがないからである。
すなわち、相手に進捗状況を知ってもらえば、「見える化」すれば、追い込まれることはないということになる。

 

追い込まれるということは、追い込む相手がいるということだ。
そして、追い込む人から見れば、自分が見えないものに対する不安から、追い込むのではないだろうか。
それならば、処理している状況、対応している状況を見てもらえば、知ってもらえば追い込まれないということになる。
ぜひ、私が苦労した経験を参考にしてもらいたいと思っている。

 

 

 

 

(参考)拙著『サラリーマンの本質』の全体像は、「追い込まれている人」の対処法を記述したと言っても過言ではない。
「追い込まれている人」はどのようにして、追い込まれないようになるかを具体的に記述したつもりである。
詳細は、第一議題「『ピンチのあとにピンチが来る』組織の考察、第二議題「現場への指導は三つのみ」を参考にしていただきたい。

 

 

 

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追い込まれる動作

サラリーマン社会には必ず、「追い込まれる」人が存在する。
そしてそこには見事なまでに共通点が存在する。
たった一つの動作ではあるが、この動作があるために、追い込まれる。
逆に言えば、この動作さえなくなれば、追い込まれることはほとんどなくなる。

 

さて、その動作とはなんなんだろうか。
それは、「自分で期限を区切っておきながら、その通りに実行できない」という動作である。
お客さまや、得意先から問い合わせを受けた場合、追い込まれる人は、必ずこう答えるはずだ。
「わかりました。今週中にやってお届けします」と。
基本的には、社内からの依頼も、この調子で受ける。
そして、この自分で区切った期限には間に合わず、お客さまや得意先、社内から督促を受け、さらに追い込まれることになるのである。
もちろん、この時点で信頼を大きく失なっていることは間違いない。
そして、土曜日に出勤して、なんとか作り上げ、翌週の月曜日にお客さまに依頼物を届けるのである。
お客は依頼物を受け取るが、その顔には不満の色が漂っている。不信の色が漂っている。

 

しかし、ものごと不思議なもので、お客さまや得意先、あるいは社内から依頼を受けた場合、こう答える人がいる。
「わかりました。ちょっとお時間を頂戴できないでしょうか。来週の水曜日までにお届けします」
そして、この人は、月曜日の午後までに依頼物を仕上げ、お客さまに電話するのである。
「ご依頼の件、できております。本日お届けすることも可能ですが、ご都合はいかがですか」と。
水曜日、ひょっとすると火曜日に依頼物をもらえると思っていたお客は驚き、
「もうできたんですか。ありがとうございます。それでは早速拝見させていただきます」と答える。
依頼物をもらったお客の顔には、満足と信頼感が漂うのである。

 

この2つの例は、お客の手元に依頼物が届いた日ということでは、ともに翌週の月曜日であり、まったく同じなのである。
ところが、お客の判断に劇的な差が生じていることがミソである。
もちろん、お客に対し一刻も早く依頼物を届けるということが論点であることは承知している。
しかし、自分で期限を設定した以上、その期限を守るということも論点であることも確かだ。
そして、問題は、その期限の設定の仕方なのである。
すぐにお届けできるものは、さっさとお届けすればよいが、作業に時間を要するものは考えた方がいい。
自分を相当に追い込むとこれくらいまでにできる。安全を考えるとこのくらいだ。突発的な案件も出るかもしれない。
そう考えて返答すべきなのである。

 

「追い込まれる人」の特徴は、自分を相当に追い込むとこのくらいでできる。それならば、そう答えておこうと考える。
しかし、この問題は、実は、お客に「どう待っていただくか」ということが論点なのである。

 

こう考えてみると、ビジネスというものは、反対給付をもらうために絶えず待っているということがよくわかる。
我々は、日常生活の上では、客という立場であることが圧倒的に多い。
そして、反対給付をもらう際には、必ず「待っている」のである。
病院での診療待ち、会計待ち、理髪店での順番待ち、レストラン、またピザや宅配ずし………。電車を待つということも待っている状態である。
そして、我々自身もよく言っているではないか。
例えば、宅配のピザ店に、「『30分で、お届けできる』とあなた言ったでしょ。もう45分も待っているんですよ」、あるいは、病院の診療待ちでも、「もう1時間も待っているんですが、まだですか」と席を立って受付に聞く人も多い。
我々は、みな、あらかじめ待つ時間というものを想定し、その思惑が外れると動き出すのである。

 

さて、本題に戻ろう。
私の言葉であるが、私は、「プラス2ルール」をおすすめしたい。
本題で言えば、このくらいでできそうだなと思った場合でも、ブラス2を足すということである。
金曜日にできると思えば、火曜日、月曜日にできると思えば水曜日というように、出来ると思う日に2日足して先方に答える。
そんなのせこいじゃないかと言う人もいるかもしれないが、実際に作業をしてみて、修正を重ねたりしているうちにそのくらいの日数がかかることはよくあることである。
また、その間、自分の体調が思わしくないという事態もある。家庭の用事ということもある。もちろん、突発的な事態も発生する。
全て込み込みで考えて、出来ると思われる日にプラス2を足すのである。
ちなみに、私は社内回答もそうしていた。

 

ビジネスの原点は、「どう待っていただくか」である。
あらかじめ、納品日、提出日を言っておくことは、「待っている相手方」に準備を与える。
相手は、その準備に基づいてスケジュール、思惑を立てるのである。
そして、この準備、思惑にしっかり応えることがビジネスの原点である。

 

自分を追い込むことは、それはそれで感心するが、忘れてはならないことは、待っているお客の思惑、スケジュール、予定である。
この原点をじっくり考えて返答することができるならば、「追い込まれる」ことはない。
是非、考えてもらいたい。

 

 

(参考) 『サラリーマンの本質』では、第一議題「ピンチのあとにピンチが来る」組織の考察 3 「手離れ」を早く
で、この「待っているお客」というものを詳細に記載している。
是非、参考にしてください。

 

 

 

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人からものを頼まれたらまず自分の態勢を整える

人からものを頼まれたら、まず自分の態勢を整えることを覚えておいた方がいい。
上司から、あるいは他の部署の人から、「これをやってくれ」「これをお願いしたい」と頼まれる。
電話一本で済むような簡単なものは、すぐその場でやる必要があるが、ちょっとした調査、レポートが必要な場合、行動が必要な場合は、「はいわかりました」とばかりにすぐに頼まれたことを実行しない方がいい。
じっと、自分の状況を見回す必要がある。自分自身のやるべきことはどうなっているのか見つめる必要がある。
なぜだろう?人からモノを依頼されたときは、自分の「課題」「やるべきこと」が1つ増えることを意味している。
この「課題」「やるべきこと」が増えたという認識を持つことは重要である。

 

サラリーマンの重要なテーマに仕事の進め方がある。
仕事の進め方が悪いと、成果も出ないし、人からの信頼もなくなる。また人からの評価も悪くなる。また、残業も増え、頭も混乱し、悩みの大きな要因に発展していく。
私はここに着目した。サラリーマンの悩みを水際で防ぐには、まず仕事のやり方、進め方を改善する必要があると考えた。
そこで、『サラリーマンの本質』では、冒頭の第一議題に「『ピンチのあとにピンチが来る』組織の考察」を記載したのである。
この第一議題の1.「『問題並列解決型』とモグラたたき」を是非、参照願いたい。

 

そう、サラリーマンの仕事というものは、ゲームセンターで見かける「モグラたたき」そのものなのだ。
このモグラを、自分自身あるいは組織の「課題」「やるべきこと」に置き換えてもらいたい。
サラリーマンが苦境に陥る状態というものは等しく、この「課題」「やるべきこと」の数が多く、しかも並列に並んでいることを『サラリーマンの本質』で示している。

 

こう考えてみると、人からものを頼まれたということは、まさしくこのモグラ=「課題」「やるべきこと」が1つ増えたことを意味している。
この認識が必要なのである。
重要なことは、モグラ=「課題」「やるべきこと」の絶対数のカウントである。
そうすると、人から頼まれたものが重要であればあるほど、まず、自分自身の「課題」「やるべきこと」の絶対数を減らしておかなければならないということを示している。
そう、私が、人からものを頼まれたらまず自分の態勢を整えろと言っている意味である。

 

この自分の「課題」「やるべきこと」の絶対数を減らすやり方についても、『サラリーマンの本質』で記載している。
こうした場合は、まず、簡単なものから手をつけ、絶対数を圧縮するのだ。身軽になるのだ。精神的にも楽になるはずだ。
そして、絶対数を減らした上で、より重要な課題、人から頼まれた課題に向かうのだ。

 

昔から、「安請け合い」という言葉があるではないか。
この「安請け合い」という言葉は、「軽々しく引き受ける」ことを意味しているが、引き受けたはいいが、一向に依頼主の意に沿わない状態も言っているのではないだろうか。引き受けてくれたものの実行の気配すらない、とても真剣にやっているとは思われない。こんな意味が込めれれているのではないかと思う。
もちろん、性格的に何でもかんでも、いともたやすく物事を引き受けるという人もいる。しかし真面目な人が多い日本のサラリーマン社会の「安請け合い」は引き受けたものの、自分のやるべきことと重なり収拾がつかなくなり、できないでいるといった状態が非常に多いのではないだろうか。
だから、まず、自分の態勢を整えることが必要なのである。

 

私のブログを読んでいただいている人の中には、「あれ?」と思う人がきっといると思う。
私のブログの1つに、「人は頼んだことへの早さで信頼度を決めている」がある。大変な人気となったブログである。
「あれ、頼まれたら早さではないの?」と思う人がいると思う。
この点についても触れておくが、確かに早さなのである。『サラリーマンの本質』の言葉で言えば、「取りかかりの早さ」なのである。
ただ、ここでじっくりと考えてもらいたい。
自分自身の課題の収拾をつけれない人が、仮に頼まれたことに早く取りかかったとしても、どうして依頼主が満足する内容のものに仕上げることができるであろうか。
もっと言うならば、仮に取りかかりが早かったとしても、結局は続かない。ペースダウンあるいは挫折は目に見えているのである。
結局は、信頼を失うのである。
これも昔から言うではないか。「自分の頭の上の蠅も追えないくせに」と。
まさに、自分の「課題」「やるべきこと」を整理しないで、その絶対数を減らさないで、人からの依頼に着手する状態はこの言葉を指している。

 

人からものを頼まれたら、まず自分の態勢を整える!これがサラリーマンの鉄則であり、コツである。
よく考えてもらいたい。

 

 

 

 

◆新百合ヶ丘総合研究所の「人と違った存在になる」本のシリーズ

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サラリーマンの本質

 

 

 

【保存版】悔しさをバネに

『サラリーマンの本質』は現場で一生懸命頑張っている人を対象にしている。
現場で一生懸命頑張っている人にエールを送ることを目的にしている。
その現場で一生懸命頑張っている人が、「悔しい」と思うときがある。
それは、こんなに一生懸命頑張っているのに、軽んじられたと思うときだ。

 

「目線を共有しないで冷ややかに部下を見る人」に代表されるような上司から冷たい言葉を言われたとき、
あるいは、人事異動の際、人の昇格を目の当たりにするときなど、そんな気持ちになる。

 

しかし、そんなときでも、サラリーマンは、この「悔しさ」を胸の内にしまい込む。
それだからそこ、サラリーマンは辛いのだ。
逆に言うと、それだからこそ、『サラリーマンの本質』はエールを送りたいのだ。
ここは、この悔しさをバネに、「倍返し」の気持ちで反撃してもらいたい。
そんなときに、このブログと『サラリーマンの本質』をあなたの心の隅において、反撃に転じてもらいたい。
ちらちらと、時々、思い返してもらいたい。
今日は、その反撃方法を話していく。
じっくりと聞いてもらいたい。

 

つらいけれど、なぜ自分は、軽んじられているのだろうかという分析からスタートしてもらいたい。
この作業がどんなに辛いかは、私も十分に承知している。
しかし、サラリーマンには自分の分析が必要なのである。
私は、『サラリーマンの本質』の中で、本意ではないがあえて自己評価できない集団「Cグループ」という記述をした。
逆に言うと、サラリーマンは、自己評価がしっかりできると、そこから飛躍できるということだ。
ここは、辛抱して聞いてもらいたい。

 

その原因は、仕事の進め方にある。
この仕事の進め方の焦点は2つのみである!
1つは、スピード。2つ目は、「要は何か」という要約である。
『サラリーマンの本質』も、詰まるところ、この2つを具備してもらいたいと色々な例を出して説明している。
個々のポイント、ポイント、原因と対策、やり方等はあるのだが、それは、じっくり『サラリーマンの本質』を読んでも
らうことにして、 ここでは頭を整理する意味で、2つのみと考えてもらいたい。
世の本が何十項目にわたって、「ああしなさい」「こうしなさい」と言っても、無視して構わない。
そんなことできるわけがないし、何が焦点なのかもさっぱりわからなくなる。
その結果、何も変わらないということになるのが関の山である。

 

この2つを具備することから、あなたは反撃に転じる。

 

1つ目のスピード

他人が人を評価する場面は、人にものを依頼した時である。

とにかく、人から(もちろん上司はその中心)ものを依頼されたら、乱暴な表現にはなるが、
何でもかんでも、早くやってもらいたい。
理屈はいらない。何でもかんでも早くやる。それだけである。
内容なんて、ずっとあとの話だ。 とにかく、何でもかんでも、ガムシャラに早くやる。

 

その中心は、『サラリーマンの本質』に記載している「取りかかり」を早く!である。
とにかく、何でもかんでも、すぐに取りかかる。

 

こうしたスピードと取りかかりは、上司を中心とする他人からどう見られるのであろうか。

 

言うまでもなく、「できる人」に見られる。
なぜか。
当たり前である。すぐに行動に移すということは、一定の理解力がないとできないからだ。
理解力=すなわち頭脳を彷彿させる。
また、ここが大きいのだが、実行力というものに二重丸がつく。
私は、サラリーマン時代に、よく評価をつけるときに、会社から言われてきた。
それは、「人を評価するときは、その人の保有能力よりも実行力を見ろ。保有能力が高くてもそれが発現
していないときは評価してはいけない。重要なことは、実行したか否か」であると。

 

また、数いる職員の中で、あたなが人よりスピードがあるということはどのようにに受け止められるか。
依頼といっても、それは職制を基になされているのだから、実は、命令なのである。
この命令にいち早く取り組むということは、ロイヤリティーの高い人物に映る。
組織への参画、協調、すべてに○がついていくことを示している。

 

あなたが、このスピードという武器を身につけたときの上司の顔を思い浮かべてもらいたい。
あなたの顔をまじまじと見つめるだろう。
「こいつ、こういうやつだったのか」
あなたへの依頼と相談が増えていくこと間違いなし。そう、あなたは信頼されているのだ。

 

2つ目。「要は何か」という要約

上司への報告、会議でのあなたの発言。
自分でも何を言っているのかわからなくなり、しどろもどろする。
上司もいらいらしていく。
心配はいらない!誰だってそうなのだ。
言っている内容は、そんなに大差があるものではない。
しかし、なぜか、会議の場で受ける人間がいる。
その人は、「要は何か」を言うことが得意な人である。
たかが、それだけのことである。

 

しかし、たかがそれだけのことではあるが、ここで他人の評価が加わる。
「あいつはできる」「あいつは切れる」

 

ここは努力が必要だ。
会議の前や、上司への報告の前に、あなたが言おうということを何回も、自分の心の中で復唱してもらいたい。
復唱を続ければ続けるほど、ほとんど本題からはずれた余計な修飾語であることに気づく。
と同時に、「要は何なのか」ということに気づいていくはずである。

とにかく、ここは、復唱、復唱の連続あるのみ。
そして、復唱の結果、要約できたなら、上司へ報告してもらいたい。

 

たった、これだけである。
頭の切れなど関係ない。そんなものは、この「復唱作戦」を展開していれば、人が勝手にそう思ってくれる。

 

さて、ここで重要なこと示しておきたい。
この頭の中でしどろもどろになっている状態は、あなたの書く文章にも表れていないだろうか。
要は同じなのである。当たり前である。
発言と文章。どれも頭にあることの発現形態なのだから。

 

とっておきの方法を伝授したい。
『サラリーマンの本質』で「文章は素早く書く」という見出しをつけ、文章の書き方を記載した。
まず、文章の書き方から頭を整理することを学ぶ方法だ。

 

頭が整理できていないで書く文章は、必ず長文の折り返し文となる。
それを改めることから出発するのだ。
・    ・    ・   と区分けして書く。
これができるようになれば、 (1)    (2)    (3)    と区分けして書く。

 

どうだろう?簡潔な表現になっているのではないだろうか。
このことが頭の整理である。
すなわち、「要は何か」の練習である。
この文章スタイルを身に付けさえすれば、自然とあなたは、自分の発言も「要は何か」に移っていく。
是非、試してもらいたい。

 

こんなあなたの変貌に上司はどういう顔をするだろうか。思わずゾクゾクしてくる。
マジマジとあなたの顔を見つめるだろう。
「もしかすると、このオレより、できるのではないか。用心してかかろう」と。

 

たった2つのことの実行から、あなたは反撃に転じていく。
悔しさをバネに反撃に転じていく。
飛躍、栄光への道を歩んでいく。
想像しただけでも、胸が踊る。
是非、頑張ってもらいたい。上司を見返してもらいたい。倍返ししてもらいたい。

 

『サラリーマンの本質は、あなたを応援している。
あなたの拠り所の一つにして、頑張ってもらいたい。

 

 

 

 

◆新百合ヶ丘総合研究所の「こっそり差をつけたい」人のための本」

 

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サラリーマンの本質

 

 

 

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人は頼んだことへの早さで信頼度を決めている(1)

私たちは、「信頼」というと、何か内容的なものをイメージする。
「あの人の仕事ぶりは間違いない。シッカリしている」「あの人に任せておけば安心だ。シッカリやってくれる」
「あの人はいい加減なことはしない。こちらが頼んだことを真剣にやってくれるはずだ」………。
ざっと、こんな感じで人への信頼をイメージする。

 

しかし、この「内容」的なものは、ずっとあとの話だ。 その前に大きな「信頼への入口」がある。
それは、「早くやってくれる」という動作である。
この一点で、ほとんど「信頼度」が決まっているというのが、私の長年のサラリーマン生活からの意見である。

 

ここでは、ちょっと、会社のことを離れて私生活での依頼というものを考えてみたい。
まず、会社以外でも私たちは、どんな依頼をしているのかということを考えてみる必要がある。
地域活動や親睦団体で、役割や電話連絡等の分担。同窓会での連絡の分担。ちょっとした人への頼みごと………。
家庭でも、結構ある。
「お父さん、会社の帰りに、あれを買ってきてください」「学校へ連絡しておいて」「役所に届出を出して」
「犬の世話をしておいて」「あれを直しておいて」「ちょっと整理しておいて」「あれを捨てて」
「あの書類を出しておいて」 「連絡しておいてください」………。

 

その時に思うことはないだろうか。
すぐにやってくれると有難いと思い、なかなかやってくれないと「あてにできないな」と考えることは。

 

サラリーマン生活でもまったく同じなのである。
すぐにやってくれる人をあてにし、すぐにやってくれない人をあてにする対象からはずす。
この「あてにする」ということが「信頼」の始まりなのである。
そして、実は、私たちは、この「すぐにやってくれる」という部分で、ほとんど人への信頼度を決めているのである。
このことは、あなたが会社の人を頭に描くときに、容易に想像できることと思う。

 

繰り返し言うと、内容的なものはずっとあとの話なのである。
ここを骨の髄まで理解する必要がある。

 

『サラリーマンの本質』でも、この「すぐにやる」ということに大きな焦点を当てている。
本中に2つの例を挙げている。
1つは、上司からの「○○さんへ電話をしておいてくれ」という指示を受けた場合と
2つ目は、お客さまや得意先から質問や要望を受けたケースである。
サラリーマン生活でこのよう指示や依頼は本当に多い。
ところがである!
これが、結構できていないのである。
そして、ここからトラブルが始まるのである。
『サラリーマンの本質』では、「手離れ」を早くという項目でその対処法を説明している。
(余談だが、この「手離れ」という言葉は、結構、読者の皆さまからウケて、広がりつつあります)

 

そう、サラリーマン社会でのトラブルは、「人を待たしている」ということから生じることが本当に多いのである。
あなたが管理職だったら、今までに起きたトラブルを思い浮かべてもらいたい。
そのほとんどが、すぐにやらなかったこと、遅かったこと、人を待たせておいたことではないだろうか。

 

上記のとおり、「信頼」は、まず、「あてにすることができる」という入口から始まる。
この部分がないと、先には絶対に進まない。
そして、「あてにすることができる」の大部分を占めるのが、「早くやってくれる」ということである。

 

ここを意外に勘違いし、飽くまでも内容にこだわり、シッカリしたものを仕上げてから、依頼主(上司など)
に報告しようとする人がいる。
違うのである!
その前に、勝負あったの状態になるのである。
このことは考えてみればわかることである。
依頼主(上司など)は、仮にあなたがシッカリ取り組んで依頼をこなしていたとしても、この状態を、どうしてわかるの
だろうか。
そんなことは、わからないのである。
多くは、回答を早く欲しいのである。

 

もし、あなたが、依頼にシッカリ取り組んでいるならば、この「やっている」という動作を依頼主に報告すべきなのである。
「今、ここまでやっていますが、なかなか難しくて」「今、ここまで進みました。ここから先は少し時間がかかるかもし
れません」
何でもいいのである。要は「やっている」という動作を知らさなければ、人はわからないのである。
人は、このわからない状態の中であなたに判断、評価を下すのである。
「あてにならない」。こう心で思われたらアウトである。
その後に内容あるレポートが仮に出たとしても、時すでに遅しである。

 

人は、「あてにすることができる」かで信頼度を決めている。
この「あてにすることができる」の入口は、頼まれたことを早くやることである。
すなわち、人は頼んだことへの早さで信頼度を決めているのである。

 

 

(参考)上記は『サラリーマンの本質』第一議題「ピンチのあとにピンチが来る」組織の考察の中の3.「手離れ」を早くを参照願いたい。

 

 

 

◆新百合ヶ丘総合研究所の「人と違った存在になる」本のシリーズ

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人は頼んだことへの早さで信頼度を決めている(part2)

信頼というと、私たちは、何か内容的なものをイメージする。
「あの人なら大丈夫だ」「あの人がやることなら間違いない」というように人物的なイメージと期待感を作り上げていることが多い。

 

ところが!である。
そう思っていた人に裏切られたような経験を持ったことはないだろうか。
それはどういう場合に経験するかというと、頼んだことに応えてくれない時だ。
それも、応えてくれないというよりは、やってもらっていない時だ。
その時、人は思うのである。「ああ、この人はあてにできない人だ」と。

 

この「あてにできない」という感覚は、様々な場面と現象から生まれる。
例えば、会社を離れての地域活動や、同窓会での役割分担。一斉に手分けして電話連絡をすることになる。
ところがである。待てど暮らせど、まだ、やってくれない人もいる。
また、家の修理のことで工事業者に、「できる限り早くやってください。見積りも早くお願いしますね」
と頼んだのに、一向に見積りさえくれない人がいる。

 

家庭でもお父さんは様々な依頼を受ける。
「帰りにあれ買ってきてくれない」とか「あれ片付けて捨てといて」とか
「役所に書類出しておいて」とか、「学校に行って、頼んできてよ」とか様々な依頼を受ける。
お父さんは、「わかったわかった」と言うが、一向に動いてくれない。

 

こうした時に受ける感情は、みな等しく「あてにできない」ではないだろうか。
この「あてにできない」感情の中には、「ああ、この人に頼むんじゃなかった」というものが確実に入っている。
また、自分が軽んじられたという感情もきっと湧くのではないだろうか。

 

さて、本題に戻ろう。
信頼、信頼というけれど、その信頼の入口の所で人は「ふるい」にかけられている。
「頼んだことへの早さ」という「ふるい」である。
この入口の「ふるい」にかけられたら、信頼の道どころの話ではなくなるのである。

 

どんなに会社で偉そうなことを話しても、どんなに営業で言葉巧みに得意先と接しても、人はこの「ふるい」で判断している。
内容的なものはずっとあとの話で、まず、この「ふるい」在りきである。
今までの例とは逆に、世の中には、「すぐ動いてくれる」人もいる。
その時に覚える感情は、きっと信頼ではないだろうか。
ということは、人は頼んだことへの早さでその人への信頼度を決めているのである。

 

あなたが上司や、お客さまからの依頼を受けた場合、「ちゃんとした内容にしよう」という気持ちは痛いほどよくわかる
が、 それよりも、「すぐ動いてくれる」ことを期待されていることを忘れてはならない。
まずは、「すぐ動いてくれた」結果を知りたいのだ。
内容的なものは、ずっとその先の話なのである。

 

『サラリーマンの本質』では、サラリーマンの仕事の進め方で一番重要なものは、スピードとしている。
人は、頼んだことをまさにピザパイや寿司の宅配と同じような気持ちで待っているのだ。
会社で起きるトラブルのほとんどは、依頼されたことへの遅延から生じている。
本中の「手離れを早く」の中で、「電話をかけるのを遅延したケース」「お客さまへの回答を遅延したケース」の例を記載している。
人を待たせる怖さを示している。

 

逆に言うならば、「すぐ動いてくれる人」ほど、会社、上司、お客さまからの信頼は間違いない。
すぐ動くか否かで、大きく道は分かれるのである。

 

 

 

 

(参考)上記は『サラリーマンの本質』第一議題「ピンチのあとにピンチが来る」組織の考察の中の3.「手離れ」を早くを参照願いたい。

 

 

 

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サラリーマンの本質

 

 

 

一点突破

営業に限らず「不振な組織」の打開策の常道は一点突破だ。

 

ここは、「原点」に立ち返って考えてみる必要がある。
組織の「不振」とはどういう状態を指すのであろうか。
それは、「あれもできていない」「これもできていない」という状態を指すのではないだろうか。
上からも、「あれもできていない」「これもできていない」から「不振な組織」と決め打ちされるのではないだろうか。

 

このことを、十二分に考える必要がある。
これが、もし、「あれはできている」が、「これはできていない」だったら、
上からは、「できていない」課題や項目は注意を受けるかもしれないが、決して、「不振な組織」と言われないのではないだろうか。
その時、組織の管理職は、「できていない」項目に対して、「すいません」と余裕で頭を掻くのではないだろうか。
ここは、絶対に押さえておかなければならないが、日本国中、すべての課題を全部パーフェクトに達成している組織などありえないのだ。

 

ところが!である。
「あれもできていない」「これもできていない」組織は当然に焦る。
特に組織を引っ張る管理職は焦る。
この気持ちは痛いほどわかる。
そして、ここが重要だが、その結果、「あれも」「これも」と手を出すのである。

 

この問題は、日本のサラリーマン社会の構造と密接に関係する。
日本のサラリーマン社会は、上部組織は下部組織に対して、やるべき課題を全部示す。
この課題は、やらなくてもいいと決して言わない。
このことは、会議資料を見れば一目瞭然であろう。
やるべき課題が全部網羅されている。
また、会議資料を作る際にも、多分、上部組織の長は、漏らしたものはないか念入りにチェックするだろう。
そのスタッフも懸命に漏らしたものがないかを検証するだろう。

 

まるでやるべきことを網羅して、下部組織に伝えることが自分たちの免罪符のように考える。
そうである。もし、漏らしたことで問題が発生した場合、また、漏らしたことでさらに上からの指導を受けることを
怖がっているのだ。
これが、サラリーマンの縦社会の構造である。
ここで、その構造そのものが間違っていると言っても始まらない。
その中で、どう組織を運営するかが重要である。

 

さて、どうするかである。
ここは迷わず「一点突破」である。
焦る気持ちはわかるが、「一点突破」である。
元々、「あれも」「これも」と手を出したが、結局、何も結果が出なかった「原点」に立ち返る必要がある。
この「原点」に立ち返る意味は大きい。
その原因は、組織の体制とも十分に関係があったのだろう。
とても、「あれも」「これも」出来る状態ではなかったのかもしれない。
要員不足、職員の経験不足、他にやるべきことが多かったこと、緊急事態の発生等様々な阻害要因があったと思われる。
その結果、何一つとして、結果が出なかったのである。

 

しからば、この組織のメンバーで、今の体制で、できるものは何かを探すことこそ重要なのである。
この組織の原因、背景を知らずして、また、「あれや」「これや」と手を出すことは無謀なのである。

 

ここは、組織で話し合ってもらいたい。
組織の状態を全員が確認し、「どれならできるか」を話し合ってもらいたい。
一つでもいいじゃないか。ここは、絶対に欲張らないことだ。
二つも、三つも挙げていったら、結局は、「あれも」「これも」と元の状況と変わらなくなる。
ここは、管理職の度量の見せ場である。
この話し合うということが重要だ。
今の自分たちの状況を尊重した上で、その中で、「できるものは何か」という議論である。
今までは、「あれも」「これも」できるわけないと思いながら仕事を進めていた組織である。
全然違う議論となる。

 

きっと、誰かが口火を切るだろう。
「これだったらできるんじゃないだろうか」
議論は、「できないもの」を探すのではなく、「できるもの」を探すという上昇議論となるのだ!
もう、ここまで来たら、この組織は、自分たちが決めた「できるもの」を達成してしまうだろう。
そして、一つ「できるもの」を達成したことは、必ず組織の自信となる。力となり肉となる。

 

次に、どういう議論になるかは決まっている。
「それならば、他にできるものはないだろうか」という議論である。
そう、ここから組織の躍進は始まるのである!

 

私が『サラリーマンの本質』を書いたキッカケは、不振に悩む組織や従業員をどう救済するかだった。
その原点は仕事の進め方である。
有能な人材が、仕事の進め方がまずいばかりに不振に陥り、ここから悩みは四方八方に膨らんでいく。
とても見ていられなかった。
ところが、世のビジネス書を見ると、成功体験談ばかりで不振な組織の救済など書いた本に出会ったことなどなかった。
これが執筆のキッカケである。

 

上記により、私は、『サラリーマンの本質』を「『ピンチのあとにピンチが来る』組織の考察」からスタートさせた。
続く第二議題 「現場への指導は三つのみ」の中に「溺れる者は藁をも離すな」という見出しがある。
ここでの記載内容を記載しておく。「一点突破」とまさに通じるところである。
「それぞれの組織にはそれぞれの事情があり、どの組織も苦しいことはよくわかる。けれども、それでも最後の最後まで
粘り腰を持ってもらいたいと思っている。
『苦しいけれど、ここまでやる』『苦しいけれど、この分野はやる』といった粘りが、組織を、そしてそこで働く従業員
を 強くし、成長させるものだと信じている。
そして、そこで示した粘りが、やがてその組織の、そして組織に属する人の自信となっていくものと考える」
是非、参考にしていただきたいと思います。

 

 

 

 

(参考)『サラリーマンの本質』では、追い込まれた組織・人の取るべき手段というものも記述しています。
実は、こういう状態に陥った時が、サラリーマン生活で最も頑張らなければならない時なのです。
詳細は、『サラリーマンの本質』第二議題「現場への指導は三つのみ」3.「溺れる者は藁をも離すな」を参照してください。

 

 

 

◆新百合ヶ丘総合研究所の「人と違った存在になる」本のシリーズ

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サラリーマンの本質

 

 

 

サラリーマンの書類整理術 「入れたら捨てる」

サラリーマンで一番、自分自身で無駄な時間を送っているなと感じる時は、書類を捜したり、整理に時間をかけている時だろう。
みなさんも経験があると思うが、書類を捜したり、整理したりする時間は予想以上にかかる。
あっという間に時間が経過し、気がつけば昼になっていたということもよくある。
その時、いったい自分は何をしているんだろうと情けなくなると同時に、結構疲れるのである。

 

しかも、こんな書類を捜したり、整理したりする時間は、毎日訪れる。
もし、ここにかかる時間を記録したとすれば、1ヶ月、1年で見た場合、あるいはサラリーマン生活通算で考えた場合、
予想はできるが、とんでもない時間となっているだろう。

 

さて、私は、この書類整理が苦手だった。
ある年のお盆の時期、みんなが夏休みをとっている間に、集中して、私のデスクやキャビネットに入っている書類を整理したことがあった。
おびただしい量の会議資料、打ち合わせ資料。会社からの配布資料………。
もう役目が終わったという書類を廃棄し、残したいと思う書類をA4版の「個別フォルダ」にファルダ名を書き、 丁寧に入れていった。
ものすごい時間と労力、そして疲労を感じたが、終了した。
しかし、気持ちは、スッキリし、これで9月以降、バリバリと働くぞと思った。

 

ところがである!
時が経過するにつれ、「個別ファルダ」は膨れ、そこに整理できない書類はデスクの一番下の引き出しにたまり始めたのである。
これには原因がある。
まず、その後の会議資料や配布資料が多かったこと。そして、会議資料にはA3資料も結構あり、まとめ切れなかったのである。
また元の状態に戻っていった。出社しても憂鬱な1日が始まりだした。

 

それから時が経過し、最近、私はある人の書類整理術を見た。
それは、引き継ぎの時だった。つまり、私の前任者ということになる。
その人は、引き継ぎに際し、デスクの引き出しを開けた。
見ると、引き出しには、A4版のフラットファイルがきれいに収まっている。
しかも、フラットファイル一つずつにテプラでタイトルを刻字している。
見事に収まっているのである。書類のハミ出しもない。
私は、それを見て、美しい!と感じた。
その次に、今まで一体オレは何をしてきたんだろうと思った。

 

多分、書類整理には性格的なものもあるのだろうと言い訳がましく考える。
しかし、私の前任者は、別に特別なことをやっているわけではない。
ただただ、A4版フラットファイルにまとめただけである。

 

この日を境に、私は前任者と全く同じ書類整理を試みた。
資料を2穴パンチで穴を開け、綴っていった。
そして、タイトルをつけるテプラも買い、家の書類整理も同様の方式で実行したのである。

 

さすがにその人のようにピシッとはいかないが、それでも気持ちはだいぶ落ち着いてきた。
とにかく、資料が手元に来たら、ファイル別に入れるという動作を繰り返した。
それでも、次から次に資料が来る。一つずつのファイルは膨れ上がってきた。
その時、私はある当たり前のことに気がついたのである。
それは、ファイルに資料を入れるとき、ほんの数秒でいいから、既にファイルに収まっている資料を見直す必要があるということを。
新しい資料は、既にファイルに収まっている資料を更新している場合が多いのである。
ということは、既に収納している資料は不要ということになる。
確かにその見極めは難しい。どうしても残しておきたいという気持ちの方が強い。
しかし、感覚的な判断ではあるが、「いる」「いらない」を見極めることが必要なのだ。
この見極めがつかないと、ファイルは、無限に膨れ上がってくる。

 

また、至極当たり前のことにも気がついた。
収納物は無限ではないのだ。
デスク、キャビネットの収納量は決まっているのだ。
家庭で言えば、クローゼットの収納量には限界があるのだ。
ということは、会社でも家庭でも、捨てるという動作がない限り、ものは収まらないということになる。
これらの気づきから私の書類整理術は、また新たな局面を迎えている。

 

さて、私は、常々、サラリーマンの仕事への心構えも重要だが、仕事の進め方も非常に重要と言っている。
仕事の進め方一つで解決できるものも多い。
そして、何より、仕事の進め方が悪いと、人は、自分を責めたり、悩んだりすることにより、問題は違う局面に発展してしまうのだ。これは是非とも避けたいと思っているのである。
そんなことを考えるとき、この書類整理は重要だ。
なぜなら、これは毎日の問題であり、蓄積の問題であり、効率の問題であり、最終的には、仕事の進め方のジャンルに 入るからだ。
ここを改善すると、ぐっと有利に、自分が取り組むべき仕事に専念できるはずだ。
そんなことを思い、テーマに取り上げた。

 

以前、「営業の神様」という本を当HPで紹介した。
「営業の神様」ジョー・ジラード氏は、書類の整理について語っている。
彼は、毎朝仕事に取りかかるとき、その日に会う顧客への必要資料は、既にピシッと揃っていると言っている。
それだからこそ、顧客対応に専念できるのだ。
これを、当日になって、「あの資料はどこだ、この資料も必要ではないか」と捜しているようだと、 とてもとても顧客対応への集中などできないはずだ。
ここが「営業の神様」ジョー・ジラード氏の秘訣なのだ。
この点を見逃してはいけない。

 

サラリーマンの書類整理の秘訣は、(ファイルに)「入れたら捨てる!」ということではないかと思っている。

 

 

 

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